近年来，行业企业以目标管理为主线，以标准体系构建为核心，坚持全员参与、持续改进，注重PDCA过程方法的自觉运用，管理体系建设不断取得新的成效，企业管理规范化、流程化、标准化水平明显提升。
管理体系是科学的管理方法，它为企业提升管理水平提供了指导，具有很强的科学性、系统性和规范性。
体系是现代企业管理模式的核心内容，建设信息化管理体系是建设一流企业的关键。
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信息化已成为企业提升竞争力的手段
随着计算机和网络技术迅速发展，人类已经进入了信息化时代。
根据现代企业管理技术与先进制造模式的发展趋势，未来制造业的企业管理技术的覆盖面、组织形式、管理模式、优化方法、支持平台与工具等都将发生很大的变化。
以IS09000族标准建立企业管理体系在方法上与建立管理信息系统具有许多相通之处，都采用过程方法和系统方法。
ISO9000族管理体系的运行在计算机上完全可以很好地实现质量管理，也是企业经营管理的一部分，在质量管理中也可以应用信息技术。
ISO9000：2008是质量管理体系的最新国际标准，在企业管理中以过程方法体现企业满足顾客要求的能力;因此信息化是企业在信息时代和知识经济环境下提升竞争力的重要手段。
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当前管理体系存在的一些弊端
一是主观意识影响成效。
“火车跑得快，全靠车头带”，管理体系建设的进度和成效与领导作用的发挥程度有直接关系。而全员参与也是关键，是推动管理体系建设工作、保证体系文件有序运行的重要环节。但如何让领导至始至终重视管理体系的推进，如何让所有部门齐头并进，如何平衡各单位各部门发展缩小差异，如何保证全体员工出工出力并保持热情？这些主观意识都在时刻左右着管理体系的成效。
二是管理体系文件更新不及时。
企业通过几年的ISO贯标论证及体系运行，不仅增强了系统干部职工的质量意识、参与意识和管理意识，进一步明确了岗位职责，理顺了工作流程，而且形成了一套清晰完整的、行之有效的体系文件。但随着工作模式、职能的转变，体系文件完善不够及时，未能保持及时更新、评审。而且由于体系文件内容宽泛，规模庞大，员工认知意识差异等诸多现实因素，在运行中普遍存在对文件理解不到位的现象，甚至已有“文件”变“文档”、“标准”成“标本”的形式主义之势。
三是“两张皮”现象。
体系建设应和实际工作紧密结合，贯标工作应与实际工作和原有管理密切联系，但实际工作中，“文件是文件、执行是执行”的现象不绝于眼，企业的体系建设工作流于形式，体系标准游离于实际工作之外，形成体系建设和实际运行“两张皮”现象十分普遍。管理体系的建设不是孤立的，文件的实施也需要企业全体员工的努力，如果靠短促突击来实施管理体系，把实施看成是少数人的事情，那么就不可避免地造成文件和执行“两张皮”。
四是职责权限半明了。
企业导入ISO标准的过程，就是要更加明确企业内部管理部门的职责和权限，优化工作流程，实现企业“管理高效化、运行规范化、执行标准化”。有职就有责，只有职责明了，工作才会稳而不乱，各部门也就会各司其职，不会越级越权。但在以往体系建立及文件颁布中，我们做的是以岗位流列出职责清单而缺少工作流，即只让部门或者岗位知晓清楚自己职责权限，而没有以工作任务闭环列出相关责任人及工作权限职责。这种“只扫自家门前雪，哪管他人瓦上霜”的职责权限，导致具体工作中仍常出现不知道上一部或者下一部归口部门及负责人的情况。
五是培训针对性不高。
我们把培训作为全体员工了解体系、持续改进的重要途径。通过培训，使全体员工基本上了解了管理体系的大概知识，内审（编写）人员掌握了文件的编写方法，为推进管理体系向纵深发展奠定了基础。但必须正视我们的培训比较笼统，比较宽泛，多是基础概念、理论的条条框框，多是一概而论。培训对象和内容没有很好的做到分层分类，针对性不高，培训边际效应越来越小。
六是规范化程度不高。
95个程序文件、328个工作流程、488个记录表格等体系文件需要进行统筹管理。体系自身运行繁琐，管理过程基本上采用人工操作，许多流转仍然采用表单传递、人工流转的方式，各部门分散管理各自直接相关的体系记录，信息传递缓慢。体系信息的不规范记录给统计分析带来困难，体系信息的大量丢失也导致管理评审和持续改进等工作难以有效地开展。因此目前我们缺乏一个信息化支撑，能够直观系统的实施管理和操作界面。
