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「绝对干货」精英人士开会必备:高效会议十要求

「绝对干货」精英人士开会必备:高效会议十要求

作者: 东伯利亚 | 来源:发表于2020-12-10 18:02 被阅读0次

    一、凡是会议,必有准备

    ● 【提示】永远不开没有准备的会议

    ● 1、会议最大的成本是时间成本,三点提示

    ● ①、会议没有结果就是对公司的犯罪;

    ● ②、没有准备的会议就等于一场集体谋杀;

    ● ③、没有准备好的会议必须坚决取消。

    ● 2、会议前准备,三点提示

    ● ①、必须把会议材料提前发给与会人员;

    ● ②、与会人员要提前看材料并做好准备;

    ● ③、与会人员不能进了会议室才开始思考。

    ● 二、凡是会议,必有主题

    ● 【提示】开会必须要有具体的、明确的会议目的和主题

    ● 会议主题重要性与注意事项,三点提示

    ● ①、在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。

    ● ②、没有主题和议程的会议,就像让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。

    ● ③、会议的主题,要事先通知与会人员。

    ● 三、凡是会议,必有纪律

    ● 【提醒】会议纪律,一视同仁,跟级别没关系

    ● 会议纪律,四点提示

    ● ①、迟到和早退都要负激励;

    ● ②、对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒;

    ● ③、对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚;

    ● ④、对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

    ● 四、凡是会议,必有议程

    ● 【提醒】在会议之前,主持人和与会人员明确会议议程

    ● 议程很重要,五点提示

    ● ①、主持人必须清楚,并在会前清楚告知与会人员;

    ● ②、使与会人员能了解会议的目的、时间、内容;

    ● ③、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,天马行空;

    ● ④、使与会人员能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。

    ● 五、凡是会议,必有结果

    ● 【提醒】开会的目的就是共识问题,输出问题解决方案

    ● 会议要有结果,八点提示

    ● ①、会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费;

    ● ②、每个人都要积极的参与到会议议程中来;

    ● ③、会议主持人有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言;

    ● ④、会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长时间会超过人的疲劳限度;

    ● ⑤、会议主持人要设置时间提醒;

    ● ⑥、会议的决议要形成会议纪要,并要在会后当场宣读出来确认;

    ● ⑦、没有确认的结论,可以另外再讨论;

    ● ⑧、达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

    ● 六、凡是开会,必有培训

    ● 【提醒】所有同事掌握高效开会与要求

    ● 1、所有人必须掌握会议要求并能指导:如何开会/主持/记录/追踪/对待分歧/会场汇报等。

    ● 2、培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。

    ● 3、妥善处理避免开会的意见不一或者争论,七点提示

    ● ①、要尽量做到在会上公开称赞、私下批评;

    ● ②、在会中要做到就事论事,对事不对人;

    ● ③、争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人;

    ● ④、对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞;

    ● ⑤、对意见不同也要注意措词;

    ● ⑥、不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意;

    ● ⑦、千万不能为了体现自己而贬低他人。

    ● 4、开会讨论时,提示六点

    ● ①、有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见;

    ● ②、要开放自己的心胸去倾听别人的意见;

    ● ③、不要被自己先有的立场所左右;

    ● ④、不要将你的结论强加于人;

    ● ⑤、需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议;

    ● ⑥、如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论。

    ● 七、凡是开会,必须守时

    ● 【提醒】设定时间,准时开始、准时结束

    ● 如何守时,四点提示:

    ● ①、准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时;

    ● ②、要对每个议程定个大致的时间限制;

    ● ③、一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下,避免影响其他议题;

    ● ④、一个议题一定要有结论的话,要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

    ● 八、凡是开会,必有记录

    ● 【提醒】一定要有一个准确完整的会议纪要

    ● 好的会议纪要,提示五点;

    ● ①、每次会议要形成决议;

    ● ②、会议纪要最好在散会前,念出来与大家共识;

    ● ③、会议的各项决议一定要有具体负责人员及完成期限;

    ● ④、决议需要跨部门合作,一定要在会议纪要中明确说明,这是关键;

    ● ⑤、遵从会议纪要不过夜:最好在当天发布。

    ● 九、凡是散会,必有追踪

    ● 【提醒】记住“散会不追踪,开会一场空”。

    ● 确保高效落地,追踪时四点提示:

    ● ①、会后跟踪和闭环管理是会议结束后真正执行的开始,要加强稽核检查;

    ● ②、会议每项决议都要有跟踪、稽核检查;

    ● ③、要建立会议事后追踪程序,如有意外可及时发现适时调整;

    ● ④、会议纪要牵涉负责人跟紧,特别要注意管理和高层。

    ● 十、高效会议,三个法则

    ● 【提示】三个公式=三个法则

    ● 每个人都要掌握和践行

    ● ①、开会+不落实=零;

    ● ②、布置工作+不检查=零;

    ● ③、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

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