最近公司组织了一次员工季度活动，而我是这次活动的主要负责人。从这次活动以及过往组织活动的经历，我稍微总结一下，要组织好一场员工活动，我们可以从以下几个方面入手。
一、需求收集
重点是高层和中层的需求。根据活动目的，也可以收集部分员工需求。
一个活动组织的好与坏，和是否能够满足公司、领导层面的需求非常重要。活动的组织者一定要知道，这次活动组织，公司希望达到一个什么样的目的？
同时，要搜集关键的部门负责人，以及普通员工里面一些意见领袖的意见，他们的参与度和评价，会直接关系到本次活动最终的群众反馈如何。
如果高层领导没有直接要求必须做某一类型的活动。那么，一般组织者可以根据预算，自己先准备几个初步的方案，而这几个方案是已经收集了中层和部分员工的意见，给高层去做选择题。也可以根据自己的判断，去主要推荐某一个方案。一般高层领导也会采纳大多数人的意见。
这次我们主要活动目的是促进沟通交流，不想太严肃，轻松一点的，希望大家在开心，愉快，轻松的活动中，增近了解。
二、预算
明确了活动需求之后，还有很重要一点，那就是预算。一般按总体费用，和人均费用来计算。
一般公司会做年度预算，已有预算，一个多大规模，档次的活动已经比较明确了。
这次是一个季度的小活动，人均费用200元，也就决定了，我们只能找周边的，车程在一小时左右的景点去玩。在这样的一个基本条件下，我们就可以找到供应商，旅行社或者是拓展机构，能给我们做预算范围内的方案。
三、主要内容和形式
这次活动，刚开始是有几个方向的，爬山，漂流，烧烤，玩水。最后我们确定的是漂流。因为老板，重要的业务经理，副总，他们都更倾向于去漂流，而且公司两年前去过漂流，人员流动相对较大，不少人他们是没有去过的，去过的人也觉得很好玩，想再去，于是我们就定下来了，这一次的活动的内容是漂流。
那漂流完之后还要干什么呢？那有人建议就是说可以去摘水果呀，或者是去周边的一些玻璃桥景点。考虑到费用的问题了，我们也只能去摘水果。
于是，内容就确定下来。
四、选择合作伙伴
确定了活动内容，接下来，我们要选择一个合适的合作伙伴，主要考虑的两个方面是，一个是服务，一个是价格。我们的服务主要内容是漂流+摘水果，这样我们让每个旅行社报同样行程的报价。我们再来比较。
我们有几个主要渠道：网络，过往供应商，朋友及介绍。这次我大概问了，5到6家的一个报价。选择了三个觉得性价比高一些去问更多的细节。比如说，有几个导游，餐标是多少？有没有其他赠送？旅行社有无实体店？在水果摘的是什么水果？漂流可以几点开始？和他们的客户沟通的过程中，其实也可以感受到他们的客服是否是专业。因为如果是他们经常做这条旅游线路的，他可能会比较清楚景点的一些情况，景点的一些设施有没有开放，开放时间是怎么样的，这也是服务的一个方面。
因为我有一个朋友，他们公司就是做旅行社的，所以正好，我就可以把其他旅行社完整方案和细节，然后告诉他，让他给我做一个报价，如果在他们可以做的情况下，给我一个更优惠的价格。
所以，做活动有自己的一些熟悉的供应商资源，也会对自己搞活动帮助比较大。这样在后期的配合中，沟通协调，对一些矛盾处理会更容易一些。
五、确认合同条款和细节
基本的方案出来之后，就可以向上级再做最终的确认，包括具体的活动行程安排细节和价格。在征得领导同意后，我们就要准备去下一步签合同。
签合同的时候，主要有这几个方面：
1. 费用计算方式及价格。成人价，儿童价，只参加某个项目的价格，不参加某个项目的价格。是否按实际人数收费。
2. 车的大小，意外保险的保额，餐标及菜单，其他付费项目及价格，是否有其他隐形消费，是否有赠送饮用水，帽子，横幅，雨衣等，导游人数。
3.定金/预付款如何支付。有的旅行社要求在出团前支付80%或全额的款项。
4.尾款支付。尾款要在行程结束后几天支付。
5.纠纷处理。
六、活动方案
1.活动主题：确定了具体的活动行程之后，就要确定活动主题。活动主题是为了让员工能够更明确知道，公司的活动目的和意义是什么，公司提倡什么？当然，这个主题也会做成横幅，用于拍照，宣传企业文化。这样让整个活动看起来就不仅仅是普通的旅游，也会有整体性。
