今天你感受的许多压力，其原因大多是你所得到的资讯太多。为了要获得需要的资讯，你必须上网或打开某种手册，打几通电话，请教专家，或购买最新的期刊。不幸的是，现在——特别在工作场所——为了要得到所需的资讯，你得进行一连串活动。问题通常不是资讯缺乏，而是过多，或者是“一般性”资讯过多。每一分钟产生的资讯愈来愈多，你一生可能没办法消化完。每天醒来时，是否觉得已经落后了？这是个社会上觉得有压力的人普遍有的现象，因为他们知道接下来一天发生的事又会多到自己无法消化。
你无法赶上资讯的洪流，也不需要凡事都要知道。知道愈多，愈落后。
为什么近20年25年发生的事件愈来愈难记住？那是因为发生的事情太多，你的脑袋将好多事都混在一起了。当你同时得记住很多事情时，就无法好好地将它们有次序地排放在脑中。不过你用不着担心：我们每一个人遇到的资讯都比实际能够了解的更多，从此以后对你所吸收的资讯要更有选择性。
若你持续被资讯围困，你会觉得被它套牢，导致你觉得工作过量和压力过大。若能大量减少不相干的资讯，你就还会时常觉得被套牢了，也不会常有工作过量的感觉。为此，我已经退出电子邮寄名录，并停掉许多订阅的刊物了，放弃八成的订阅号。
同时我们也要学会管辖生活空间，因为资讯都储存在这些空里——书架、桌子、磁片、网站……等。如果你的桌子一团乱，东西愈堆愈高，你可以好好地整理一下那个空间。
同样的道理也适用于档案柜、书架、餐桌、厨房流理台等，或是椅背。把自己希望保留的资讯组织起来如果你面对的资讯量实在很多，将它们分类并逐一克服。
*放入档案夹。
*把类似的项目放一起。
*减少副本。
*把优先顺序重要的项目放在一个档案里。
*整理资讯其实只要将资讯分堆、分类，或在硬碟里分开不同的目录即可。
找一个合适的档案夹储存，让你自己能轻易找得到该文件。可能需要重新在档案夹外贴上标签；这样才是“你的”系统，为“你”设计的——不必管别人觉得它们看起来怎么样。如果你没有时间整理怎么办？别找籍口了，如果你不整理，以后还是得花一样多、甚至更多时间，从一团混乱中找出你要的东西。
如果你不整理，就等于也在消耗你的心理和情感的力气。焦虑、担心、挫折会吃掉你整天的生产力。现在正处于资讯倾倒量比你所能反应的量更多的时代。你必须设定个人系统，变得组织化，才是对自己事业和长期福社的投资之道。很少人有魄力放弃不重要的资讯，大多数人似乎处于妄想自大的状态，希望抓住所有的东西，但事实上什么也没抓到。
学会档案备记录
考虑一下，为一年的每个月份、每个月的每一天都准备一个档案夹，这个称之为“档案备记录”的观念已行之有年。
譬如，如果现在是该月的第二天，但你收到一件到15日才需处理的东西，就把它放在好比说13日的档案里。把不需要马上处理的东西放进档案备记录里。它可以产生的立即好处是：保持桌上清洁，不需要担心到哪里找出那些东西。
多余的就让它去吧
检查你采行的整理组织系统，看看该如何减少不必要的资讯。我建议你在垃圾桶边拆信；有些看过不必保留的东西可以直接仍进垃圾桶。如果你收到杂志或文摘，先很快浏览一遍，把我觉得看起来好像值得细读的东西撕下来，其他的就可以和旧报纸一起卖掉。
书本也是同样的道理。我通常快速浏览一下新书，阅读目录和索引，找出对我有价值的资料，将那几页连同封面和出版资讯影印下来，放入卷宗。
然后就可以把那本书送人了。
处理事情专业化
此后只要桌上堆了资讯，就自问下列问题，以决定该资料是否该存放在档案里，放在档案备记录时里，制作一个卷宗，或是可以立刻扔掉：
我应该收到这个吗？
这个文件的背后隐藏什么重要要问题？
我没有这些资讯是否会有什么损失？如果没有，就放弃它们吧。
如果我不处理，有没有关系？
我存那些资料是做什么的？
我需要它吗？我是不是怕如果没有它，自己会有什么不充分的？
它是否支持什么我原本知道或相信的事？
我是否可在文件里使用哪些资讯？
如果你有档案备记录，可否把新资讯加入，等下个月再看一次？很多桌上的东西根本不需要等，马上可以放入备记录的往后某一个日子。
等你掌握了资讯，你找出和使用起来就更方便。资讯是力量，但如果你找不到资讯存放的地方，它就毫无价值。只有你能够找到，又能和其他东西结合使用时，资讯才有价值。
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