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管理体系网络信息化的优势
1.1 便于全员参与体系建设
建立信息化管理体系，每名职工可以在“合理化建议”栏目发表对体系建设的看法，参与体系的组织、策划、实施等工作，与公司管理层、贯标专业人员实现双向动态的信息交流，使全员参与真正形成一种机制。
1.2 文件描述准确、形象、直观、易懂
传统文件主要以文字和图形进行描述，非专业人员难以理解。信息化文件可以采用多媒体技术，集成文字、图形、影像、声音等各种信息，文件描述更加准确、形象、直观。
1.3 便于文件储存和查询
电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等优点，可以实现异地传输、多极传输。支持移动办公和异地办公，快捷检索需要的文件。
1.4 生成运行记录
网络信息化管理体系运行可以实施在线检测，在网上检查体系运行的实时数据、运行日志等，同时具有图形分析子系统，可以将记录自动生成图表，对体系运行绩效进行分析，提供体系运行证据和改进依据。运行记录自动存储且无法修改，使记录更加客观真实，避免了造记录应付贯标认证的现象。
1.5 便于体系文件换页或换版
随着客观条件的不断变化和体系的持续改进，体系文件要不断修订，实现对产品、活动和服务的动态控制。电子文件按照规定的修改流程，由体系主管部门直接换页或换版，在修改履历中自动生成修改版次、修改条款、修改时间等。文件修订后在网上用移动消息窗口发布修订公告，确保使用场所及个人及时获取现行有效版本。
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管理体系网络信息化实施步骤
2.1 选择网络支持平台
信息化管理体系以电子网络为基础，国内许多企业实施了或正在建设信息主干网、ERP、OA、局域网等信息化改造工程，为信息化管理体系的建立和运行搭建了良好的网络技术平台。质量管理体系的建立主要以OA系统为网络平台，体系的运行主要以ERP系统为平台。
2.2 实施网上培训
将培训内容制作成PPT文件在OA网上发布，只要点击“视频点播”就可以查看专家授课内容。设计了贯标问答专栏，内审员可以在线交流体系建立与运行中遇到的问题。
2.3 网上收发通知
体系建立和运行过程中!推进部门要经常下发通知，对体系内各单位下达工作计划、任务和要求，需要电话联系、领文件、手工登记等繁琐的手续。办公室设置了文件最高管理员，按照“部门办公”流程在网上下发通知，只要点击发送，体系内所有部门的文件管理员即刻收到通知，并可以在网上查看文件的流转过程和文件管理员的处理过程，自动记录收件人和处理时间。
2.4 网上编写、审批文件
编写文件是建立网络信息化管理体系的关键，要按照“写所做，做所写，查所记”的原则，编写了质量、环境、职业健康安全三标一体化管理手册及40个程序文件和88个A类作业文件。《管理手册》由总公司三标一体化办公室编写，程序文件、A类作业文件由专业管理部门或执行部门编写，并一律要求通过OA系统报送电子版文件。各部门起草的文件先以邮件的形式报送三标一体化办公室审核，经修改完善后转发给起草部门办理网上审批手续。文件审批可选用“默认流程”或“自定义流程”，并进行电子签名。如程序文件审批“默认流程”为：文件管理员（起草人）——文件最高管理员（贯标负责人）——分管副总经理（审核）—— 管理者代表（批准）。
2.5 体系文件网上发布实施
在OA系统中设计了管理体系模块，体系文件完成网上审批流程后，由文件最高管理员将所有体系文件在OA“管理体系”专栏发布，下设管理手册、程序文件、A类作业文件等子栏目。在OA主页上设计了移动消息窗口，对最高管理者的发布令及文件查阅方法进行广泛宣传，网上发布文件替代了传统的“文件发布大会”。体系内各部门也在各自的“OA主页”或“部门办公”中发布了本单位的B 类作业文件。
2.6 体系文件网上受控与查询
