每天上班忙忙碌碌,下班后有一种身体被掏空的感觉。是事情太多吗忙不过来吗?好像也不是,工作任务总的来说不算很重。看了晨读材料才顿悟,原来是效率太低了!
8点半到公司,第一件事是打开QQ,打开仓库报表,开始分析数据安排来料。与此同时QQ信息不停闪,忍不住去点开浏览,顺便回复信息。思路不停被打断,这项工作直到10点多才完成。
有研究表明,如果大脑处于多任务并行状态,不断切换任务,长期下去就会超载,增加错误风险并降低效率。
我边做数据分析边回复信息,大脑在不断切换任务。我以为迅速处理各种事项是在快速完成工作,殊不知这反而拖慢了整个工作进度。半小时能做完的事情,一个半小时才完成,效率极其低下。意识到这点,我决定换种工作方式,让自己静下心来,分批处理工作。
001 重要的任务优先处理
首先上班第一件事,快速浏览QQ,把最重要最紧急的先处理回复了。处理完重要任务后,关掉QQ,设置一个番茄钟,专心分析数据、安排来料。设置番茄钟是为了让自己养成规定时间内完成的习惯。
002密切相关的任务合并处理
把工作任务统统写在电脑桌面便利贴。分析哪些是相似任务,例如有物料异常需要去各仓库处理,有些事情要去其它部门沟通协调的,这类任务都是要离开办公室,出去与人沟通。把它们放一起,专门找一个时间去处理。
003琐碎的任务集中处理
有一个调查表明,每看一条信息,大脑都要6至7秒才能恢复状态。因为我的工作既对接供应商,又对接仓库,每天都有大量的询问物料交期、物料到货状态等信息。如果我边做事边回复,大脑就要不停地切换。对于这类碎片化信息,我会在上午和下午专门找出一个时间集中回复。
仅仅是改变工作方式还不够,确保良好的精神状态也很重要。我这段时间因为晚睡早起,整个人疲倦不堪,头脑浑浑噩噩,反应迟钝影响工作效率。
科学研究表明,想让大脑保持清醒的状态,每天要睡饱睡足。我不想改变早起的习惯,因为我需要早起那段清醒且只属于我的完整时间。我可以晚上早点睡,设置一个就寝闹钟,闹钟响了,马上回房睡觉。
在这个资讯发达,海量信息充斥的时代,人容易变得浮躁。我们要学会让自己的大脑离线,慢下来,专心致志去做好每一件事。这反而是最高效率的方式。
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