作为职场人士，你每天会收到多少封电子邮件（以下简称“邮件”）？你每天发出的邮件又有多封？你的邮箱里是不是被未阅读的邮件挤得满满的，你就是不想打开它们，但你又不得不去打开它们？处理邮件是否占据了你很多的工作时间，你是否常常或一直被繁多的邮件所困惑？
邮件是工作沟通、交流的重要工具，收发邮件是现代职场人士人人每天都要面临的一项日常工作。特别是今年受新冠肺炎疫情的影响，远程办公和居家办公的迅速发展，邮件更受到职场人士的特别重视，并把邮件作为提升工作效率的重要手段。
很多职场人士上班第一件事可能就是赶紧打开邮箱，查阅并处理邮件。而且是经常在忙着其他事情的时候，又被恼人的邮件提醒信息骚扰，不得不打开邮箱去阅读处理邮件。有些人的电脑一天不停地在邮箱与办公界面切换。
从网上看到的信息，有人一天收到的邮件有数百封之多，个别多达一千多封，一天花费在邮件处理上的时间占据了一半甚至还多的工作时间，常常被电子邮件搬弄得筋疲力尽，工作效率大打折扣。
提高邮件的处理效率已成为现代职场人士共同的心声。那么如何才能提高邮件的处理效率呢？我的做法是：化繁为简，分类处理。
对于收到的邮件，除非有特别提示，一般不会随到随处理，而是每天留出固定时间或在上、下午下班前分轻重缓急集中阅读处理；时限要求不急或只是让自己知晓的邮件，留到有空余时间时再阅读；对于需要下属或其他部门办理的邮件则阅读后有第一时间转出，并明确办理时限要求；对于与本人职责毫无关系的邮件则直接删除。
在阅读处理邮件之前，我首先会删除同一人发来的重复邮件。这可能是我所在单位的一个特例。有些管理部门的员工起草一些涉及全局性的文稿或员工反映的涉及多个部门的问题，会群发给内部相关虚拟组织的所有成员，如果你在多个虚拟组织，就会收到多份同样的邮件。这既占据了邮箱空间，又影响阅读处理邮件的效率，所以先将重复邮件删除。
还有一类重复的邮件，就是一些部门或基层员工给公司多位领导或多个部门同时发送了同一邮件，公司领导和相关部门阅读后又可能批示并转发给其他相关的部门，造成有时会收到同一事情的多份邮件，这时可以先将没有批示或没有签署处理意见事件的邮件标注为已读邮件，不必再阅读或直接删除。
阅读处理邮件时先根据紧急程度，优先处理时间紧迫的邮件，再处理其他邮件。对转发的同一事情的邮件，优先阅读处理有批示的最高级别领导的邮件。由于工作部门的特殊性，对不同部门员工发来的邮件，优先处理基层员工的邮件或其他部门员工的邮件，后处理公司本部或本部门员工的邮件。
对于自己作为主送的邮件要重视，并视内容进行处理，必要时还要回复发件人；对于是抄送的邮件，只是阅知即可，一般不必回复。对天一般性事务的邮件，直接转交本部门相关台席处理。对于由于不了解工作职责而误发来的邮件，及时通知发件人，同时将邮件转需经办的人员处理。
对所有收到的邮件均设置自动回复功能，以免对方担心未收到又打电话或发信息来咨询和提醒。除出国出境外，一般不设置休假不能及时处理邮件的提醒。
对于已经阅处的邮件视其重要程度归档或删除，尽量不再保留在邮箱，以免占用空间。对暂时需要保留的邮件，也每隔两周集中清理、删除一次。
对于需要归档保存的邮件，建立专门的文件夹，分门别类整理保存，并注明邮件收到日期及处理情况，以便日后查找和利用。
发出的邮件，尽量做到主题鲜明，内容简洁明了，以节省对方阅读处理时间。谷歌公司极其重视员工撰写邮件的能力的提升，专门将优秀邮件范文编辑成册给新员工学习。还有些公司对邮件的使用有明确的规定。能电话沟通好的事情，尽量不发邮件，因为电话沟通更顺畅、方便、快捷、有效。
为了提高邮件处理效率，让自己发出的邮件尽快得到及时准确的处理，写好邮件标题极为重要。
邮件标题需要简洁、醒目，有吸引力，让看到的人马上就有打开的欲望，才能让收到邮件的人迅速打开阅读并处理。但又不能故意虚张声势，搞标题党，否则会聪明反被聪明误，以后你再发紧急的邮件，别人也不会相信去及时处理。
对确实紧急或重要的邮件，区别情况，撰写不同的标题。如需要紧急办理的邮件，标题就用“请立即阅读！”“请立即办理！”最好还在标题上注明办结时间。为了强调邮件内容的执行，可在标题上标明“必须执行”。
对于一些普通邮件，为了引起收件人的重视，可在用标题将邮件内容一目了然标明。如：请确认xx公司年度档案及法律档案检索应当向法人开放权限、访问xx公司时的惨痛教训、xx项目收集的一整套反馈意见，等等。
提高邮件的处理效率，工作效率也会随之提升。提高工作效率，从高效处理邮件开始！
网友评论