你是否经常参加这样的会议?
不明确会议的具体主题;会议时间总拖堂;会议过程经常跑题;参会者总是不发言。。。
如果有上述情况的话,那这篇短小精悍的文章应该能助你解决这些困扰。这里给大家介绍几个小技巧,希望您能直接take away,如果你后负责主持(facilitate/host)一个会议,能够帮助你提升开会的效果。
妙招一、明确会议日程
在会议之前,一定要提前准备好会议日程,即这次会议要讨论的主题,以及每个主题的时间盒是多长,并且主题应该按照优先级来排序。目的如下:
1.提前准备日程:让大家更加Focus,有的放矢的去发表意见;
2.控制时间盒:每个日程项都要设置好时间长度,确保每个主题都可以被讨论到。主持人负责控制大家的节奏和整体时间盒。
3.按优先级排序:确保最重要的事先被讨论,避免避重就轻。
妙招二、巧用停车场
停车场(parting lot)是工作坊(workshop)里经常用到的一个小工具。它的作用是,当大家讨论的问题偏移当前主题的时候,主持人就把大家跑题的话题写到纸条上并且贴到停车场上。然后跟大家说,我们先回到正题,可以会后再讨论停车场的问题。常见的停车场就是一张大的Flap Chart,提前贴到会议室里,开场从之前和大家说明白停车场的用途。
妙招三、一球到底巧取经
这个方法就哏儿了。如果会场中没人发言,一个行之有效的鼓励方法是“令牌法”。给他们发一个令牌,比如一个小球即可。告诉大家,凡是拿到球的就必须发表一下评论,然后说完后把球传给下一个人。这个方法很粗暴,但是我喜欢。
以上是三个简单但是很有效的小技巧。除了这些,我经常用到或熟知的还包括但不限于破冰法,分组讨论法,头脑风暴,世界咖啡,惠誉分析等等。希望有机会继续和大家交流。
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