五段式横向管理方法

如何妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统，用五段式横向管理方法，有三个步骤需要特别注意。

第一个是收集步骤，你应该将一切可能给大脑带来负担的事务，百分之百地收集起来，既包括已有计划但还没启动的事务，也包括正在处理但还没结束的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，形成材料，才能百分之百地解放大脑。至于收集的所用工具，从原始的小本本、便条纸，到现在常用的 App，每个人都可以根据自己的需要自行选择，但应当注意一点，工具的种类不要太多，否则，通过不同种类收集而来的材料，会显得过于分散。

第二个是理清步骤，面对收集起来的材料，你应该做出判断。首先，要判断材料所关联的内容，是否需要你采取行动。如果答案是否，无需采取行动，你应该根据实际情况，将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉。而如果答案是需要采取行动，那你接下来再做一个判断，行动是否能够在两分钟之内完成，如果能，就马上着手处理；如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。

这里谈到的两分钟处理原则，是 GTD 方法的一项重要应用，它的背后是有一套逻辑的。GTD 方法认为，像这样的工作如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再来着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟，因此，两分钟能搞定就马上搞定。两分钟原则特别适用于我们面对大量琐碎事务的情景，例如，面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件，最佳的选择是看了就回，而不是先扔一边，想着明天或是某个时间再来慢慢回复。扔下的结果，往往是未来被迫花费更多的时间精力，甚至干脆就忘掉了。

第三个是执行环节，经过理清、整理和回顾阶段的工作之后，最初收集的材料会变成具体的工作清单，而如何选择工作的执行顺序呢？GTD 方法认为，可以用四个标准来进行判断。第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作；第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作；第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作；在考虑过这三个标准之后，最后一个标准是重要性，你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优先处理。后面的步骤再依此类推。