2018-12-12

【周主题】提效加速度——时间管理;【本周作业4】（五选一片段）1.请从以下五个片段中选取一个片段完成作业。注意：需要在作业中注明你是选择的哪一个片段，把原文附上！2.请及时完成作业，本作业请在2018年12月15日中午12：00前提交。【片段一】;【主题】：吃番茄，掐时间;【片段来源】：《番茄工作法图解》;;拆书家：代美林;【R:阅读原文】;;我们预览一下，番茄工作者的一天具有以下5个阶段。;※ 计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。;※ 跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。;※ 记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。;※ 处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。;※ 可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。;如果你想获得最适合现实情况的工作习惯，在自我调整过程中，基本上每天都要做这样的回顾。;在每天开始时，进行计划；每天结束时，进行记录、处理和可视化；在两者之间，进行对25分钟周期循环的跟踪。【I:用自己的语言重述知识】【why】有2项调查研究表明，现代人的专注力严重缺乏。研究一：“员工在办公室上班，大约每3分钟就会被打断一次。研究还表明，人们在电脑屏幕同时开启的窗口数，平均为8个。这种症状被称为“注意力缺乏症候群””。如果你不是上班族，可以参照研究二。研究二：“人类有一种思考方式叫做“自动化思考”，它是人类在无意识状态中做出的思考。在我们的意识中，面对眼前发生的事情会不断地产生与事情毫无关联的思考，据说每个人每天会出现700次自动思考”。你已经多久没有经历过“一心一意工作，抬头发现天已黑”的心流状态了？如果总是无法专注起来，那么你可以尝试利用番茄钟这个简单易行的时间管理方法。【what】番茄钟的工作原理也许你觉得很简单，不就是25分钟专注时间+5分钟休息时间么？其实不然，这只是番茄工作法四阶段中的一个阶段而已。它实际包含计划阶段、执行阶段、分析阶段、调整阶段。具体是怎样，又如何做呢？【how】第一步：计划（计划阶段）。即为在一天开始时，从活动清单中提取最重要的活动，然后形成“今日待办”。不用“活动清单”而用“今日待办”二个最重要的原因是“最重要+当日完成承诺”。很多理论都强调要优先做重要的事情，番茄法的计划阶段也是遵照此操作原理，并附带了今日完成的承诺。第二步：跟踪（执行阶段）。这一阶段就是用25+5分钟来循环做番茄了。这里面运用了节奏的力量和大脑的工作模式，比如通过节奏的力量经过一段时间形成条件反射，即为钟响时则自动进入大脑专注状态，钟再响时自动进入大脑发散模式。是不是很神奇？这样的状态无疑是完美的，但是它需要经过一段时间的 刻意练习才可以达到。第三步：记录+处理（分析阶段）。虽然我们的目标是专注，但是我们也要对目前影响专注的因素做分析，比如记录中断次数，中断类型，某类事件花费的番茄数等等。根据记录结果就可以继续分析处理，比如通过记录中断次数，发现自己竟然经常被自己的同桌打断，或是中断次数是脑子里老是想那个未完成的项目等等第四步：可视化（调整阶段）。根据第三步的分析结果，为了更好地改进就可以做进一步调整，比如和同桌约法三章，规定某时段内不要来打扰，或是换一个工位办公，等等。不管怎么样调整的目的就是为了更好的改进。当然，即使番茄工作法如此简单，在执行时我们还是或多或少会遇到很多问题，比如25分钟专注不了，5分钟休息停不下来，没关系，慢慢找到自己的节奏即可。最后我们也不得不承认，番茄工作法有自己的适用情景，比如更适合独自、专注的情景，不适合沟通、会议、跑步等情景。你还遇到过哪类不适用的情景呢？【今日作业】;;请根据上面的【R】与【I】写出你的:;【A1：描述自己的相关经验】在刚刚过去的工作或是生活中，你是否经历过某一刻的专注时光？比如你专心看书心无旁骛，比如你专心工作，抬头发现天已黑？