1. 有判断标准才会有准确结论
我们作为读者，是不是也遇到过这样的情景，花费了很长时间看了一篇文章，作者洋洋洒洒数千言，到最后却不知道他真正想要表达什么。
很疑惑，作者的文采也挺好的，为什么看了这样的文章之后却感到云里雾里的呢？有时甚至感到无厘头的厌烦。
原来是这样的文章得不出结论。
举个简单的例子，我们在饭店点餐，经常一开始会觉得犹豫不决，这个也想吃，那个也不错，从而不知道该点什么。但稍加思考过后，就能点出要吃的菜了。为什么呢？因为我们思考的时候是有一个判断依据的。比如：点价格便宜点的菜；点口碑好的菜；点热量低的菜；点营养丰富的菜等等。
无论什么情况只要有了判断标准，就能得出结论。写文章也是这样，尤其是写商务文件。
记住，列出各项判断标准，然后根据优先顺序做出判断，最后得出结论。
2. 热情地下笔，冷静地下刀
在写作的初期阶段作者特别容易“自嗨”。放飞自我，想到什么就写什么，文章写得很长，信息量很大。作者错误地以为，这样的文章读者会把看完，也能从自己的文章中获取更多的信息。可这仅仅是作者的一厢情愿。作为读者，往往是点开文章之后，看一眼，如果没有自己想要的信息之后，就会关闭文章不看了。
写文章，先完成，再完美。写作的时候，一气呵成，不必拘泥于细节，这是“热情地下笔”。
但是，这样的文章写完之后就发表显然是不合适的。
写完文章之后，作者要冷静下来进行修改，把文章中和主题表达关联性比较弱的信息尽量删除掉。保留“重要的信息”和“需要的信息”，这样的文章读者一看就明白作者想要表达什么意思了。
3.准确具体加比喻
我们第一部分就讲了，写文章要“以读者为中心”，要有读者的思维。作者写出来的文章要让读者理解，消除读者作者之间的理解差异，就必须要写通俗易懂的文章，而这个前提就是把语言准确化具体化。
比如，我们想表扬一个人，仅仅说“这个人还不错”，就很难让人理解。首先，没有设定一个比较范围，没有参照对象就没办法做出客观的评价。在哪里，和谁比较，他还不错。其次，“不错”这个词是很抽象的，怎么个不错法呢？没有具体化，让人产生模糊感。
在商务文件中，准确，具体的量化尤其重要。
对于文章中要出现的一些专门的术语，作者首先自己一定要正确理解这些词的意思；然后再用能够让读者看明白的其他词语转换掉。
另外在文章中巧妙地运用比喻，把原来难理解，乏味的语句换成更形象的比喻句，这样不仅让文章更容易理解，也增加了文章的生动性。
作者如果能意识到如何与读者“达成共识”，那么写出通俗易懂的好文章就简单了。
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