I.拆书家引导
相信我们都有过这样的经历,我们正在思考一项工作如何推进,达到了忘我的状态,这时候突然手机响了我们皱了皱眉不情愿地拿起电话;或者我们正在洋洋洒洒写拆书稿,写到兴致正浓,啪,领导扔过来一摞文件让你赶紧复印一份给他……等和客户的电话打完了放下手机,文件复印完了递给领导,我们是不是要首先平复心情然后理清之前的思路重新接上,花好一些时间才能再重新回到之前的工作状态?是的,类似这样的情况,我们很抓狂!
WHAT:
一件事情可以拆分为三层,从内至外,首先位于最中间核心部位的是核心思考区, 这个部分认知复杂度最高,是任务中最重要、也是最棘手的部分,因此需要集中精力,属于复杂部分。刚刚例子中我们在思考工作进度,写拆书稿就属于这个部分。我们把它想象成三明治里面的火腿、鸡蛋等最美味的部分。
WHY:
核心的关键节点可能决定了这件事的整体走向,如果不能区分事情的核心,并优先处理,不仅会因为工作时被打断,降低工作效率,同时工作的质量也会跟着下降。
如果只从最简单的地方开始做,最大坏处就是会习惯性地绕事情的核心部分,而真正到了要处理核心部分时,畏难情绪就导致拖延发生。
HOW :
原文片段提供的“三明治模型”,以此为基础,我加工细化出“任务分层处理三步法”:
1 拆解任务。
拿到一件任务或者着手一件较复杂的事情,我们首先脑中浮现这个三明治的模型,最棘手最难你最想逃避的事项、环节就属于复杂区,而做起来得心应手不会很费劲的就属于简单区。
比如在开始做PPT,你就要弄清楚,这件事分三个层次,首先确定PPT的框架结构是核心思考区,内容素材案例的填充是支持思考区,那么选择模板配图以及细节格式调整就是操作动作区了。
2 选一个不被打扰的时间集中攻克复杂区。
这句话有两个要点,一是首先把这件事情当中最复杂最棘手最难啃的骨头拿下,二是找一个不被打扰的时间,比如清晨早起一个小时,又或者有些人选择晚上家里人都休息了。用这段不被打扰的时间专注去完成,并且一个时间段只做一项核心的事。
还是做PPT的例子,弄清楚三个层次后,首先就要把PPT的主题框架确定下来,这是一件最核心的工作,包括我们这份PPT的受众是谁,了解他们的基本属性,包括知识水平、兴趣关注点等等;我们要通过这个PPT达到什么样的目的等;围绕这个目的我们如何设置我们的重点内容。
3 同时处理多项简单区。对于辅助性工作、简单区的内容我们可以一次性处理多项同类性质的事情,而且即使被频繁打扰影响也不会太大。
WHEN:
这个方法特别适用于处理一件较为复杂的任务、事件。如果是一件很简单你做起来很得心应手的事情按照你以前的套路可能效果更好。
如果是培养一个习惯,比如养成晨起锻炼、每天阅读等这样的习惯,今天的方法可能就不太适用。习惯的养成是一个比较大的话题,就不在今天进行延伸了。
A1:联系过往经验:
请你回忆最近一个月里,在处理自己的任务时,由于忽视事情的核心关键,而造成拖延等不好的情况。
A2:规划未来应用:
思考一下未来一个月或者一周时间里,你会去做的一件复杂的事情,并使用“任务分层处理三步法”:先来拆解分层,每件事情都有最核心最重要的复杂区和相对容易的简单区;之后对于复杂区的事项我们要找到可以专注的整段时间,首先击破;最后对于简单区的事项可以多项同类性质的事情同时进行。
A1:联系过往经历
在2017年的12月最后一周,公司准备在周六做一次员工生日会,我在周一接到负责整理这个活动方案的通知,我需要确定主题,活动流程及环节设计,参加人员整理,所需物资整理。物资需要网购,所以需要提前购置。我知道这个重要性,于是在已接到通知就立马开始写方案,但是这个过程中我被分公司领导喊去商议市场部奖励政策,集团人事部门视频会议,异动员工沟通,朋友约元旦活动的电话等打断,导致自己整个方案在零零碎碎的时间里写出来,效果可想而知,整个构思非常不严密,流程粗糙。
反思:如果当时能够整理出自己的核心点——主题和环节,结果应该会不一样
1 拆解任务。
生日会的文案包含了:主题,流程,各环节设计,参加人员整理,所需物资的整理。这几个任务中,最核心的是环节设计和主题。
2 选一个不被打扰的时间集中攻克复杂区。
第一.定下主题,当主题确认后,我们只要紧紧围绕主题开展,就不会跑太偏。
第二.在确认主题后思维是最清晰的时候,就一鼓作气的讲环节的大纲罗列出来。
第三.再逐步单个整理到其他细节。
3 同时处理多项简单区。
在整理人员名单,写流程,整理网购物资的时候可以接朋友电话,沟通员工,商量奖励政策,参加视频会议等
A2:规划未来应用:
每个人在工作中都会做到工作总结会议,特别是在一些销售类型的公司,总结更是比较多,并且还喜欢用数据说话。
主题:运用三明治理论,梳理出工作总结里面的核心区,同时分析出攻克这个核心任务的时间段。
场景:本周天对周销售总结会议的准备
目标:通过整理,让自己找到核心区,能更完善快速的做出周销售总结会议准备
实施方案:
1 拆解任务
在做总结会议的时候,这个会议必须要做的内容有:1.各区域的数据分析,2.ppt的准备,3.周奖励颁发,4.颁奖人员的发言,5.获奖人员发言,6.开场音乐,7.励志类视频播放。这些内容都需要提前准备,数据由数据管理员提供,我确定颁奖者和获奖者发言主题,开场音乐,视频,数据分析方向。在自己需要负责的板块中,音乐和视频可以找到大家讨论做,那么这个会议需要处理的核心区就是数据分析和定发言主题。
2.选一个不被打扰的时间集中攻克复杂区
在自己周末的一天中,不容易被打断的时间是早上8:40-9:30,中午午休时间,晚上7:00-8:00,最不容易被打断时间以及晚上10:00后。
下周的总结会议准备钟我在早上的8:40-9:30可以定发言主题,ppt整理时间在晚上7:00-8:00,整理数据分析在晚上10:00之后,
3 同时处理多项简单区
查找视频,音乐和一些个人事情的处理在周末的别的时间都可以,也可以在微信群里面和自己部门的人员一起来讨论。
预测:通过这样的拆解分析后,我相信在这周末的总结会议准备上,第一自己的分析会更系统和逻辑,第二可以节约自己的时间,不用工作到很晚。
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