体系文件在网上发布后，自动转化为“ PDF格式”只读文件，体系文件可以在网上浏览、下载，但不能修改。《文件控制管理程序》规定，只有网上电子版文件是现行有效版本，文件一旦下载或打印成纸质文件，则成为非受控文件，仅用作参考资料，实现了体系文件的网上受控。体系文件网上受控可设置文件使用权限，如《管理手册》作为公司宣传性文件不设查阅限制，程序文件、A类作业文件只有相关的管理部门和执行部门才能查阅。三标一体化所有体系文件均在网上公开发布，并支持异地网上查阅， 相关方均可查阅济钢的体系文件，并通过网络对相关方施加影响。体系文件按要素顺序排列，既可按顺序浏览，又可使用文件查询程序，即输入文件编码、名称、关键词快速查找。
2.7 体系网上运行
把体系运行的各个关键过程”链接“起来，实现了管理体系与EPR系统的有机融合，质量管理模块实现了从分析仪器中自动记取数据，自动传输数据，自动生成报表，生产全过程质量跟踪，支持企业不断提高产品质量和客户服务水平。采购模块从原材料网上招标、合同签订，到供方的发车信息预报、进厂计量、质量检验!、入库出库、结算付款，全部网上运行。生产制造系统（MES）从订货合同到产品实现的策划、编制生产作业计划、质量计划、生产制造、产品检验和试验活动、产品验收等全过程实现信息化。
2.8 体系网上评审
体系内审、模拟审核、认证审核、监督审核都需要召开首次会议、末次会议，审核组在OA网上发布审核依据、审核方法、审核范围、审核计划等，替代了传统的首次会议；在网上发布审核中发现的问题，网上开具不符合项，网上传递整改报告，网上公布审核结论，替代了体系审核末次会议。现场审核既可以到生产现场评审，也可以从网上直接查询运行记录。企业可以聘请北京某认证中心，对网络信息化整合管理体系进行认证审核，实现了一次审核、多项认可的目的，既节约审核时间，又降低了审核费用。
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管理体系网络信息化应注意的问题
3.1 维护网络安全
计算机网络是电子文件应用和保存的主要环境，网络安全是信息化管理体系有效运行的重要保障。企业在配备良好的计算机软硬件基础上，可采用防火墙技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术等维护网络信息安全，同时需要备份电子文件，以备在网络万一发生故障时，迅速恢复信息化管理体系的运行。
3.2 提高信息化意识，自觉使用电子文件
管理体系标准明确规定可以使用电子文件，信息化管理体系实现了纸质文件向电子文件的飞跃，但有些人信息化意识不高，习惯使用纸质文件，思维方式停留在传统的体系运行模式上，使信息化管理体系的推广和工作流程自动化受到限制，不利于信息化管理体系运行的全面提速。
3.3 一支高素质的内审员队伍
信息化管理体系的建立和运行对内审员的素质提出更高要求，企业必须造就一支精通质量、环境、职业健康安全三体系标准，懂网络信息技术，熟练应用计算机，熟悉企业工艺流程的”多项全能“的内审员队伍，维护好信息化管理体系的有效运行。
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最懂你的体系管理工具IMS
工欲善其事必先利其器，一个方便好用的体系管理工具可以帮助企业迅速的走上管理体系信息化的正轨，在这个瞬息万变的社会快速占领市场，取得核心竞争力。
艾思欧经过将近1年时间的研发、设计、测试，结合了30+家各行业代表企业的调研分析数据，开发出了具有体系文件管理、文控系统、快速贯标、快速导入、体系融合、组织架构管理、在线office、表单编辑器、流程编辑器、流程中心、内部评审、管理评审、外部评审、证书管理、OA控制模块、印控中心、会议管理、培训管理、法律法规库、不符合项库、合规型审核、二方审核、定制场景应用等众多功能的体系解决方案。
基于SaaS平台的特点，企业可以自行管理各自管理体系，并将表单编辑、流程编辑（大型OA系统一般不开放该功能）及其他类似功能开发给各企业，全面满足企业组织架构变化、人事变化及企业扩张发展需求。
艾思欧提供的IMS技术解决方案，可缓解部分企业人才短缺的问题，企业可利用IMS系统提供的技术、服务、专长，大大降低企业的ISO、GB、RB系列管理体系拥有总成本，成本节省幅度高达20％到45％。
可以说，使用艾思欧信息化系统实现体系有效运行，对企业管理体系的维护及运行，对ISO标准的贯彻实施，达到企业产品服务质量的提升，顾客满意的提高以及质量成本的大幅下降均具有颠覆性的意义。
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