学到一个概念:标准作业程序(Standard Operating Procedure, SOP),定义为在有限时间与资源内,为了执行复杂的日常事务所设计的内部程序。
简单来讲就是将做一件事情的流程形成一个可操作的清单,也可以说将事情傻瓜化、程序化、自动化,在以后只要按照这个清单进行操作就可以了。
以前我把这种方法叫做方法论,但后来觉得方法论是一系列的原则,而涉及到具体操作上还是叫SOP好一些。
比如泡面袋子上的四格漫画教人如何泡面,就是一个SOP,只要按照流程操作,就可以泡出合格的面了。
在飞机上这种方法经常用来辅助驾驶员的操作,将一系列复杂的操作流程化,驾驶员只要按着做就可以了,最大程度降低人为失误的可能性。
在医院也是一样,护士给药的过程中按照规定执行一系列的操作,防止给错药的情况发生。
人类社会的生产力革命很大程度上都依靠了这种方法,将技术工人的经验显化成一整套的操作流程,之后任何一个新人只要跟着做就可以,无需大量培训,听起来是很简单的方法,但人类也花了很久才意识到这种方法的强力。
从个人来讲,这种方法仍然是有效的,比如我以前去健身房的时候经常出现出了门才发现忘记带卡、带水、带毛巾等等,总之就是会漏一件东西,后来写了一个需要带的东西清单,按照拿取顺序排列,放在包旁边,每次只需要照着清单拿就不会漏掉东西,哪怕在做这件事情的时候脑子里在想别的事情,只要能够按照清单做就不会出错。
比如阅读一本书,不需要有多年的阅读经验,只需要遵照流程回答“这本书结论是什么?包含哪些论点?有哪些论据?以怎样的程序展开?……”,以这样的流程回答完成,就能基本掌握一本书的内容,而一个熟练的读者实际上已经把这个过程内化了。
一切可以被教导的事情都可以形成SOP,只是形成的复杂程度可能会有很大差异。比如教人怎么做科研形成的SOP比教人叠纸飞机要复杂的多,但仍然是可以形成的。
还有许多可以利用SOP的地方:比如说菜谱,自己形成一套做菜的SOP,就很少出现今天咸了明天淡了的情况,以前看电视不能理解食神笔记的存在,想着做饭这种事情不得依靠经验吗,怎么可能有一本食神笔记就能掌握七七八八了,但只要操作过程是有章可循的,是可以写出来的,就可以形成笔记教给别人。
比如办事流程(包括报销、申购、盖章签字等等),现在一些行政部门也在有意发布详细的办事流程了,可以简化办事流程,免得办事的人到处跑到处问;比如学习过程,学习过程本身也是有章可循的否则就不会有所谓学习方法了,学习到新概念的时候必须问自己:这个概念是什么?不是什么?和已知的概念有什么联系?可以用在哪里?;比如开车,启动的时候需要一系列的操作,踩离合、挂挡、放手刹、松离合、给油,左转的时候打左转向,看到其他车的时候保持距离……只要把这个过程列出来贴在面前,人人都会开车,当然可能开的磕磕绊绊的,也绝对不能上路,但只要熟练掌握这一套操作流程,最终达到将流程内化的地步,也就学会开车了。
实际上,可能我们发现平时有意无意的已经在使用SOP了,也可能会想着这不就是清单嘛不就是流程化,但了解并且有意识的应用这个概念仍然是必要的,进步不就是从经验中总结规律并且应用,SOP的意义在于简化流程、释放脑力、提高效率、增强学习能力,对于个人的成长大有裨益。
对于企业而言,要实现“SOP”,需要有流程化规划能力的人,推进和实施流程化执行的人,还需要不断检验这个流程化是否符合企业实际需求,并不断修正优化。但是以上的工作内容,都需要人、财、时间的投入。
对于中小IDC来说,人员招聘和人员配置无法和大企业相比,很难立刻安排负责流程化建立的人员投入,因此,一套专属IDC的标准化流程系统将解决你的燃眉之急。
作为专业的IDC管理系统,ZKEYS系统在研发中就充分参考了“SOP”的优势。系统针对IDC各个岗位设计了标准化的业务逻辑和工作流程,串联了资源、生产、业务、备案、财务、工单、会员、OA、CRM等各个环节。以标准化的技术,赋能IDC生产出标准化的产品,从产品生产到销售,交付,再到售后,各岗位职责清晰,相互配合,从而充分发挥员工效能,降低整体成本的同时更带来企业效率的大幅提升。
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