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别说你真的懂会议记录!

别说你真的懂会议记录!

作者: 王宜国 | 来源:发表于2018-07-02 10:48 被阅读0次

    今天是 精要思维 第 211 

    在日常工作中,经常会有大大小小的会议要开,特别是一些初创型公司,开会就像家常便饭,先不说这种方式好不好。光是记录会议笔记这件事,就已经难到不少人。


    会议记录最好是结构化的,类似思维导图的形式,简单来讲,就是框,箭头和关键词要点。


    这样的好处:

    1.关键词的连接,不只是简单的核心点,还有核心点之间的连接,有全局观,信息量大,容易激发想象,促进思考。

    2.全是核心关键词,在get到要点的同时,记录速度快。

    3.重点突出,核心突出,还容易在边记录边思考的同时,发现中心(思想)


    1

    传统会议笔记的弊端

    重点不突出

    传统的会议笔记,一般就是在别人讲话的时候拿个本子写写写,不停写还生怕漏了信息。如果写字速度快的人,大概还能记下7成的内容,写字速度慢一点的,则只能记录个3-4成。但记录下这么多信息,往往会导致一个重点不突出的问题。要看完一句话,才知道重点在哪里,而实际上我们只需要知道重点是什么就足够了。

    结构很乱

    由于记录者都是听到什么就写什么,没有很强的整理归纳信息的意识,所以往往记录下来的笔记常常都是碎片化的,没有一个结构。

    需要二次整理

    会议中记录的内容由于过于零碎,如果要拿给别人看,那就还需要进行二次整理,这无疑也会大大增加我们的时间成本。

    2

    用思维导图记录的优势

    记录快速

    思维导图有一个重要的特点:每条横线上只填写一个关键词。不用把整段话都记录下来,只需记核心词就可以了。

    结构清晰

    思维导图就是一个人脑结构,从一个核心出发,然后向四周扩散,再从每个分支下分裂出小分支,每个信息从哪里来到哪里去,每一步都一清二楚。

    重点突出

    由于思维导图的结构非常清晰,如果要拿给别人看,别人很容易就能从图上找到他想关注的重点。

    容易整理

    用思维导图记录,只是单纯记录信息,基本上会议开完,笔记就能出来。

    促进思考

    如果笔记只是给自己看的,不需要发给别人,那你可以在别人的观点旁边简单记录下自己的想法,促进自己进一步思考,发现与别人的不同。

    3

    各种会议类型如何记录

    头脑风暴型

    头脑风暴型会议,就是一群人聚在一起,就某个议题,来进行群体决策或创新思维的一种会议方式。这种会议存在几个特点,一是思维容易发散,容易说着说着就跑题。二是容易产生争锋相对的情况。由于可能会经常出现跑题的情况,所以最后可能逻辑也比较混乱,同时出现了多个议题。那针对这种情况,使用思维导图记录的时候就一定要用手绘来记录,先抓核心议题,这个核心议题主持人通常都会在会议一开始的时候说的。然后你再把这个核心议题内容下的东西画上去,如果出现了其他议题,就另起一个地方,再画一个圈,作为第二议题。

    这种会议通常需要记录以下的信息:

    核心议题;会议的基本情况,包括背景、地点、时间、目的、与会者;想法一、想法二以及想法之下的提出者和可行性。另外还有议题二、三,以及其下待解决的问题。

    其中最重要的是有哪些可行的方案,因为很有可能会议开着开着,就吵起来了,甚至跑题了。所以作为会议的记录者,你要紧紧盯着本次会议的目标是否达成,是否有一个结果出来,因为老板最关心的就是结果,过程如何并不太重要。

    工作汇报型

    所谓工作汇报型会议,就是跟上司汇报之前交代的工作的一个完成情况。

    这种会议通常参与者都会准备些材料,做成PPT或者一些文稿,上面有一些关键数据,来作为自己成果的展现。那这种会议的记录方式就可以根据PPT的大纲或者说是目录,来绘制思维导图的一个框架。如果没有PPT的,你就从他的话里去提炼信息。

    这种会议通常需要记录的信息如下:

    这是我在Xmind 中截取的一个模板的图吗,里面包含的信息基本上能应付我们大多数会议的需要。有些地方可以根据具体的会议来进行修改。

    如果你觉得方便,也可以直接使用电脑上的思维导图来进行记录。这样在有模板的基础上进行记录,也能防止漏掉一些关键信息。

    - end -


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