2.活动内容：确定了活动主题，我们要围绕这个主题来设置一些活动。比如说我们这次活动主题是快乐沟通，那怎么样能够让员工能够有更多的沟通和互动呢？
我们在活动中就通过了分小组，然后举行这种竞赛式小组游戏，比如拍小组的合照，吃葡萄游戏，摘葡萄评比。这样，通过游戏，把一些平时接触比较少的小伙伴，放在一个小组里面，让大家通过这种游戏，有一些话题来进行互动，能够增进交流和了解。整个活动也就多了一些趣味性和互动性。
3.活动时间最好提前两周公布，以便员工做好时间安排。
4.分工及安排
一个活动肯定不是一个人就能够，全部组织下来的，肯定需要其他人的一些协助。如果自己部门有同事可以帮忙，安排他们来做是一个最好的选择。如果本部门人少，那你需要找到比较合拍的同事来协助你，做一些活动中的协调和组织。
那分工的话就包括，一些活动物料的采购，活动中的拍照，物品的保管，游戏的主持，还有各个环节的工作人员，以及如果是包车的话，每个车需要安排车长，来负责集合点名。
如果是分小组的游戏，需要提前安排专门的同事来负责分小组，以及前期的沟通和组织。
七、活动执行
计划总是赶不上变化的。活动过程中，总是会出现这样或者那样的问题。所以在活动的执行过程中，就需要组织者能够快速的根据实际情况做一些调整。这些临时情况就包括：
1.早上集合迟到。活动当天总会有一些员工迟到或者是来不了。如果是迟到10到20分钟，可以勉强等一下，但是如果是时间太长的话就不建议等一个人。嗯可让他自己坐车过去，或者干脆不要去了。
而还有一些不来的人，如果是他不来会影响整个公司后期结算费用的话，那就需要提前通知清楚，如果当天来不了的话，需要自己来负责费用，这样也会给员工一些压力，让他们提前报过名的都能够准时来参加。
2.天气问题。除非天气特别恶劣，一般都是可以正常完成行程的。这个其实不用太担心。不过，有的活动项目因天气原因进行不了的，就及时改成其他活动也是可以的。
3.时间的问题。行程的时间是安排好的，尽量不要有太大变化，如果因为特殊时间导致行程拖延，要及时看一下是否可以减少后面的行程。这个问题，需要及时和上级领导做好沟通，并且和员工说明情况，客观原因一般大家都可以理解。
4.景点的问题。有的景点出发前没有确认好一些具体内容，导致去了之后，事先安排的活动无法进行，这个时候，要及时和导游，旅行社沟通，确认。如果可以沟通解决最好。沟通无法解决是，要尽快反馈上级，取消或者变更为其他活动。
5.人数的问题。如果公司人员较多，点名就需要每次确认清楚。因为这个涉及到团费，以及安全问题。
6.活动指引的问题。活动过程中，正常情况下，导游会进行活动指引。但是万一遇到一个糟心的导游，或者导游忙碌的时候。组织者就需要及时充当活动指引，告诉员工更衣室，停车场，洗手间，以及接下来的活动安排。特别是主体行程和主要负责人及工作人员的联系方式，一定要提前通知到员工。因为有时候，景点，吃饭，下一个景点都是需要坐车才能到。每一次下车活动，就意味着有可能有员工找不到车在哪儿，或者有人单独行动找不到人。
7.活动前两周，进行内部通知和报名确认。活动一周，根据报名人数进行分车，分组，并公布。各项物料采购完毕。
8.活动前一天，清点物料，准备好通讯录，全员通知提醒。并召开专门会议，对工作人员培训行程安排，分工，注意事项。
9.活动当天，工作人员应提前到到达，把物料拿上车，并联系车辆，指引员工上车。车长带好通讯录及笔，进行人员清点。
八、注意事项：
1.所有的游戏环节，自己要先预演一下，保证环节的顺畅合理。特别是注意控场和时间。
2.出行最关键的是，安全第一。一定要提醒员工注意人身和财产安全。照顾好小孩。
3.集合次数太多的时候，每次下车前告知停留时间和上车时间。
4.一些果园是可以任摘任吃，带走需付费。有的是只能试吃区试吃，摘果需付费。需要提前确认好。
5.注意识别导游安排的购物点，避免被宰
6.肯定有不顺的情况发生，但是组织者不能慌乱，尽量协调和安排，让大家带着愉快的心情玩耍。毕竟出去玩，开心最重要。
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