请仔细回忆一下那是什么样的情景，请描写下来。【A2：我的应用（目标与行动）】在未来的某个日子，你是否会经历必须要集中精力去完成的某件事，比如码一篇简书稿，出一篇拆书稿，完成某项工作任务？这件事大概发生的时间，可能的场景，如果要运用本片段的建议，你如何去做？--------------------分割线--------------------【片段二】【主题】：避干扰，表难处【片段来源】：《番茄工作法图解》;拆书家：刘文惠【R:阅读原文】;;总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。;;处理外部中断的策略，由以下四步组成。;;（1）告知：“我手头有事，正忙。”;;（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”;;（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。（4）答复：按照承诺回电或答复，不然，下次别人就没法信任你了。【I:用自己的语言重述知识】【What】当你正思如泉涌的在写方案时，你的领导突然给你一堆资料让你整理成一份表格，这临时增加的任务就是原文说的干扰，中断了你的思路，也有可能打乱了你的计划，你很为难。【Why】接受干扰事情，思路中断再找回会比较困难，效率会降低，计划会被打乱。直接拒绝干扰，人际关系可能会受影响，那怎么去处理呢？【How】六字方针：避干扰，表难处。具体步骤如下：告知。告诉对方自己正在做什么事情，紧急程度如何，大概需要多长的时间。比如“你好，我正在写司庆方案，2个小时候后要交，时间很紧张”。这一步体现了诚恳的沟通态度。协商。根据自己的计划提出一个可行性的时间。这一步是告诉对方可以接受这个事情。计划。把这个干扰事情列入到自己的计划当中，设置一个未来的番茄钟，变成一个常规性任务。答复。在约定的时间内完成并给对方一个答复。当然这四步并不是万能的，覆盖不了所有的场景。比如不能确保人际关系不会受到影响，因为还跟沟通技巧有关。告知，协商，计划，答复这四步主要是为了帮助我们充分利用时间，有效管理时间。;【今日作业】;请根据上面的【R】与【I】写出你的:;【A1：描述自己的相关经验】请想一想，在以往的工作和生活当中，有没有在认真做某件事时被干扰?比如在整理数据报告时被同事要求帮个小忙？比如你在健身房挥汗如雨时老妈打电话让你帮她上网抢个包包？请回忆一下，并将它详细的描述出来吧。【A2：我的应用（目标与行动）】在学习了避干扰，表难处的方法之后，请想一下在什么情况下做事时可能会被干扰，如果被打扰了，你会怎么用今天学的告知、协商、计划、答复这四步来处理呢？--------------------分割线--------------------【片段三】【主题】：不拖延，快步走【片段来源】：《战胜拖延症》;;拆书家：小朵;【R:阅读原文】;我在前面几章已经讲过这些执行意图是以“一旦……就”的表述形式呈现的。这个“一旦”部分就呈现出了刺激行动的因子，“就”这个部分描述了行动本身。这就相当于一个预先决策，我们试着不通过有意识的决定，就将我们开始行动的控制力转移到一个特定情况下。;;一旦我对自己说类似“我更想待会儿再做”或我现在没有心思做”的话，我就立刻开始做部分任务。;;;;;;执行意图帮助你开始。正是你的预先决策才让你避免困于思考、选择和决定之中。你已经做出了决定，现在是行动的时间。【I：用自己的语言重述知识点】（why）你有没有过这样的情况？明明目标定的很清晰，计划也是非常的详尽，甚至都有将可能会遇到的障碍作出罗列，可是结果依然没有如想象的那样光临，或者并不如预想的那么完美有序的呈现！那么到底是哪一环出现问题了呢？也许可能就是你忽略了这个。（what）其实就是我们在所有的计划里一定要加入一个对未知情况的决策机制，那就是“一旦……就……”（how）这是一个神奇的词组，具体如何运用呢？第一步，当出现行动停顿点时，觉察是什么事情导致了停顿，然后用“一旦”开头的句式表达出来，比如你的目标是降脂，你可能遇到的停顿点会是同学聚餐，那么你就可以这样说“一旦遇到临时又推不掉的约会”；第二步，这是关键的一步，也是转折点，这会直接将我们带到行动上，这里我们用“就……”句式表达，接上一个例子：“我就立马定一个有轻食的餐厅”！