整理/朱朱哥弟
一、坚持实事求是的思想路线
首先必须以事实为基础，从客观实际出发。公文所根据的和陈述的事实，必须是确切真实的，决不能虚伪不实，更不能弄虚作假、合理想象。如果失实或部分失实，就会贻误工作，造成损失，有关人员要被追究责任，公文本身的威信、效能也要降低或丧失。
同时，要符合实际情况，切实可行。行文要少而精、注重实效。切忌为了某种原因而弄虚作假，华而不实；或主观主义想当然，或粗心大意，或迎合领导意图，或瞎指挥，以致把不切合实际的决策硬塞进去。
二、坚持四项基本原则
我国是社会主义国家，共产党是领导核心，党的政治领导体现在它的正确的路线、方针、政策上，就是说，党和国家从全局的高度制定的政策、法令，应是广大人民群众最根本利益和最高一致的体现。各级机关的公文要和党中央保持政治上的一致，就是要坚持四项基本原则，这是各级机关公文具有权威性和约束力的关键所在，违背了就失去自身存在的法定基础。
三、符合本机关职权和责任范围
公文是代表制发机关发言的，因而必须行使职权，恪尽责任，绝不应规避、失职。草拟、制发和处理公文时，一定要明确所述事项、问题是否是本机关有权解决的。不是自己管的，管了，是擅权；是自己该管的没有管，是失职。
这里需要注意两个问题：一是涉及几个部门权限，又不能单独解决，要由主办部门会同有关部门，协商讨论取得一致意见，草拟会签，联合行文；二是本系统本部门迫切需要解决的问题，并非就是自己有权解决的，这种情况，必须行文向上级机关反映解决，或会同有关系统、部门共同协商解决；擅自解决，制发了公文也会落空。
四、文字形式的注意要点
公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。
（一）开门见山，主体显豁。
首先提出要点，知道是说什么事；要做什么，怎样去做，让读者易于明白。不可绕圈子，更不可像文学作品，看半天不知怎么回事，最后才琢磨出点意思来。
（二）结构单纯，条理清楚。
做到论点集中，因由明显，衔接紧密；叙述事实线索清晰单一，特别注意条理性，可以采用小标题分层分条开列的方式，但注意分层不宜太多。
（三）语言规范、口吻得体。
礼貌用语，主要有三个方面。
其一是称呼。第二人称可用“你处”、“贵校”；第一人称可以用“我处”、“本处”、“敝公司”；第三人称可用“该人”，也可称名号。
其二是要求，除“命令”、“必须”等直接要求的词语外，可用“希”、“望”、“请”等祈请礼貌语；上行文还可以增加“恳请”、“吁请”等；平行文可加用“拟请”等。
其三是答复，除直截了当的“同意”、“不同意”、“可行”、“不可行”外，可采用一些缓冲意味的词语，如“不予同意”、“不拟同意”，特别是平行机关之间不能用硬性否定词语。
结构用语也有三个方面要求：
其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等；如是实际情况，可用“由于”；如是动机目的，则多用“为了”；如申述已知事由，多用“”“”等。
其二是过度用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。
其三是结尾用语，如“特此通知”、“是否妥当，请指示”，“当否，请指示”，“如无不妥，请予批准”。等等。
（四）掌握程式又要“程式化”。
公文有程式化的特点，即，有统一规定的种类、名目、格式规范和制发过程，连语言风格也自成一格。这就要求我们在公文写作实践中，只能掌握它而不能任意改变；但是，程式之中有变化的余地，而且社会在发展，机关工作也要与时俱进，写作可以突破它发展它。只有首先掌握它的规格程式，运用自如，才能“化”程式，变化发展，突破常格，写出有声有色、深入人心的好文章。
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