在制作 PPT 时，大量重复工作占用了我们大部分时间。如何处理重复性工作是提高 PPT 制作效率的关键之一。

我把重复性的工作分为两类：

1. 可合并的重复工作，我们姑且叫它伪重复；
2. 不可合并的重复工作，我们姑且叫它真重复。

一、伪重复

伪重复的意思是可以通过合适的方法可以把重复操作合并为一次，其实不算真正的重复操作。下面我们来看看几种伪重复的处理方法。

1. 全部选择，一次操作

以下操作相信大家都会。

一次选择，统一操作

那么下面这个例子呢？把 6 张大小不一的图片改成大小统高度的图片。同样的道理，全选，在格式里直接填写统一的高度就行了。

统一高度

操作其实很简单，关键是大家要有一个统一操作的思维（上面的操作还用到了对齐）。

2. 提前规划，利用母版

之前我们还讲过母版，母版就是合并重复操作的一种高效手段之一，大家可以点击这里回顾。

3. 利用格式刷、动画刷

除此之外，PPT 中的格式刷、动画刷都是把重复操作合并为一次的利器。这里介绍使用格式刷的一个小技巧，双击格式刷，就可以连续刷了，直到按 ESC 键为止。

格式刷的例子

同样，动画刷也可以双击连续刷。

动画刷的例子

二、真重复

上面我们讲了伪重复的几种情况。那么真重复怎么办？真重复的意思是说一步也不能省，合并不了。既然合并不了，我们只有想办法提高每一步的效率——使用快捷键。

使用 F4

之前介绍快捷键的文章里我们已经说过使用 F4 来重复上一个操作。下面我们来多看几个例子。
使用 F4 等间距复制元素
第一次我们按住 Ctrl 加鼠标拖动方块，复制一次。然后连续按 F4，根据重复上一个动作，我们就得到了等间距排列的方块。

使用 F4 等间距复制元素

使用 F4 操作表格
下面是利用 F4 快速添加行以及快速合并单元格，全部都是第一次需要鼠标点击，后面全部按 F4 快速重复上一步操作。

操作表格

使用 F4 修改文字颜色
我们经常要给文字中的重点加亮、加粗或者改变颜色，使用 F4 可以大大提高效率。

修改文字颜色

使用 Ctrl + D

Ctrl + D 的是 Ctrl + C 和 Ctrl + V 的合并。意思是点击 Ctrl + D，就完成了复制和粘贴的操作，可以省下一步。

下图我使用 Ctrl + D 复制了很多方框，按 Ctrl + A 全选之后按 Ctrl + G 组合，然后继续按 Ctrl + D 复制了一次，然后按住 Shift 旋转了 90 度。

大量复制

使用 Ctrl + Z 和 Ctrl + Y 的组合

Ctrl + Z 是撤销上一个操作，有时候我们发现撤销错了，或者是为了对比撤销前后的效果，可以按 Ctrl + Y 重复撤销的动作。下图是更改圆圈颜色之后反复按 Ctrl + Z 和 Ctrl + Y 的效果。

撤销和重做

三、总结

本期我们介绍了伪重复和真重复，本质上就是能合并的重复操作我们尽量合并，不能重复的操作我们利用快捷键提高每一步重复的效率。希望大家在制作 PPT 的过程中可以利用以上技巧节省时间。