大家都明白在我们实现一个目标过程中，总会遇到我们之前不曾设想的情况来阻碍我们实现目标，那么这时候“一旦……就……”，就是我们勇闯关卡的有力武器！因为它先于我们的主观思考，而是直接帮助我们带到行动上来！只要动起来，实现目标就指日可待！【今日作业】;请根据上面的【R】与【I】写出你的:;【A1：描述自己的相关经验】在过去的经历中，你有没有遇到目标实现过程中，遇到困难后不知道如何处理导致目标不能预期实现的经历？比如学习英语？比如出国旅行，比如存款？请你描述一下自己的类似经历。【A2：我的应用（目标与行动）】在未来一周或一月内，你有什么要实现的目标吗？比如跑步，或者亲子旅行，或者减脂目标。请你用今天学的技巧，描述下未来你将如何克服障碍，化为行动？--------------------分割线--------------------【片段四】【主题】：培习惯，攒力量【片段来源】：《习惯的力量》;;拆书家：肖雄;【R:阅读原文】;;;;;;;我们大脑中的这个过程是一个由三步组成的回路。第一步，存在着一个暗示，能让大脑进入某种自动行为模式，并决定使用哪种习惯。第二步，存在一个惯常行为，这可以是身体、思维或情感方面的。第三步是奖赏，能让你的大脑辨别出是否应该记下这个回路，以备将来之用。;;;;慢慢地，这个由暗示、惯常行为、奖赏组成的回路变得越来越自动化、线索和奖赏交织在一起，直到强烈的参与意识与欲望出现。最终，不管是麻省理工学院的实验室里，还是你家院子的车道上，习惯产生了。;;;;;习惯并非确定不变，在后两个章节中可以看到，习惯是可以被忽略、改变或者替换的。但是发现习惯回路太重要了，因为它揭示了一个基本的事实，就是在习惯回路出现时，大脑不再完全参与决策，它要么完全静下来，要么集中做其他的任务。所以，除非你可以抵制习惯，找到新的惯常行为，不然习惯模式依旧会自动展开。;;;;;简单地了解习惯的运作原理，了解习惯回路的结构，能让我们更轻松地去控制它。一旦将习惯分解，你就可以调控它了。;【I:用自己的语言重述知识】(why)大多数人想养成新习惯，毫无规划，只知道把习惯行为强行插入日程里。比如“从明天起我要每天慢跑5公里”，这样的方式常常收效甚微，以失败告终。为什么呢？因为不符合大脑的习惯啊！大脑养成习惯需要三步来组成一个回路。当我们设计出养成习惯的方法和这三步息息相关时，新习惯很容易就养成了。(what)是哪三步呢？分别是设计暗示、执行习惯、给予奖励。(how)具体如何做？我来详细介绍下：第一步，设计暗示。我们在执行习惯前，一定要设计一个暗示。它仿佛就是个引子，促使我们执行习惯。这个暗示可以是具体的时间，也可以是某个具体动作，根据自己需求即可。比如我要养成个习惯“每天散步半小时”，我设计习惯为：每次晚餐后，我开始散步。“晚餐后”就是暗示，这是第一步。第二步，执行习惯。在暗示后，我们就正式开始执行想要养成的习惯，可以是行为，也可以是想法。在例子里，“散步”就是我想养成的习惯，这是第二步。第三步，给予奖励。在习惯后，我们一定要给自己奖励。这样才能强化刚刚的行为，让它可以在大脑中留下印记，促使习惯养成。比如，我在散步后，会用看半小时电视来奖励自己。在这里，”看半小时电视“就是奖励，这是第三步。通过以上三步走，你将更容易养成习惯。;【今日作业】;请根据上面的【R】与【I】写出你的:;【A1：描述自己的相关经验】过去你有没有养成习惯失败的例子？比如想每天阅读书籍，或者定期去健身房等，但没有成功。请你描述下自己类似的经历。【A2：我的应用（目标与行动）】在未来，你想要养成什么样的习惯呢？比如每天都要整理房间，或者每天慢跑半小时。请你用今天学的技巧，描述下未来你将如何养成新习惯。;--------------------分割线--------------------【片段五】【主题】：懂委派，促达成【片段来源】：《博恩·崔西的时间管理课》;拆书家：黎娟【R:阅读原文】;要想在工作中把任务有效地委派给他人,可以按照以下六个步骤来完成。忽视了其中任何一个步骤,你都要承担沟通无效、士气低落、表现低劣的风险。1.人和工作相匹配。