题记:上周写了一篇“管理‘时间’,还是管理‘精力’?”引起了一些战友的共鸣,这周碰巧参加到一个时间管理学习营,再来分享些学习收获。
一、来点理论, 看看什么是时间管理的本质
学习时间管理,更像是培养一个好习惯。在学习时间管理的过程中,最大的困难不在于学习知识,而是在于难以坚持实践所学到的知识。
很多人以为学习时间管理,就是摆脱拖延症,但这个观点其实是不完全准确。摆脱拖延症很重要,可以帮助我们获得更多行动力。但在此之前,你必须知道:比行动力更重要的是——行动的方向。
那如何找到正确的行动方向呢?一起来看时间的本质是什么。
做个选择题:如果将时间比作一间屋子,让你通过一些手段来提高这间屋子的价值,你会怎么做?一般而言,有两个方向:一是提高做事的效率,二是去做更有价值的事。提高效率就是把它塞得更满,而提高含金量,就是往里面放更值钱的东西。
有很多时间管理的课程都在教如何提高效率。其实,在时间管理上,除了追求效率,更要考虑价值以及二者间的平衡,才能让时间的收益最大化。
时间管理的本质:找到高价值的事,并高效完成。做有价值的事,却没有效率,好比千里马被变成了蜗牛,望着远方一步一挪;效率很高,所做的却是无价值的事,好比夏天的知了,鸣叫不知疲倦,只是徒增吵闹。分享三个故事,体会一下不同的时间管理带来的不同的结果。
二、进入案例实战
小任的一天(1)————随波逐流型
早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。
接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走过来打断了他。
——任哥,我们去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。
小任看了看 PPT,觉得时间还早,可以开完会再接着做。好,我拿下笔记本。
一个小时后……终于开完会了!唔……刚刚这页PPT我是打算怎么写来着?小任忘了之前的思路,又开始重新构思PPT框架。这时,同事小何又走了过来。
——任哥,刚刚我把我们讨论的结果和李总汇报了下,然后他说让你把早上交给你的资料都复印几份。小任急忙起身,整理好资料后跑到复印机。不巧的是,复印机又卡纸了,小任找到王工帮忙解决,修完打印机后才把资料复印好。
这样一上午忙忙碌碌,很快就到了吃午饭的时间了,PPT的框架还没搭好。
案例总结:小任在时间管理上几乎是空白的,他的工作状态是“随波逐流型”:出现什么新任务,就立马去完成。这样的工作状态,会容易让自己的工作被打断。每次打断都会分散自己的注意力,导致效率的降低。而且,什么事情都做,其实相当于没有抓住工作的重点。花费大量时间在打印文件这件事上,也是很不明智。
小任的一天(2)——高效率导向型
接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走过来打断了他。
——任哥,一起去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。小任看了看 PPT,心想自己已计划早上起码要完成PPT 的框架搭建和素材整理,估计还要一个小时。
——嗯,这个方案是需要下班前提交的是吧?我目前手头还有一项工作还要1个小时左右。我们十一点十分开会,然后下午确定最终方案,可以吧?你可以把想要讨论的问题和重点先标出来,到时侯效率更高些。
——好的,我过会找你。
小任继续做PPT。过了一会,李总来电。
——小任啊,早上给你的资料,你都复印几份,送到我办公室。
——好的,什么时候要?需要几份?
——明天见客户要用的,4份就行。
——明白了,下班前给您送过去。
小任在便利贴上记下这个任务,继续做ppt。早上十一点,小任已经初步确定了 PPT内容框架;十一点十分去开完会后,他顺便将资料复印完成。
案例总结:小任在时间管理上已经做得很不错了,他的工作状态是“高效率导向型”:对于任务的优先级有自己的判断标准,且懂得怎样应付临时任务,以保证各个任务都能高效完成。这样的人能快速地完成任务,在同事和上司的心里树立起有能力的职业形象。
小任的一天(3)——高价值导向型
分清任务价值,先想明白在行动,避免无用功延伸一步思考:假如小任专心制作PPT,到11点50的时候,就完成了初稿。还有10分钟,他会做什么?
高价值工作者通常都不会打没有把握的仗。
回归任务二,十分钟思考:老朱带回的反馈有哪几种可能?这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?……把想法记录下来。
案例总结:这个案例中,小任的时间管理更上一层,他的工作状态是“高价值导向型”:接到任务后,不会马上执行,而是先理清任务背后的目标和价值所在,并提前预测未来的一些变化,然后做对任务最有价值的一些事。这样的工作习惯,不仅可以让你事半功倍,而且还能让你成为所在团队的主心骨。
3个案例对比三、复盘收获
在案例一中看到了自己的影子,常常疲于应付,注意力无法集中,做出来活一遍一遍被驳回,好像永远也做不到领导心坎,表现出来的结果就是自己效率低下,时间都白白浪费。自我心理压力也非常大,不会调整的时候还把情绪带给家人,恶性循环。
案例中层层升级的小任,把工作的中心放在了“价值”上,找准工作的核心,跟领导确认后再行动,有效提升了自己工作的意义,避免返工。想必他定能省出不少时间,丰富自己的个人生活。有没有从中看到期望的那个自己呢?
用主讲何瑶老师的话说:时间管理就是这样,需要在价值和效率之间寻找平衡。提高单位时间内创造的价值就是要追求双高:高价值X高效率。而这个平衡,是需要在行动中达成的。
如果你对这个话题感兴趣,一起来训练营学习吧,感谢何遥老师,学习持续跟进中。
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