生活方面的整理术，之前都写过七七八八的了，这次来跟大家分享工作整理术

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荐书

墙裂推荐《图解整理术》

85%的工作失误可以通过整理术解决

本书主要分为三个部分

文档整理术

所需的工具

文件归档基本方法

检索

传真、发票、公文包的归档方法

办公桌、桌面、抽屉布局

电脑归档基本方法

清理

检索

邮件归档

备份

名片归档及清理原则

手账整理术

找到适合自己的手账

基本方法

日程表

订立中长期和每天的日程计划

待办事项清单

预约

回看手账

手账、便笺、图画笔记

会议笔记

其他记录方法

打电话前的准备及留言怎么写

地址簿

笔记本整理术

找到适合自己的笔记本

基本原则

商务笔记要点：清爽、文字简介、分条记录、注明日期类别和内容、从结论开始写、5W2H

PDCA

读书笔记

学习笔记

画图整理思路、构思策划

经验

制作索引

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文件整理术

今儿这篇，重点讲下文档整理

从纸质文档整理开始吧

建议大家先充分利用手头上已有的工具

大概需要一个小时左右的时间，最好现在就开始

准备好三个纸箱或文件筐，把所有的文档都拿出来放到桌上或干净的地面上

第一步 分类

拿一份文件在手里，迅速判断是否丢弃

哪些可以扔？要心里有数

1. 一年以上未使用的，不包括证件类原件哦

2. 有电子档或重复的文件

3. 超过保留期限的文件

4. 各种卡片

三个筐分别是：丢弃、整理、待处理

如果短时间内无法判断的，可以放在待处理筐中，等全部文件都过滤一遍之后再做处理

第二步 整理

拿出整理筐和你手头上所有的整理工具，比如文件夹、文件袋、回形针、标签贴纸、票夹等

重要文档：证件、合同、发票

公司内部流程：销售、行政、财务

可以按照我的建议分大类，之后按照工作流程或者文件性质细分

举个栗子，整理合同，有些大客户的合同比较多，按客户分，或者按时间分，都是可以的

将这些文档一一归类，用合适的工具整理好，在显眼的位置贴上标签，并统一收纳

第三步 善后

1. 将之前判断为丢弃的文档，放入碎纸机。如果担心之前判断不准确，可以重复判断一次

2. 在第二步的进行过程中，你可能会发现还需要其他的工具，列个清单，去买吧

3. 最重要的是，今后出现在你工作范围内的每一份文件，都要及时整理，保持良好习惯

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电脑文档整理

之前写过一篇《电子设备如何整理》，里面提到了一些，主要是讲文件夹和命名。

按主题分类

目标是“不用搜索，立马知道文件相应的位置”

之前带实习生，工作的时候找个文件得花老长时间，看的我都急死。

无论是私人电脑还是工作电脑，一定要确定一个磁盘作为工作盘。

根据你的工作内容，分几个大文件夹，比如我之前做销售经理，需要处理的事情主要有：销售、管理、培训等模块，偶尔也处理一些临时事务，那么相应的我电脑里的文件夹就应该有这些类别。

销售包括报价，客户情况，月总结，周计划，订单记录

管理里有公司制度，会议记录，绩效考核等

培训内容有入职培训、每周分享等

有跨年份的，在子文件夹里按时间分类

待处理文件夹

建一个文件夹，命名为“待处理”，发送快捷方式到桌面，有临时需要处理的文件都放进去。

备份

电脑可能会坏，也许你在休假客户急着要报价，此时备份的重要性就体现出来了。

需要准备的工具：U盘，硬盘，云盘。

U盘容量相对较小，主要用于储存临时文件或随时可能用到的东西，比如报价单之类。

硬盘容量一般在1T以上了，可以用于长期备份。

云盘的用处在于，哪怕你的U盘硬盘都不在身边，只要有网络，就可以使用之前上传过的文件。

一定要定期备份

我的建议是U盘每周一次，硬盘云盘每月一次。

同时也要不定期的备份，比如明天要修电脑了，短时间的不在公司办公等情况。

相信聪明如你，知道啥时候该备份吧