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02工作流管理--如何把事情搞定

02工作流管理--如何把事情搞定

作者: 范彬泰FBT | 来源:发表于2016-06-28 22:18 被阅读41次

    提纲:

    • 注意力是稀缺资源,太多的令我们分心的东西,我们想要专注。
    • 每个人都或多或少的有拖延症习惯,导致成为了deadline的奴隶,工作学习效率很低
    • 工作流管理的理论层出不穷,番茄工作法让我受益良多。
    • 最近又接触了GTD工作法,5步走战略同样是为了让我们的生活高效。
    • 时间管理是个悖论,因为我们的时间是有限的也是固定的,平等的。我们只能做到有效率的利用时间,我们只能选择自己填充时间的密度和填充时间的材料。具体就是我们能够利用多少时间,我们利用这些时间来做什么,如何提高我们在同样的时间下的效率。
    • 首先如何尽可能提高时间利用的百分比,找到隐藏的时间块。
    • 在某一个时间块里如何提高效率,番茄工作法利用学习认知的节奏来提高效率。
    • 如何选择填充时间块的材料,也就是我们要在这个时间块里做什么,这个就是行为管理。
    • 最底层的是要确定我们的价值观,然后是长(3-5年)短期(1-2年)目标,这两个是最重要的依据。确定所选择行为的优先级,重要还是不重要。
    • 根据行为的完成时间要求决定是紧急还是不紧急
    • 然后是看所选择完成的行为的客观条件是否具备。
    • 完成这个事件的时间是否足够
      *我的精力状态是否允许
    • 收集器管理,实体()和信息(信息管理-标签体系和笔记本体系)

    这是我在简书的第2篇文章
    正文:

    我们生活在一个最好的时代,因为有互联网,但是我们也生活在一个无法专注的时代也是因为互联网。诞生于六十年代的互联网让整个人类进入了一个新的虚拟世界,无形中给人们的生活增加了一个新的维度。依托于互联网而兴起的社交网络进一步改变了人与人交往沟通的方式,将人们的社交圈以产品的方式展现出来,不得不说这是一个伟大的发明。但是欣喜之后,人们开始审视社交网络对人们生活的影响。这个伟大的产品就像宇宙中的黑洞,正在吞噬着人们的大量的时间,它的强大的吸引力占据了人们的注意力,似乎每个人无时无刻的都在刷着各种社交媒体。因为这些令人眼花缭乱的信息充斥着人们的生活,许多人开始意识到专注逐渐成为了一种稀缺产品,于是各种各种的时间管理的理论开始出现,指导人们如何提高专注力,进而提高生产效率。

    那么有好奇的小伙伴就产生疑问了:我们每个人的时间每天都是24个小时,难道这些神乎其神的时间管理理论能让我们多出几个小时吗?显然这是这是不可能的。那么时间管理的意义在于什么呢?从本质上来说,我们虽然不能决定我们的时间总量,但是我们可以决定填充这些时间的行为,也就是说我们可以决定在这些时间内做些什么,所以时间管理的本质其实是行为管理。不仅选择不同的填充材料可以调高时间块的使用效率,而且提高已选择填充材料的密度可以达到同样的目的,也就是提高该行为的效率。总的来说,时间管理的本质不是管理时间,而是如何使用时间,提高时间的产出效率取决于两个方面:在既定的时间块内做什么事情以及如何高效率的完成这个事情。

