一次会议应该有个计划。虽然好的计划并不一定会产生好的结果，但是计划会帮助你确定出基准框架，作为调整的基础。我们可以用7P原则定义这些基准框架。
目的（Purpose）：为什么要召开这个会议？作为会议的发起者，你应该能够把会议的目的简明扼要地讲清楚。还要考虑一下本次会议的紧急性：现在的情况如何？哪些方面有严重的问题？如果这点解释不清楚，那就问问自己，这个会真的有必要开吗？
产出（Product）：本次会议必须要得出什么样的具体产出物？我们用这个产出物做什么？这个产出物能代表会议达成目标了吗？如果你的会议老是“光说不做”，不妨尝试确定一个具体产出物作为会议结果。
人员（People）：谁需要参加会议？他们将发挥什么样的作用？决定与会名单的方法之一是围绕以下的问题和答案：在这个会议上我们要回答什么问题？谁是回答这些问题的合适人选？
过程（Process）：与会者将通过什么样的议程得出结果？在所有7P中，讨论会议议程是和与会者预先进行沟通的最好时机，邀请大家一起确定议程将会确保他们出席会议，同时提升参与度。
陷阱（Pitfall）：本次会议的风险是什么？我们要如何应对这些风险？应对风险的方法可以是一些简单的基本规则，比如“不允许携带笔记本电脑”，或是将某些题目定为本次会议的讨论范围之外。
准备（Prep）：哪些事情最好在会议前做好？比如提前要阅读的材料，预先要做的研究，或者给与会者布置“家庭作业”等。
会务（Practical concern）：每个会议都要考虑会务安排，例如时间和地点，还有午餐饮料茶歇之类。
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