一、凡是会议,必有准备
● 【提示】永远不开没有准备的会议
● 1、会议最大的成本是时间成本,三点提示
● ①、会议没有结果就是对公司的犯罪;
● ②、没有准备的会议就等于一场集体谋杀;
● ③、没有准备好的会议必须坚决取消。
● 2、会议前准备,三点提示
● ①、必须把会议材料提前发给与会人员;
● ②、与会人员要提前看材料并做好准备;
● ③、与会人员不能进了会议室才开始思考。
● 二、凡是会议,必有主题
● 【提示】开会必须要有具体的、明确的会议目的和主题
● 会议主题重要性与注意事项,三点提示
● ①、在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。
● ②、没有主题和议程的会议,就像让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。
● ③、会议的主题,要事先通知与会人员。
● 三、凡是会议,必有纪律
● 【提醒】会议纪律,一视同仁,跟级别没关系
● 会议纪律,四点提示
● ①、迟到和早退都要负激励;
● ②、对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒;
● ③、对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚;
● ④、对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
● 四、凡是会议,必有议程
● 【提醒】在会议之前,主持人和与会人员明确会议议程
● 议程很重要,五点提示
● ①、主持人必须清楚,并在会前清楚告知与会人员;
● ②、使与会人员能了解会议的目的、时间、内容;
● ③、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,天马行空;
● ④、使与会人员能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。
● 五、凡是会议,必有结果
● 【提醒】开会的目的就是共识问题,输出问题解决方案
● 会议要有结果,八点提示
● ①、会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费;
● ②、每个人都要积极的参与到会议议程中来;
● ③、会议主持人有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言;
● ④、会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长时间会超过人的疲劳限度;
● ⑤、会议主持人要设置时间提醒;
● ⑥、会议的决议要形成会议纪要,并要在会后当场宣读出来确认;
● ⑦、没有确认的结论,可以另外再讨论;
● ⑧、达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
● 六、凡是开会,必有培训
● 【提醒】所有同事掌握高效开会与要求
● 1、所有人必须掌握会议要求并能指导:如何开会/主持/记录/追踪/对待分歧/会场汇报等。
● 2、培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。
● 3、妥善处理避免开会的意见不一或者争论,七点提示
● ①、要尽量做到在会上公开称赞、私下批评;
● ②、在会中要做到就事论事,对事不对人;
● ③、争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人;
● ④、对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞;
● ⑤、对意见不同也要注意措词;
● ⑥、不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意;
● ⑦、千万不能为了体现自己而贬低他人。
● 4、开会讨论时,提示六点
● ①、有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见;
● ②、要开放自己的心胸去倾听别人的意见;
● ③、不要被自己先有的立场所左右;
● ④、不要将你的结论强加于人;
● ⑤、需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议;
● ⑥、如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论。
● 七、凡是开会,必须守时
● 【提醒】设定时间,准时开始、准时结束
● 如何守时,四点提示:
● ①、准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时;
● ②、要对每个议程定个大致的时间限制;
● ③、一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下,避免影响其他议题;
● ④、一个议题一定要有结论的话,要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
● 八、凡是开会,必有记录
● 【提醒】一定要有一个准确完整的会议纪要
● 好的会议纪要,提示五点;
● ①、每次会议要形成决议;
● ②、会议纪要最好在散会前,念出来与大家共识;
● ③、会议的各项决议一定要有具体负责人员及完成期限;
● ④、决议需要跨部门合作,一定要在会议纪要中明确说明,这是关键;
● ⑤、遵从会议纪要不过夜:最好在当天发布。
● 九、凡是散会,必有追踪
● 【提醒】记住“散会不追踪,开会一场空”。
● 确保高效落地,追踪时四点提示:
● ①、会后跟踪和闭环管理是会议结束后真正执行的开始,要加强稽核检查;
● ②、会议每项决议都要有跟踪、稽核检查;
● ③、要建立会议事后追踪程序,如有意外可及时发现适时调整;
● ④、会议纪要牵涉负责人跟紧,特别要注意管理和高层。
● 十、高效会议,三个法则
● 【提示】三个公式=三个法则
● 每个人都要掌握和践行
● ①、开会+不落实=零;
● ②、布置工作+不检查=零;
● ③、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
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