    如何才能决定在既定的时间块内应该做什么事情呢?一提到做选择很多选择困难户就开始发愁了,其实我们大多数情况下我们无法做出选择是由于我们从来没有思考过我们的“价值观”和我们的目标。许多人可能是从政治课本听过“价值观”词汇的,但是从来没有思考过什么是一个人的价值观。这个一个舶来词汇,对应的英文词汇是“value”,这个词的名词意思是价值,所以就被翻译成为了价值观,但是它还有动词词义-看重,珍视的意思。价值观这个词应该从动词的角度来解读更为容易理解,一个人的价值观就是你看重的东西。价值观对一个人如何做出选择的重要程度就像一个国家的宪法对于整个司法体系的价值,它是一个人的根本法,是我们做出一切选择的基础。例如一个看重个人成长另一个人看重及时享乐,那么对于晚饭后的时间块做出的选择前者可能会看一本书,练习一个技能而后者可能会去酒吧或者KTV来消耗掉这个时间块。大多数的人从来没有思考过自己真正看重的是什么,所以很多时候都是由别人来决定自己的时间块应该如何消耗的,所以很多人喜欢随着这个词。

    除了一个人的价值观对于我们如何做出选择至关重要,我们对于自己人生的长期和短期目标的设定同样给我们做出填充时间块的行为有着重要的影响。一年以内要达成的目标可以视作短期目标,三年或者五年的时间跨度可以成为一个长期目标的设定长度。我们设定目标是因为我们对自己的人生有所期待,一个男生可能因为希望自己能够练就一身结实的肌肉开始制定健身目标,一个女生可能因为希望自己腹有诗书气自华开始制定读书计划,一个年轻人可能希望自己的事业更上一层楼开始制定出国留学计划。这一切的目标都是源于对于人生的热爱和期待,所以用与完成这些目标有关的行动去填充我们有限的时间块显然可以让我们的人生更有意义。现在大学生抱怨生活迷茫根源在于没有指定自己的目标以及现在的大学生生活迷茫的根源就在于没有设定自己人生目标以及去为自己的目标作出脚踏实地的努力,否则哪有那么多时间抱怨。

    要设定自己的目标需要对自身的优劣势和自己的未来作出认真的思考,同样找到自己的价值观也是需要向内探索,经常反省自己,这两个过程都不是一个轻松的过程。除了这两个最基础的准则之外,我们还要顾及到当下我们的责任域,无论是来自工作的还是生活的,因为有些事情尽管和我们的目标无关但是也不得不做。另外从客观上看,完成该事件的时间是否足够和所需要的实现条件是否具备,从主观上来看我们自己的精力是否充沛,这些视角同样也为我们提供了一个做出行为选择的依据。总之,选择什么样的行为来填充我们的时间块就像线性规划中的最优解,我们要结合各种限制条件来找到最恰当的行为,只有做好行为管理才能提高我们人生的效率。

    前面说到了如何管理行为,如何依据我们的价值观,目标和各种现实条件去选择在既定的时间块内应该做什么事情,那么如何提高该行为的做事效率则是另外一个值得思考的问题?现代的神经科学研究给出了答案:大脑的工作学习是有节奏的,它需要在一段时间之后做出修整,就像是给予大脑辛勤工作的奖励,这样才能让大脑在较长的时间内高效率运转。然而无间隔的长时间高负荷的让大脑工作很容易让大脑宕机。我们在生活中就有这样的体会,如果我们学习了很长一段时间之后,我们自身就开始排斥学习或者工作这件事情,进而去寻找娱乐项目,这是因为大脑工作之后需要奖励,如果它的主人没有提供这个福利,它只能罢工争取自己的权利了。针对大脑的这个工作机制,番茄工作法提供了一套完善的工作流管理机制,核心是让大脑工作25分钟然后修整5分钟然后重复这个循环,这种工作节奏会带给大脑一种正向循环,从而极大的提高我们在时间块内的成果产出。

    每个人都希望人生过得有意义有价值,但实现这个目标的前提是要主动的思考我们的价值观是什么,然后制定我们的人生目标,有了这两个基石,然后我们可以思考填充时间块的行为是什么,即管理我们的行为,行为需要管理是因为时间是有限的稀缺资源。另外通过运用符合大脑运行节奏的番茄工作法能够让我们的效率翻倍,从而让我们的生活变得有序,工作变得高效。

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