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技术写作实例解析 | 清晰为上,朦胧非美

技术写作实例解析 | 清晰为上,朦胧非美

作者: Lilian_Lee | 来源:发表于2017-10-18 19:35 被阅读10次

“今晚月色真美”这种朦胧的言辞是不适用技术文档的。最好不要让用户“反复推敲你句意有几种”,也不要让用户感到你“稠密的心思没几人能懂”。在技术写作的世界里,清晰、直白、明确才是正途。

Easy reading is damn hard writing. — Nigel Hawthorne

为什么要清晰?

清晰 (clarity) 是好的技术文档的基本要求之一。

一方面,清晰有利于用户快速而正确地理解文档,避免因歧义、模棱两可引起的操作不当等问题;另一方面,清晰有利于提升文档的规范性,便于文档维护。

如何做到清晰?

如果你想系统地了解技术文档中如何做到清晰,可以参考 Developing Quality Technical Information 一书 Chapter 5: Clarity 这一章节,里面有详细的规则和实例讲解。具体的七项规则如下:

要在实际的技术文档写作中运用好这些规则,还需多多实践。本文选取其中常用的 Avoid ambiguity 这条,结合实例跟大家分享具体该如何运用。

技术写作实例解析说“清晰”

说明:本文实例摘取自开源分布式 NewSQL 数据库产品 TiDB 的技术文档

避免模糊不清、模棱两可的具体做法:

  • 使用意思明确的词
  • 避免名词和动词难以区分
  • 重要操作的描述要足够清晰具体

实例 1

Original:
You can view the statistics status through certain statements.

Updated:
You can view the statistics status using the following statements.

本例句的上文是文档内的小标题,下文是关于查看不同类型统计信息的语句和返回结果。在 Original 版中,through 和 certain 这两个词都不清晰,可能会给用户造成困惑。

through 一词常常被用来表达中文的“通过”,对应的意思是 by means of “凭借”。use 一词意为“使用”,则更加清晰明了。

certain 一词常常被用来表达中文的“某”,本身带有不明确的意思,如:某些原因;类似的还有 some。所以,一般来讲,技术文档中应尽量避免此类词。

回到例句中来,将 through certain 改为 using the following 后,句子的表意明显更加清晰。用户可以很容易地理解,使用下文的语句即可查看统计信息的状态。

实例 2

Original:
The TiDB System Database is similar to MySQL, which contains tables that store information required by the server as it runs.

Updated:
The TiDB System Database is similar to MySQL, which contains tables that store information required by the server when it runs.

在 Original 版中,as 一词作为连词时虽然有 when 的意思,但是 as 作连词时还有多个其它词意,如:因为;以……方式;尽管。

when 一词的意思比较明确,就是“当……时”。所以,将 as 改为 when 便可避免词意的纠葛。

实例 3

Original Updated

因为 update 一词本身既可作名词,也可作及物动词,所以 update time 这个表达就有歧义了,既可以表示更新时间这个操作,又可以表示更新的时间。

将 update time 改为 the time of the update,便可以清楚地知道,此处的 update 是名词,指的是更新的时间。

实例 4

Original:
A complete TiDB cluster contains PD, TiKV, and TiDB. To start the database service, follow the order of PD -> TiKV -> TiDB. To close the database service, follow the reverse order of start-up.

Updated:
A complete TiDB cluster contains PD, TiKV, and TiDB. To start the database service, follow the order of PD -> TiKV -> TiDB. To stop the database service, follow the order of stopping TiDB -> TiKV -> PD.

本例句来自 TiDB Binary 部署文档的概述部分,描述了启动和关闭数据库服务的顺序。在 Original 版中,虽然表意没错,指按照启动的相反顺序关闭服务。但对于这种重要操作,更好的做法是将关闭服务的顺序清晰明确地写出来,用户无需思考,直接按此顺序操作即可,避免可能的操作失误。

小结

技术文档的目的不是让作者明白,而是让用户明白。清晰的表达可以让用户一看就理解,提高对产品的满意度。Developing Quality Technical Information 一书所列的七项清晰规则需要 Technical Writer 在写作实践中融汇贯通。小伙伴们若是有什么心得,欢迎一起交流探讨呀~

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