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早知道用信息化工具来管理ISO这么轻松,我又何必受那熬夜的苦

早知道用信息化工具来管理ISO这么轻松,我又何必受那熬夜的苦

作者: baimini | 来源:发表于2020-08-06 17:08 被阅读0次

    如果说要给最让人心酸的职业排个榜,体系从业者必需榜上有名。

    众所周知,在国内体系工作者的地位十分尴尬,不仅很容易被老板轻视,其工作内容也很难被其他部门所理解,导致大部分的体系从业者长期以来一直处于公司边缘,这也是许多体系从业者的无奈。

    现在对于许多公司来说,体系专员更像是品质部的文员,每天便是搞搞文字工作。

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    “体系人难做,越做越困惑”小王如是说道。

    作为一名体系新人,小王新到了一家企业,做着管理体系方面的工作。

    “老板总喜欢一拍脑袋就整这个,再拍脑袋整整那个,也不看看企业实际情况。我一新人对体系贯彻没有执行力,所以只能弄成二张皮,勉勉强强通过了认证”,小王抱怨。

    说罢他点了支烟,指着一堆文件:“这不老板这次又拍脑袋整个啥标准化。咱也任劳任怨的制定了技术标准、管理标准、工作标准。结果今天却被隔壁桌的人事讽刺,说咋招了个打字员,整天就知道在打字,就知道造假。”

    我就纳了闷了,既然企业没人理解体系,干嘛整这个呐?我现在是一点动力都没了。

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    不可否认,在如今国内的大环境下,是存在这种问题,而且很严重,这也是让众多体系管理者困惑的外在原因。

    实际上,许多企业的老板都认为质量管理体系是个好东西,推行下去会让他们的企业运行流畅、职能明确,工作容易开展,不过同时他们也抱怨现在没有好的体系管理人员。

    但为什么会出现一边是体系管理人员觉得做体系工作没意思,而另一方面,老板却又在抱怨没有好的体系管理人才呢?

    原因其实很简单:现在很多的体系管理者已经脱离了所在企业的实际!

    小编曾认识一位体系工程师,他的体系文件做的很漂亮,可是那份几乎完美的体系文件,对于那家小企业来说却一文不值。

    他自己也觉得很委屈,自己辛辛苦苦做出来的体系却无法推行下去,于是他牵怪于老板的不推行,自己的努力只是用来应付外面的审核而已。而他的老板也感到奇怪:为什么他花了那么多钱却找不到一个好的体系工程师?

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    其实现在很多体系人都掉入了一个怪圈,总想着把自己的体系文件做的很漂亮,很完美。全然不管企业现阶段能不能做的到,文件出来了,都希望各个部门按照体系的要求去执行。殊不知,这种脱离了企业现状的要求和标准是没有生命力的。

    于是乎,大家热火朝天地忙活一场,最后的结果是推行夭折,然后各个部门觉得体系推行太困难了,产生抵触情绪,最终结果就是体系成了企业的一张皮。

    而有些老板却认为这是体系人员的无能,无法推行下去,或者认为是推行力度不够,要加强推行力度,于是便形成了一个恶性循环。

    那么,如何才能摆脱这个怪圈呢?

    信息化时代我们不能用传统的思维来看待事物,要学会用科技的力量来解决问题。

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    艾思欧IMS信息化管理平台以ISO/GB体系为核心,将组织架构、体系文件、业务流程、运行记录、多管理体系全面融合一体化,不仅兼容所有的ISO体系,还可以此延伸出QA、SEM、EHS、EMS等相应的各类场景。

    总的来说就是能够基于企业的一个实际情况和个性化需求,为企业定制一套全流程全方位的体系管理解决方案,帮助企业能够真实落地运行体系,高效处理体系管理运行相关业务,提高体系从业者的工作效率。

    产品基于体系配置的部分场景一览

    工欲善其事必先利其器,作为一名体系工程师,当面对体系文件多交叉多、标准化困难、多体系流程重复难管理、体系证书查找不方便等等一系列让人头痛的问题,一套好用的信息化工具能起到事半功倍的效果。

    让体系文件管理变得更简单

    对于体系文件多管理不方便的问题,艾思欧IMS体系文件全生命周期在线管理,可全面替代线下文控管理工作:

    ① 分类管理各ISO管理体系的管理手册、程序文件、作业指导书、表单

    ② 编写、修改、借阅、分发、作废、销毁等文控流程

    ③ 一键发布、分发新版体系文件后,旧版本文件自动收回、自动作废、自动更新受控文件清单

    ④ 自动生成文控记录,再也不需要人工抄写大量文控记录

    ⑤ 文件管理分权限,自动配置水印,文件可追溯,安全可控

    ⑥ 根据自定义文件编号规则自动编号、修改后自动更新版本号

    让体系贯标变得更简单

    为了解决体系贯标文件不会写的问题,艾思欧IMS的快速贯标功能,能够快速实现体系信息化:

    ① 无需辅导,快速、轻松导入管理体系,实现体系信息化

    ② 根据体系文件、表单、流程模版,快速建设管理体系

    ③ 已建体系客户文件批量发布、流程快速设置,运行便捷

    ④ 引导快速完成多体系文件、流程融合

    让体系审核变得更简单

    针对体系内审、外审以及管审的多种问题,艾思欧IMS提供了一套智能化内审、管审、认证审核平台:

    ① 流程标准化:审核步骤一目了然,无需辅导

    ② 任务简单化:审核记录智能分类,覆盖全行业全体系。

    ③ 过程智能化:任务柔性规划,状态实时跟踪,证据全量查询,隐藏敏感信息,安全高效。

    ④ 整改简易化:不符合项统一管理,纠正措施自动触发实时跟进,整改记录自动归档。

    一阶段审核自动同步管理手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件

    二阶段审核,自动同步各表单的历史运行记录,不再需要人工到处搜集

    在线实施不符合项整改并跟踪,自动汇总整改记录形成整改报告

    让法律法规搜集变得更简单

    面对管理体系部门法律法规搜集难、搜集不全面的问题,艾思欧IMS也能帮你轻松解决:

    ① 提供最新最全的法律法规库

    ② 法律法规清单自动更新,省时省力

    ③ 一键创建企业专属的法律法规清单

    ④ 标准的合规性评价流程

    ⑤ 完整的法律法规内容

    ⑥ 通用式在线合规评价表,简单勾选即可完成合规性评价工作

    此外,平台还额外提供了体系证书的管理功能模块,再也不用担心体系证书多查找不便、资质证件易丢失等问题了:

    ① 分类和属性管理:可自定义企业各类证照类别及属性

    ② 体型服务:根据证书有效期设定单次或周期性提醒服务

    ③ 数字化:支持电子版的引入和证照原件的扫描录入

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    没有企业不想做大做强,而成熟的具有一定规模的企业必然会有一套适合自己的科学、系统的内部控制体系建设方法和标准。

    随着ISO管理体系在国内的普及,越来越多的企业已经开始意识到企业内部流程及管理制度建设的重要性,而且是真正的落地执行。这也是未来的一个发展趋势。

    商场如战场,信息化时代,未来的竞争只会越来越激烈,不想被时代淘汰的企业需要现在就开始变革。而作为体系管理者,更应该学会用体系管理软件来帮助自己提高,更好的实现自我价值!

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