在你的日程表上是不是有七八项待办事项,而且一天中还会不断增加,你疲于应付付出了极大的努力结果还是无法全部完成,你心理充满了自责,觉得自己能力不够,你的自我评价降低,自信下降。对于重要的任务你没有信心能够按时做完且做好,你总是不能够成为行业领先者,这一切的问题在哪里,为什么高效能人士总是能够取得重大成就,而我们却不行,明明很重要的事情却总是出差错,完不成,死线逼迫下疲于奔命。世界时间管理大师博恩·崔西的经典作品《吃掉那只青蛙》针对如何过高效生活,完成重要事项给出了21条法则,执行法则帮助我们克服要事拖延的恶习,成为自己生活的掌控者。
博恩·崔西认为你每天最大最重要的那个任务就是一只青蛙。他认为如果你每天早上第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你能够在成就感中顺利地做好一天工作,因为知道一天中最难熬的事情已经过去了。为了能够保证在一天之初就开始吃青蛙不拖延且快速完成,博恩崔西提供了21个方法。
1.明确目标。在吃青蛙之前,你需要先确定青蛙是什么。把你想要做的事情写下来,高效能人士之所以做事快速是因为目标明确,并且绝不分心。目标是什么,什么顺序,什么原因这些内容越清晰,动力越足,就越能快速高效吃掉青蛙。写下目标要决定自己想要什么,达到目标必须要做的事情,设置好截止时间,把要做的事情变成计划,做计划中要分清主次,即刻行动,每天都围绕核心目标行动。
2.提前制定每日行动计划。克服拖延的有效方法是提前制定计划,而你当日的首要目标应该是能够带来最大回报的事情。计划能为整体行动节约时间,你需要有整体目标比如半年或一年目标,月目标,周目标和日目标,日目标,周目标、月目标都要包含你的整体目标中的内容,将其拆解到每日。成为简书签约作者是我今年写作的目标,那么我的月周日目标里都有写作相关的计划,每天做一点,向最终目标靠拢。
3.运用2/8法则确定重要事项。每天要做的事情多,人的精力永远无法做完所有事情,但是却可以集中精力做好一件最重要的事情。2/8法则让我们找到一天中最重要的20%事情,他们产出80%的成果,10件事中只有2件能够产生这样的效率,将精力集中在这些事情上,把他们变成这一天要吃的青蛙。不要追求完美把精力耗费在80%的小事上,那些事无法产生深远影响,做了并不会让你靠近你最大的目标,我之前就特别喜欢抠细节,然而花了很多时间却并不能对大局产生什么影响,这样的习惯就应该被修正,把时间花在做重要的事情上,做事情先想想是不是真正重要,然后再去行动。做最重要的,持续这样坚持变成一种习惯。
4.考虑结果确定重要事项。要对做的每一件事情进行结果预判,站在长远角度来看待事情,并选择那些会产生深远影响的事情做,也就是史蒂芬·柯维所说的第二象限,重要但不紧急的事情,他们常常具有这样的深远影响。用事情的长远影响判断当下的决策。行动前问自己,这件事情符合长远目标吗?重要吗?需要优先做吗?这样问一问就会提醒自己不是什么事情都要投身去做,要把优有限的精力投入到那些少数重要的有长远影响的事情上。比如,阅读就是这样的事情,虽然它不会立刻产生巨大成果,但是每一天的收获和成长,在长远来看就会形成巨大的竞争壁垒,所以是符合个人发展目标的事情。Ray DALIO说过,看事情不要只看一层结果要看长远结果也是这个道理,减肥忍不住吃雪糕时候都是集中在一层结果吃完很爽上面,没有看到长远结果饮食计划打乱,培养长期结果视角成为一种行为习惯对于克服拖延症有疗效。
5.才有ABCDE方法确定重要事项。决定事情是否重要可以通过列出事项被给事项贴上标签的方法。A类是产生重要结果的事情 B类是应该做的事情 C类是做了也很不错的D是转交给他人做的事情E是要删除的事情。A类如果有几个则表明A1A2,博恩·崔西认为不做完A1就不要进行A2,一次只做一件事,做完后再转移注意力。ABCDE方法可以和2/8法则结合使用来判断事情的重要性,通常A事项都是“2”的部分,要优先做。当然也可以结合四象限法则,第二象限的多数是A或2部分的,但是第一象限有时也会成为A,尽量不要让事情进入第一象限,否则就会很被动。
6.关注关键结果。关键结果是我们做工作时候的主要指标,像人体重要体征一样,这些指标不好工作再努力也是徒劳,没人认可。和你的领导确认好哪些是工作的关键指标,然后在关键指标上为自己打分,哪些指标好哪些差,差的就是拖延症多发区域,要重点关注这部分的行动,因为弱项指标决定了你能力的水平。我曾经在工作中非常不擅长总结汇报,影响自己在工作中的其他部分成果,整体水平被定在你汇报的水平上,汇报不出的做了也然并卵。所以多问问自己什么技能如果提升将显著改善重要指标表现,提高我的职业生涯天花板,迅速行动提高它。在工作中经常问自己这个问题,长此以往,就会不断进步。
7.要事先做。人们每天都在超负荷运转大概是能力的110%-130%,可是事实上事情永远不会完,要事忙你会忙死的。有人说这样每天被死线追效率也挺高的,但是死线下的工作被科学证明是错漏最多,最不具有创造力的工作方法。为了不被死线追赶得上气不接下气,问问自己什么是最有价值的事情?哪些必须要我们亲自做,做得好就会产生巨大改变?什么才是最好的时间利用事项?选出那些值得做的事情做,放弃其他80%吧,保护好要事的效率才是高效能认识。
