时间管理100讲-50 用反思三问清空爆满的收件箱

时间管理100讲-50 用反思三问清空爆满的收件箱

在上一讲中我们讲到了“连接想法与行动的3个问句”。

我们每天都有很多事情要做，在我们的大脑里每天都会冒出很多想法。

如果我们不能用一个优秀的脑外系统来管理自己的想法，那么很多事情就会被遗忘，因为我们的大脑是记不住事情的。

而当我们的事情没有被完成时，我们的大脑就会感到非常焦虑。

我们把存在于大脑里的事称为“杂事”。

如果大家学会了清空大脑的技巧，学会把所有的杂事放到脑外系统，例如我们推荐的软件：Omnifocus，当然大家也可以用自己熟悉的，自己喜欢的记录软件，例如：备忘录或者纸笔记事本......都可以。

当我们把自己很多的想法与待办事项从大脑里移除，把它们移记到软件或者纸上时，我们就能进行更清晰的评估，进而把重要有意义的事都由想法转化为“下一步行动”。

在上一讲中我们提到了“体检”的例子，其实体检对我们的工作和生活可能影响并不大，但是如果没完成，我们就会焦虑它，或者忘记它，没计划地猛然想起，我们也无法立刻就解决掉它。

所以像“体检”这一类的杂事，我们只有先把它记下来，我们才能安心地继续做手里正在进行的工作，它就不会引发我们的焦虑和关注。

而等到我们有空的时候，打开自己的收件箱，看到这众多的杂事，我们就可以批量评估，并转化自己的下一步行动。

见到每一件自己记录下来的杂事，我们都问自己3句话：要不要做？我要达到的结果是什么？我的下一步行动是什么？

例如：把“体检”转化为“我要打电话预约去体检”。

我们要把收件箱清空，把每件杂事都转化成：我+动词+关键人+事情。
这时候我们的杂事和想法就没有了，有的都是下一步行动。
我+动词+关键人+事情，这个句式里面有动词，有动词我们就能很容易地进行相应的行动，并且把类似的行动组合在一起批量地做。

比如：打电话、电脑处理、在家、外出、委托他人......根据性质与情境，我们可以批量地行动处理。

其实这就是我们之前讲过的“情境清单”。

当我们情境清单上的事情设定了明确日期时，我们就要把它移放到日程表上去。

所以，要把大脑里的事情和想法付诸于行动，我们首先就要把它们收集到脑外的记录系统，例如你认可的软件或者纸笔。

为了进一步去实施，从而让我们取得结果，我们还需要把收集下来的杂事转化成下一步行动，然后我们就会拥有相应的情境清单和日程表。

情境清单和日程表，是两个非常重要的分类，情境清单很灵活，日程表很严谨。

要把大脑里的想法和杂事转化为下一步行动和情境清单，以及日程表，就必须经过这3个问题：要不要做？我要达到的结果是什么？我的下一步行动是什么？

每一件事都需要问这3个问句！

时间管理100讲-50 用反思三问清空爆满的收件箱

刚开始大家会觉得特别困难、特别麻烦和特别不习惯，因为你的事情非常多，你要一次性把所有的事情按照这个标准重新筛选，工作量会非常大。

所以这就要求大家要抽出专门的时间来做这个行动。

一旦做完了这个事，你的杂事收件箱一旦被清空，所有的行动都被放入情境清单和日程表，接下来你就会轻松很多。

而当下次再有新的事情进来，要处理的数量也是少的，你再进行评估和转化就会很容易。

所以，经常地使用易效能系统，你才能全面地掌控自己的工作与生活。

所有的东西对初学者来讲有一定的难度，在我们的线下课，叶老师和易效能的专业教练们会帮助你快速地启动。

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