一、组件
一般每份文件为一件。1、正本、发文稿纸、定稿为一件；2、文件处理单、收文为一件；3、复文、来文为一件；4、同一次成套会议材料各为一件；5、未装订的式样同一的表格可以一定单位组合装订在一起作为一件。
二、分类
一般采用“年度——保管期限”进行两级分类。跨年度的文件一般应当以文件签发日期（即落款日期）为准，跨年度形成的会议材料归入闭幕年。跨年办理的文件，归入办结年。
三、排列
同一保管期限内的文件，按时间结合事由排列（如会议通知、会议文件、汇报材料）。1、同一事由中的文件按文件形成先后顺序排列；2、不同事由的文件应按办结时间顺序排列。
四、编号
同一保管期限内，排列好的文件材料按顺序编制档号。1、归档章盖在文件首页上端局中或其他空白位置，采用红色印泥；2、归档章中需要填写全宗号、归档年度、件号以及页数，页数包括文件中所有有图文的页面，最后按文件排列顺序编写件号。
五、编目
归档文件应当依据档案顺序编制归档文件目录。1、目录表格采用A4幅面，页面横向设置；2、“序号”为归档文件顺序号也就是件号。“档号”一般由系统自动生成。“文号”也就是发文字号。“责任者”指制发文件的机关或个人。“提名”指文件标题。“日期”指文件的形成时间也就是落款时间。“页数”指一件文件的总页数。凡属公开性文件的在备注栏标注“公开”，按照拟稿纸标注填写；2、档号的编制按全宗号文件门类代码—年度—保管期限—机构（问题）代码—件号进行编制）；3、文件标题应照实抄录，没有提名或提名不规范的应自拟标题，外加【】；4、正文标题不能反映附件内容的，附件标题一并抄录，外加（）补充说明；5、归档文件目录应打印装订成册并编制封面，封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限。
六、装订
归档文件应当按件装订。1、装订前应去除文件上的装订夹、塑料封、普通订书钉、取别针等不合格装订用品，采用不锈钢订书钉在左侧装订；2、较厚的文件采用三孔一线装订方式，先打三个距离相当的孔，取一条三倍于孔间距的棉线对折，从中间孔穿过后拉紧在背后打活结。
七、装盒
取档案盒将归档文件按顺序装入档案盒，选择与文件厚度相当的档案盒，档案盒内文件厚度不宜过满，应当留出一定空间，再取一张备考表填写整理人和检查人，按顺序放入目录、文件、备考表，在盒脊上填写全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）及起止件号。
网友评论