8.开始执行动作前做好准备。为自己营造一个良好的工作环境。清理好书桌桌面和工作空间,完成工作需要什么资料、工具也准备在手边,让一切就差完成吃青蛙的动作。干净整洁的工作环境能够减少焦虑和分心的可能性。身体姿势也很重要,坐直,以一个积极的姿态面对将要到来的重要工作。
9.做好该做的功课。成功唯一确认的做法就是总是超预期地完成任务。想要超预期,就要做好台下功课。完成一项任务总是需要种种技能,需要哪些就学习哪些,成为一个终身学习者,不要有一劳永逸的思想。你永远不知道自己会成为一个怎样的人,因为你的目标让你学习更多的东西,你将成为和过去的自己不同的人,你甚至无法想象未来自己到底会有哪些技能,但这反而令人期待未来那个更好的自己。
10.利用你特殊才能作为杠杆。虽然是老生常谈,但是找到你特别有感觉的某类事情,这些事情你做得更快,更好,如果没有也没关系,多试一试,选择几个深入投入,你会发现越是投入你对某些事情的感情越深厚,大多数人天赋平平,异于常人的地方常来自于投入时间反复练习。坚持做自己擅长的事情,或者说坚持做一件投入比他人多的事情。找到属于自己的领地开矿,要来劲儿得多。
11.发现你最重要的障碍。发现擅长不容易,但是发现阻碍倒是不难,如果不能找到你爱的,先找到那些困扰你的大石头把他们搬走,解决这些问题将极大提升你的效率。这些阻碍是限制个人成功的关键因素,不过问题都是机会,在自己身上找到问题然后吃掉这只青蛙。
12.一次一步地挪向终点。马拉松跑者不能想着重点的遥远,而应该看眼前的目标,一点一点达成,拖延症发作常常因为任务看起来太大了,老虎吃天下不了口,然后就不想做了,如果每次只设定一点目标,一点点向前推,会比较容易做出成就感。比如我写这篇书评之前要把每一章的内容都做总结,21个部分看上去好多啊,但是每个番茄钟能做2-3个章节,一点一点发现自己的节奏记录下来,向前推进,不加入其他内容,全身心将这件事情完,那么21就会缩小成12,缩小成6,最后成为1,然后达成。
13.给自己施加压力,学会自律。这个世界没人会来拯救你,如果自己不自我要求,那么一生都在等着别人来让你生活更好。你要自己选择青蛙,自己吃掉,和自己进行游戏,设定截止日期,吃青蛙关乎到自我评价和自我尊重。假设你只有一天完成所有任务,明天就要启程离开住所一个月,这样的压力下迫使自己更快完成任务。
14.使身体保持能量最佳状态。吃掉青蛙需要精力充沛,休息好,吃得好很重要。疲惫是拖延的重要因素,太累了睡一觉再开动效率更高,平时要注意运动和饮食,不要吃过于油腻的食品养成良好的生活习惯,每年给自己放个年假什么也不做放空自己。让身体恢复最佳状态才能更好地执行吃青蛙任务。
15.激励自己。为了保持一个最佳的状态,需要时常为自己鼓劲儿。保持一个积极向上的心态,事情看积极一面,出现问题将其看成是学习的机会,吸取教训,找到问题的解决办法,管理自己的情绪,适当给自己奖励。疲惫懈怠的时候也要看到自己的进步,鼓励自己不要因为沮丧停步。完不成任务时候安慰自己调整计划,坚持的事情没必要一天不落,弹性化地不连续中断两天就可以接受。
16.策略性拖延。拖延那些不重要的事情,拖延和优先是同时存在的一组行为,优先重要的,拖延次要的,对那些容易完成但是并不重要的琐碎事情说“不”,这样才能最大程度保护吃青蛙的时间。
17.把最难的事情最先做完。把要做的事情列清单,用2/8法则,ABCDE标签法以及长远结果导向法判断最重要的事情,然后提前做好准备工作,清理好工作环境下面就要开干了。用自律要求自己把每天最难也最重要的事情最先做完,坚持做至少21天行成一个习惯,这样的习惯将会帮助你极大地改善拖延症,是非常值得培养的习惯。越是先做难的重要的事情,你就会越感到满足,增加信心,提高自我评价,你会逐渐感觉掌握了自己的生活。
18.把任务切成小块和挖洞法。难的事情要想做下去战术上必须一点点推进,一次做一小块积累信心,这和培养一个习惯很像,每次一小步,一点点完成建立信心。另一个方法是挖洞法,先做5分钟,然后做别的,每次只要5分钟,可以培养成就感,一旦做下去就会停不下来,因为做重要的事情的满足感非常强烈,会产生内驱力。即刻行动,立刻去做,成为一个行动派。
19.创造大块时间。时间是完成任务的保障,创造大块时间的能力至关重要。提前规划能够帮你确认哪些时间可以用来集中工作不被打扰,专注于完成一项重要任务。此外,早起、利用零散时间也能够帮你积攒出大块时间。
20.创造紧迫感。当做重要任务时候持续保持一个行动水准时候,这种紧迫感能够让人产生心流体验。这种想要尽快完成任务的内驱力。行动越快你越有能量,达成的任务越多,最终你就感到越有效率。所以对自己说“立刻做”一旦分心就像冥想时候一样让自己“回到原来的任务上”。
21.全力以赴一次一个任务中途不停下。一旦选定重要任务投入,就不要停下,直到100%完成任务为止。把这个作为一个考验,这是一种自律,去在应该的时间做应该的事情,不管喜不喜欢。
以上21条是博恩·崔西对于吃掉一个青蛙的21条法则,起核心思想就是找到重要事情,放弃其他事情不要完美主义,找到要事后一点一点不停步地完成任务,长此以往形成习惯,将带我们脱离拖延症陷阱成为高效能人士。
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