开会.jpg
身在职场，免不了日常的会议。某一天开始，需要你组织会议了，但是你真的会组织会议么？
适合对象：日常协调主持会议者；
等一下，你不想看。呵呵，往后还想升职么？
那核心关键不外乎：
- 会议组织；
- 日程安排；
- 会议进行；
- 后续工作；
会议组织者：
会议准备.jpg
会议准备：
A. 必要性：每个人的时间都是极为宝贵的，每一场会议都会花费组织者和参会人士宝贵的时间。所以，会前一定要确认这会是不是一定要开？如果可以私下沟通的问题，私下解决；如果可以其他方式达成目的的，这会也不用开。
B. 人：确认了会必须要开之后，开始确认会议的主办方，参加会议的人员。并且明确哪些是关键人员，哪些是必须参会的人员，哪些是欢迎参加的人员。大型会议，还需要进行人员再次确认，确保会议顺利进行。
C. 时间：何时举办会议？时间什么时候比较方便与会人员参会？会议的时长要多久？如何安排这些时间，需要有提前的规划。
地点：在哪里举行会议？提前预定酒店，宾馆，或者会议室。会场需要如何布置，会议地点附近是否交通方便等。
日程安排：
日程安排.jpg
提前做好功课后，就要开始拟定会议日程了。
A. 话题：凡是会议，既然必要，必有话题。那么到底要讨论哪些议题？需要讨论，确认下来。 并且如果是演讲话题，也要和演讲人确认话题；
B. 时间分配：话题确认了，那么如何去分配时间呢？各个话题需要分配相应的时间；
C. 会议流程排序：话题和所需的时间确定了，那么就要根据重要性等原则协调话题流程排序，让与会人员得到最大的收获。
D. 后续安排：日程安排确认后，提前安排日程印发。并与参会人员确认参加，尤其是核心人员等。
会议进行：
会议进行.jpg
A. 人员安排：提前安排好计时（准时开始，准时结束，各环节的时间控制），会议记录，会议活动协调人员等；
B. 主持会议：按照既定日程进行会议，并且进行恰当的引导；
C. 突发状况应对：话题演讲人，突发状况，如何去应对；话题讨论十分热烈，然而大大偏题，及时引导回来；突然的新话题，如何面对和引导等等。都要提前准备，做好Plan B.
D. 控场和协调：尽可能的让会议按照既定方案发展，并且协调各方人员达成和谐的气氛。
后续工作：
后续工作.jpg
A. 纪要发放：凡是会议，必要有纪要，不然如同白开。所以，认真做好会议纪要，及时发放。可以根据不同的要求，进行官方版或者简要版的发放。
B. 落实到人：会议上的后续工作，落实到人；会上还没有讨论清楚的话题，争取下次可以有人负责此类话题等；
C. 复盘总结：从开始准备到整体结束，要及时的总结复盘。每一次的参与，都是一次经历，复盘反思不断总结，才能更好的提高。
小结：从来，开会无小事，小事不开会呀。从筹备到进行，需要时间管理，沟通协调能力，项目管理能力等，每一处都是修炼，每一项都是能力的锤炼。晓蓝君，和你一起加油！
网友评论