俗话说:“万事开头难”。我原以为电话访问就像我们平时打电话一样轻松方便,又可以避免见面访问遭拒访时面对面的尴尬,应该是很简单的吧。谁料到,一开始就给了我一个下马威,不是舌头打卷儿,就是对方受不了我絮絮叨叨的开场白,“啪”地一声——拒访,当时心里真的不知道是什么滋味。满腔热情无名地被人给泼灭了,满头雾水的我一时竟不知所措。后来在督导员耐心地教授指导之下,工作才渐渐地有了转机。
通过几个月是实践工作,我渐渐熟悉了电话访问要注意的问题,并大大提高了自己的沟通能力和表达能力,也总结了不少经验,下面就我的体会,谈谈怎么提高工作的效率的质量:
1、访问前就要仔细阅读卷子,对自己访问的内容有较深的了解,并找出要注意的地方,在访问的时候就可以提高工作质量和效率,所以在项目培训的时候就要耐心地听督导的讲解,并做好记录。
2、由于没有亲身接触,受访者很容易对我们的身份产生不信任感。这种情况下,在电话一接通就应首先亮明自己的身份,给人先入为主的印象,在这里,我觉得不要讲出类似“调查”“访问”等词,会令被访者感到很生硬,不自主地产生芥蒂的想法,最好使用“研究”、“活动”等词语,会使被访者感到轻松些。但必要的阐述访问意图是一定的。
3、假如访问中受访者问到诸如“你们究竟是哪个单位的”之类的问题,这时你需要用平静的口吻耐心地解释 “我是电话访问员”,必要时可以再谈一谈这次访问对于受访者的重要意义。
4、不要说出确切的问卷的时间长度,因为根据被访者的心态,即使你告诉他只要“五分钟”,他也会觉得很长。所以只能说“能不能耽误你几分钟的时间”即可。一般这样模糊的概念不至于产生反感情绪。如果被访者实在没有时间,我们也要且有礼貌的说声“没关系”,顺便可以问问他什么时间有空,能不能预约一个时间,以备再次访问。
5、当碰到拒访和中途想中断访问的受访者,可以采取一些委婉的方式,耐心地告诉对方你可以过一会儿再打或者另外约定一个时间,“精诚所至,金石为开”。不过从对方语气中确切得知其不愿接受访问,也不必死钻牛角尖。
6、开场白很重要,它要求简短扼要,对于访问的目的一定要讲得清楚明白,且访问的内容是作为研究用的,这样拒访的几率就不会太高了;访问开始后,每一个问题最好要按照问卷上的原话来提问,有时用自己的话去问很可能造成理解错误,造成不必要的麻烦,耽误时间。
7、电话访问如果占线时间太长,会影响受访者的工作,所以上下有关联的问题可以连续问,当受访者回答完某一问题时立即转入下一问题。记录迅速,反应敏捷,这些都可以节约时间,提高效率。
8、电话访问的语气语调要控制好,因为受访者只能从你的声音中获取信息,所以尽量以一种中立的语气提问。电话访问中还会碰到受访者不太清楚的问题,可以用探询的口气问其是否能帮助核查一下,待会儿再访。
9、访问的过程当中,要注意语速适中,多使用感谢的话语,多使用恭敬的称谓,将使整个访问在和谐愉快的氛围中进行。不要为了追求速度而节约适当的感谢。但应注意感谢的表达要真诚,并且不要和公事公办的态度相矛盾,不要变成访问员在“求着”对方合作,这样会影响问卷的质量。
10、访问结束时要迅速检查一下整个卷子,看有没有漏问的地方,出现错误就可以及时补救;访问结束以后,要仔细检查整个卷子,整理好半开放题和开放题,为了准确记录,最好把录音再放一下,认真记录好受访者的话。
最后,我感触最深的一点是,电话访问其实是一个很磨练人耐力和意志的事情,在屡次遭到被访者拒绝或更郁闷的中途遭拒的情况的时候,会感到很疲惫,这个时候就要调整自己的心态,保持好心情,不要太浮躁而影响后面的访问,好的心情是成功的前提,坚持用最甜美的声音,始终保持愉快的心境,才能给被访者好感,成功的几率也就要大一些了。
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