在微信已经发达到24小时随时在线，随时可沟通的现在，邮件的重要性似乎正在下降。
但即使如此，邮件在商务沟通中，还是占据着非常重要的份量。工作安排、活动通知、方案汇报、正式邀请等事项一般都会通过邮件进行完成。
那么：
- 如何让撰写邮件的过程更加高效简单？
- 如何通过邮件准确传达你的沟通意图？
- 如何通过邮件展现你的职场礼仪与态度？
这篇文章不会面面俱到，但在撰写和发送每一封邮件时，请确保你知道以下原则和细节：
一、写新邮件的最佳顺序
写完正文再填写收件人，最佳顺序是：附件、正文、标题、收件人。
附件是最容易忘记的东西，所以最好先把它贴进邮件，收件人放在最后。
因为随着正文的进行，你很有可能会调整邮件的标题和收件人，所以这样的顺序也避免了等邮件发出去以后再加各种人进来。
二、 每封邮件只针对一个主题
一封邮件不要表达多件事情。如果想讨论多件事情，可以分别写多封邮件探讨。
清楚自己此刻发这封邮件的目的是什么，要给谁说什么事情，期待对方看到后有怎样的回应或者行动。
三、保持语言简洁，分段清晰
一个词能讲清楚的事绝不用一句话来写。
尽量不用晦涩的低频词汇，在写英文邮件时，尽量使用简单句，力求清晰、简单、准确。
字体也不要花哨，建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字，据说这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
四、正文用倒金字塔叙事法，字体勿花哨
在正文开头，你需要用一段话或一句话概括邮件主要内容，说明你此次沟通的诉求，讲清楚“四个W 和一个H”：
1、谁（Who）
2、什么（What）
3、何时（When）
4、为什么（Why）
5、怎么样（How）
说清楚这些，再慢慢展开、旁征博引、罗列数据、推演流程。
如果正文要讲复杂的事，建议把内容分成几个大部分，每部分再分成几个点，以重要性和紧急程度排序，以求逻辑清楚、层次清晰。
同时，将重点部分加粗或高亮(highlight)，最好对方只用读加粗部分就能明白邮件在说什么。
五、适当使用标签让你事半功倍
对于身在职场的人士，看邮件、写邮件是少不了的。我们每天会收到大量邮件，大部分情况下，我只会挑选跟自己相关的、重要的邮件来看，很多邮件甚至都没必要花时间去看。
邮件标题是为了让收件人尽量只看标题就可以对该邮件有个大体了解，确定邮件的紧急重要程度、自己需要做什么、截止时间等，所以样的标题结构或许可以帮到你：内容类别+邮件主题概括+时间+发件人。
例如：如果特别重要、紧急，可以在标题加上【重要】、【紧急】、【待确认】XX项目第一次会议议程V2020-09-18_皇家进修所。
规范的格式和醒目的关键词也便于日后检索。
收件方很可能每天收到几十封邮件，通过这样的方式让对方先看你的邮件，以免漏掉了重要信息，耽误项目进展。
还有些人忘记写邮件主题，这是个致命的错误，因为邮件主题通常能决定收件人是否打开邮件以及如何回复。如果没有的话，那么它很可能直接被删除，甚至容易被帐号拉黑。
六、慎重选择收件人
收件人的选择和排序需要拿捏，在你发送邮件之前，最好确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。
在回复邮件讨论问题需要加入更多收件人的时候，可以在邮件开始处写上「+David」之类的提示，这对于原有收件人和新加进来的收件人都是尊重。
很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或公司里的头头脑脑加入邮件，成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应。
七、其他写邮件的友情提醒
1）对每一封邮件负责
在发出或回复任何邮件之前，请思考：在法庭上，这封邮件会成为对我不利的证据吗？在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。
另，在非常正式的商务邮件中，引用数据与资料最好标明出处，以便收件人核对。
2） 不要用公司邮箱讨论机密
你应该明白的是，邮件的归属权在于公司，公司邮箱里的邮件都是公司资产。
这意味着，公司有权利看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都可能被定义为公司资产。
不要用公司邮箱发不该发的东西，更严格的说法是，如果不希望被讨论的内容被别人看到，就不要在邮件中提及它。
这既是对公司的保护，也是对你自己的保护。
3）态度尽量温和积极
电子邮件交流时，对方只能看到文字却感受不到语气，因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质，措辞尽量妥当温和。
例：
把「你这样做不合适」换成「我们这样做不合适」，收信人的感受会明显不同。
当事情收尾的时候，会有一些可回可不回的邮件，能够回复的最好尽量回复，简短即可，这就像打电话一样，尤其是刚入职者，应该是最后挂电话的人。
4）不要讨论复杂话题
电子邮件适合阐述“事实性”的内容，比如会议纪要、合作备忘、周报等内容，尤其适合在一些口头讨论形成共识和决议的时候，作为“双方共同认可”的内容作为备忘。
不要通过电子邮件讨论有复杂议题或有重大分歧的话题，尤其涉及多个人的时候，这种情况更适合约一个工作会议讨论解决。
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