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用对“工具+思维”,破解项目管理常犯的4大误区

用对“工具+思维”,破解项目管理常犯的4大误区

作者: 女侠展昭 | 来源:发表于2021-08-19 11:00 被阅读0次

    误区一:只顾拉车,不问方向

    项目经理最容易犯的一个错误是,一接到项目指令就开始动手执行,“一顿操作猛如虎,定睛一看原地杵”。本想早点赶完进度,然而,做到中途才发现很多事情远远不是自己所预想的那样,很多项目需求根本没弄清楚,甚至偏离了老板的期望,然后是一阵批评、纠错、返工……让自己陷入被动。

    工具:《项目相关方需求访谈表》

    思维:

    1.    树立管理思维,不要把自己局限为“执行者”,向管理者一样思考和行动

    2.    通过访谈沟通,让关键相关方在项目早期达成共识,明确并统一目标

    3.    尽可能地将项目成果和预期量化,以利于项目顺利关闭

    4.    不要“我以为TA知道”,要假定项目相关方对项目背景一无所知

    5.    利益相关方包括:出资人、决策者、审批人、核心项目成员、客户、最终用户等

    6.    给利益相关方一个表达自己的机会,多方倾听,避免思维盲区

    误区二:只会“做事”,不会“做人”

    项目管理是一项综合技能,既要会“做事”,也要会“做人”。“做事”是硬技能,包含的要素有:定范围、时间、成本、质量;“做人”是软技能,涉及项目相关方、团队、沟通、风险等。

    项目经理通常会花很多精力在硬技能上,忽视“软”的部分,当项目执行不力时,他们往往感到无奈和无助,尤其是做技术和业务出身的项目经理,要避免陷入“技术坑”,项目经理有80%的工作是沟通,“硬技能”和“软技能”两者须同时兼顾。

    工具:《项目团队成员列表》《RACI矩阵》

    思维:

    1.    组建项目团队,体现出团队成员的角色和价值,把合适的人放在合适的位置

    2.    项目管理需要团队协作,发挥团队力量,而不是项目经理单枪匹马一个人战斗

    3.    项目经理要像个“小太阳”,不论项目多么艰难,都要保持好心态,不断鼓励项目成员,打造高士气团队

    4.    WBS工作包分解和风险计划,一定要让项目核心成员参与,唤起他们的参与感和责任心,发挥组织智慧

    5.    放低心态,发挥“非职权的影响力”,去调动技术专家和“牛人”的积极性

    6.    沟通计划中,除了项目成员,还需要跟项目成员的老板做好沟通(尤其是职能型组织)

    误区三:老板不问就不汇报

    有不少“实干型”的项目经理都遇到过这样的苦恼:明明工作很努力,自己没日没夜的冲刺、赶进度,却得不到老板的认可和赏识,远不如那些“会说”“会讨好”的同事来的轻巧和划算。他们甚至还抱怨:做项目已经够累了,为何还要花精力“应付”老板?

    俗话说:光说不做假把式,光做不说傻把式;作为项目经理,我们要做既“会做”,又“会说”的好把式。

    工具:里程碑图

    思维:

    1.    换位思考,老板投入的每一份资源,都希望看到好的结果和产出

    2.    项目管理从上往下推会更容易,要把老板当做可以借助的资源,而不是负担

    3.    定期汇报,让项目靠近战略目标,既能拉高自己的视野,又能提升项目的价值

    4.    与老板以及“老板的老板”对齐,可以减少不必要的变更

    5.    及时“报喜”,避免“惊吓”,向老板展示项目收益,让老板预知项目风险

    6.    里程碑,要么是一个关键时间点,要么是一个重要事件

    误区四:只有起点,没有终点,项目一旦开启就关闭不了

    工作中,有些项目很可能是老板脑子一热所产生的念头,对于项目的成功图像、测量标准、项目范围并没有清晰的定义。然而,这些“拍脑袋”的念头却让项目经理们如图深陷泥沼,一旦进去就不知道如何出来。

    这些看似不可能关闭的项目,其实可以通过合适的方法和工具来破解,我们要定义清楚项目的成功标准、项目范围等,以便达成和落实项目目标。

    工具:项目范围说明书

    思维:

    1.  项目范围说明书,是项目的指南针

    2.  项目范围说明书要跟项目相关方一起制定,达成共识,减少变更

    3.  项目的成功标准要清晰,统一思维,统一成功标准,包括财务的/非财务指标,直接的/间接的收益(比如人员、技能、文化)

    4.  项目制约因素和假设条件,往往与风险相关联,须尽早沟通明确

    5.  理清项目和运营的关系,明确项目的交付物和终点,项目结束后需要转移给运营

    最后

    作为项目人,我们总是会遇到形形色色的问题,所谓逆商,就是内伤+外伤,每一个项目,都是一次历练。

    因此,作为项目人,我们不要怕犯错,跌倒了,大不了拍拍身上尘土重新来过!

    祝好!

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