在职场上,把工作安排给错误的人是一件很耽误时间的事。在这种情况下,通常任务会被分配给没有足够能力或无法按时完成它的人。过去的表现是未来表现最好的预测。因此,不要把项重要的任务交给一个过去没能出色地完成这项工作的人。当然,对于一个没有做过该项工作的人,如果第一次接受任务就被认为无法高质量地完成,也是不公平的。2.对要完成的工作达成一致。当你选出了一个合适的人来完成某项工作后,和他一起来讨论这项工作,并就必须对要完成的任务达成一致。你越是愿意花时间来商讨并就最终目标和结果统一意见,你就越能对工作有一个清晰的认识,而一且着手处理,也就能越快地完成。3.解释应该如何来完成这项工作。向接受任命的人解释你希望他以什么方式来完成这项工作。说明你希望看到的对该工作的处理方式,以及你或其他人以前是怎样成功地完成它。4.让员工复述你所说的话。让这个人用自己的话把你的要求复述出来,让她告诉你你刚才所解释的过程以及你们认可的最终结果。只有这样,你才能确认对方完全理解了他被任命的这项工作或任务。5.设定完成期限。设定完成该项任务的时间进程和完工期限。同时,安排定期的汇报和检查。如果出现延迟或其他任何问题要让负责人向你及时反馈。6.异常管理。异常管理是工作中有力的时间管理工具如果工作按照既定方案进行,就不需要负责人向你报告。如果没有他的消息,说明一切顺利。只有当异常情况发生时如任务无法按时按量完成,负责人才需要向你汇报。【I:用自己的语言重述原文意思】【why】不知道你有没有过这种情况：你把一件事情委派给同事或者下属完成，结果出来的效果不是你想要的？或者对方没有按时完成任务？我们工作沟通中经常出现沟通无效的委派任务场景，这又是为什么呢？【what】其实，要想在工作中把任务有效地委派给他人，按照委派工作六步法完成的效果会更好。【how】具体怎么做呢？请看以下六个步骤：1.第一步，人和工作相匹配。这里的匹配是指把任务分配给有足够能力完成或者能按时完成的人，一般根据对方过去的表现作为预测，如果是第一次做这件事的人需要根据你对他的了解来看是否委派。比如你是一个销售主管，你有一个整理近一个月订单的工作想委派给下属，要求是按照不同销售区域进行分类。你发现小王整理订单擅长而且做事靠谱，可以安排小王来完成这个任务，因为订单数据整理错误会影响销售业绩数据统计。2.第二步，对要完成的工作达成一致。选到合适的人后，和他一起讨论这个任务，就要完成的任务达成一致确保对方明白。比如上面这个例子，你可以跟小王说明具体任务事项，确保他明白。3.第三步，解释应该如何完成这个工作。跟对方说明你希望他用什么方式或者之前是用什么方式完成的。上面这个例子，你可以告诉小王之前什么方式比较高效处理这个问题。4.第四步，让员工复述你所说的话。让对方把你说的话复述一遍是再次确认任务交代清楚了。上面这个例子，你交代要任务细节和方式后，可以让小王复述一下你说的话，以防万一他有不明白的地方。5.第五步，设定完成期限。跟对方交代任务需要什么时候完成，如果是比较长期的任务需要说明中间的时间进程以及定期汇报。上面这个例子，你可以跟小王说三天内需要处理完，并且跟你报告结果。6.第六步，异常管理。工作执行中如果无法按时按量完成任务，交代对方需要及时汇报。上面这个例子，你要告诉小王，如果有什么因素影响任务完成进程，要及时汇报。在很多情况下，除一些重要的、紧急的工作必须由你亲自完成之外，还有一些不那么急的工作都能适当地委派给别人去做。;【今日作业】;请根据上面的【R】与【I】写出你的:;【A1：描述自己的相关经验】请你回想一下过去一个月工作生活中，有没有你没按照以上六步法来委派任务给他人，最后对方没有按时按质完成的情况呢？比如交代下属要一个月内写完一个材料但是最后他没有按时完成的？又比如你交代下属一个采购任务过程中出现一些问题下属没有及时向你汇报的？是在什么时候呢？当时发生了什么呢？请仔细想一想，把你想到的具体事件写下来。【A2：我的应用（目标与行动）】我们今天学习了有效委派他人工作的六步法，相信大家在未来的日子里也会用的上这个方法。现在，请大家想一想，未来的一周工作中，我们可能在什么场景中会用到委派他人任务的方法呢？你想达到的预期效果是怎么样的呢？你打算怎么做呢？请把这个计划写下来。