前言 第一章 公文写作基础知识 一、定义 二、分类 （一）按公文的来源划分 （二）按公文的行文关系和行文方向划分 （三）按公文的秘密程度和阅读范围划分 （四）按公文的处理时限的要求划分 （五）按收文部门对收到公文的处理方式划分 （六）从物质载体的角度划分 （七）从管理工作的性质和开展活动内容相结合的角度划分 三、四川名人居企业管理有限公司公文撰写规范 第二章 公文写作字词句进阶 一、词 （一）词的含义及与字的关系 （二）词的分类及词性解析 （三）公文用词要求与特殊用词 二、句 （一）句的定义与构成 （二）公文中用句要求及句式搭配 （三）公文中句的运用 第三章 公文写作运用 一、公文撰写要求 （一）公文撰写的基本要求 （二）公文撰写的具体要求 二、名人居公司常用公文写作 （一）公告/公示/通报/通知 （二）请示（申请） （三）证明 （四）函 前言 本教材根据四川名人居企业管理有限公司需要，对公司内发文及公司内发至其他外部单位的所有文件起规范提升之作用，其公文的写作格式规范基本遵循国家要求，并结合公司实际进行相应调整。 第一章 公文写作基础知识 一、定义 是指公司在行使管理职权、处理日常工作时使用的、在公司范围内具有约束效力，对外具有沟通作用、有直接效用的规范体式文书。具有规范公司内部各部门间沟通，公司与外部单位及个人往来之作用。 二、分类 （一）按公文的来源划分 1.对外文件：简称发文，指公司向外单位发出的文件。 2.收来文件：简称收文，指由外单位发送来公司的文件。 3.内部文件：限于单位内部制发、运行和使用的文件。 （二）按公文的行文关系和行文方向划分 1.上行文：指下级部门、单位向隶属的上级领导部门和单位报送的公文。 2.平行文：指同级或者不相隶属的部门之间的行文。 3.下行文：指上级领导或部门、单位对所属的下级部门、单位的行文。 （三）按公文的秘密程度和阅读范围划分 从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为： 1.绝密文件 指内容涉及公司核心秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受重大损害的公文。 2.机密文件 指内容涉及公司重要秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的公文。 3.秘密文件 指内容涉及公司一般秘密，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受一定损害的公文。 4.内部文件 指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在公司内部或某部门内部使用的公文。 5.限公司内公开的文件 指内容不涉及秘密但不宜或不必对外公布而只在公司公开发布的公文。 6.对外公开的文件 指内容不涉及任何秘密，可直接对外公布的公文。 （四）按公文的处理时限的要求划分 1.特急件 指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。 2.急件 指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。 3.平件 平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。 （五）按收文部门对收到公文的处理方式划分 1.阅件 即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。 2.办件 即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理(或答复、或贯彻执行)的收文。 （六）从物质载体的角度划分 1.纸质文件 用纸张印制、书写的文件。 2.感光介质文件 以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。 3.磁介质文件 以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。 4.电子文件 指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。 （七）从管理工作的性质和开展活动内容相结合的角度划分 1.主要公文 （1）领导指导性公文 1）决定 用于对重要事项或者重大行动做出安排及决策，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。 2）决议 用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。 3）通知 用于批转下级部门的公文，转发上级部门、平行部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。 4）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 5）批复 用于答复下级部门请示事项。 6）会议纪要 用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。 （2）呈报性公文 1）请示 用于向上级部门请求指示、批准。 2）报告 用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 （3）公布性公文 1）公告 用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。 2）通告 用于公布公司有关方面应当遵守或者周知的事项。 3）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 （4）商洽性公文 函 用于不相隶属部门或公司之间商洽工作，询问和答复问题，向有关领导部门请求批准和答复审批事项。 2.规章和管理规章 包括：条例、规定、办法、章程、守则、规则、准则、细则、规范、规程、制度、公约等12种类型。 3.会议文书 包括：开幕词与闭幕词、会议工作报告、专题讲话、会议记录等4种类型 4.计划、决策与反馈文书 包括：可行性分析(研究)报告、计划、总结、答复等4种类型 5.日常事务文书 日常事务文书种类较多，可分为如下类型： （1）公务书信 种类较多，日常工作中常用的有： 介绍信：用于证实公司有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。 证明信：用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。 感谢信：公司向有关部门、员工表示感谢的一种专用书信。 邀请书(请柬)：在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关部门或人员发出邀请而使用的一种专用书信。 以上为公司范围内常用公务书信，另公务书信还包括：聘请书、公开信、倡议书、慰问信、贺信 （2）告启文书 因需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。包括：海报、声明、广告、公示 （3）条据 在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。 （4）大事记 按时间顺序连续记载公司在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。 三、四川名人居企业管理有限公司公文撰写规范 参照《成都名人居门窗有限公司公文管理规定》执行（如上述通用基础知识中有与该文件不一致之处，按照该文件执行） 第二章 公文写作字词句进阶 一、词 （一）词的含义及与字的关系 从我们理解来看，词是由单个或多个的字组合而成具有一定意义，则成为词。字是书写符号系统，而词是语言符号系统，所以字和词的关系则是文字和语言的关系。语言通过文字以表达形、音、义。 （二）词的分类及词性解析 1.词的分类 （1）从构成方式分类：单纯词（整个词只能表示一个意思，不能拆开）、合成词（由几个语素组成，拆开仍有异议的词） （2）从词性分类：实词（表示实在意义的词），虚词（没有实在意义而表达语法意义的词 ） 2.词性解析 实词：名词、动词、形容词、数词、量词、代词 虚词：副词、介词、连词、助词、叹词、拟声词。 1）副词：起修饰或限制动词或形容词的作用，表程度或范围的词；（很、都、已、刚好、又） 2）介词：用在名词、代词或名词性代词组前边，合起来表示方向，对象的词；（如:从、往、在、当、把、对、同、为、以、比、跟、被、由于、除了等。) 3）助词：附着在别的词后面，独立性差、无实际意义的一种特殊的虚词。 结构助词：如的、地、得、所等； 有时态助词：如着、了、过等； 有语气助词：如呢、吧、吗、哟、哩、呀、啥等。 （三）公文用词要求与特殊用词 1.公文用词要求 （1）根据词语含义选择用词； （2）根据感情色彩适当选词； （3）根据多音字词对语义的影响恰当选词； （4）正确对词语进行搭配； （5）根据场合或情境恰当使用公文词； （6）根据收受对象特点有的放矢使用公文词； （7）根据人和事物的特殊性质恰当选用公文词； （8）根据内容上下衔接准确选词。 （9）根据文种特点精确选词。 2.各类公文文种的用词要求 （1）规范性公文的词语要求含义高度精确，风格庄重、朴实； （2）领导指导性公文的词语则更重含义的明确、周密、概括、简洁； （3）公布性公文的词语须讲求准确、通俗，发音响亮上口； （4）陈述呈清性的报告、请示的词语要求简洁明了； 3.公文中的特殊用词 （1）专用词语 公文专用词语，是在公文写作实践中形成一些有约定俗成的特殊含义、使用频率较高的词语。 1）称谓词。本人、你处、贵公司、领导…… 2）领叙词。是在公文中领叙来文时的用语，作为行文的依据。"悉"、"查"、"奉"等。 3）追叙词。是公文中表示追加叙述的用词。如"前面"、"前一段"、"如前所述"等。 4）补叙词。是公文中承接上文进行补充叙述的词语。主要有"另外"、"还有"等。 5）承转词。是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有"为此"、"据此"、"故此"、"有鉴于此"、"综合上述"等。 6）祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有"请"、"敬请"、"谨请"、"恳请"、、"烦"、"希"、、"望"（请示、申请结语词）等。 7）商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词。主要有"商"、"商请"（函，结余词）、"当否"、"可否"、"妥否"（请示，结语词）等。 8）受事词。是公文中表示接受事情的用词。如"收悉"、"收到"、"接到"（回复函，开篇词）等。 9）感盼词。是公文中表示感谢盼望的用词。如"为盼"“为谢”（函，希望得到对方回应的、批准的）等。 10）令知词。是公文中强制性要求受文者知道、办理的用词。主要有"通知"、"通报"、"通告"“责令”等。 11）告诫词。是公文中上级对下级的警告劝戒用词。如"为诫"、"引以为戒"（用于处罚性、批评性公文内容中）等。 12）见解词。是公文中表明自己见解的用词。常用的有"认为"、"应该"、"宜"等。 13）办理词。是在公文中说明工作办理过程的时态、表明办理时间及经过情况的用词。主要有"经"、“由”。 14）判定词。是在公文中表明对某一事物作出判断定论的用词。主要有"同意"、"不同意"、"照办"、"可行"、"拟同意"、"准予"等。 15）时态词。是在公文中用来表示时间、状态的用词。主要有"据查"、"据反映"、"根据"、"依照"、"通过"、"对照"、"参照"、等。 16）目的词。是公文中表示行文目的的用词。主要有"为"、"为了"等。 17）结尾词。是公文结尾时使用的词语。一般函件、公用介绍信以及有些通知、批复、通报的结尾，常用的有"为盼"、"为要"、"特此通告"。 （2）介词结构 介词结构是用于名词、代词前边组成的词组，称为介词结构或介词词组。公文中大量使用介词结构，常常充当状语、定语，并由此形成较为稳定的句子，用以表达有关的目的、依据、对象、范围、方式、状态、时间等，使公文语言更加明确严密。常用的介词有： 1）表示目的的："为"、"为了"、等。 2）表示对象的："对"、"对于"、"关于"、"将"等。 3）表示依据的："依据"、"依照"、"凭"、"遵照"、"据"等。 4）表示状态的："通过"、"对照"、"参照"、"以"等。 5）表示方法的："按照"、"用"、"按"等。 6）表示时间的："自"、"自从"、"从"、"到"、"在"、"当"、"于"等。 7）表示原因的："由于"、"因为"等。 （3）专业术语 （4）数词 （5）人名和地名词 （6）模糊词语（为了展现美观，且使用准确性语言会使公文内容显得刻板、臃肿的情况下使用） 4.公文写作中常用动词 针对制度、方案、计划等文件：编制、制定、草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见； 针对信息、资料：调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、归纳、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理； 关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、分配、控制、审批、审定、签发、批准、评估； 思考行为：研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划； 直接行动：组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提供、协助； 上级行为：批准、指导、确立、规划、监督； 管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督； 专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价； 下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、办理。 二、句 （一）句的定义与构成 1.句的定义及与词的关系 由词或短语构成、具有一定的语气语调、表达一个相对完整意思的语言单位。 2.句的分类及成分解析 （1）句的分类 1）按句型分：单句、复句 2）按用途分：陈述句、疑问句、祈使句、感叹句 （2）句的成分解析 1）主语：主语是谓语陈述的对象，指明说的是什么人或什么事物； 2）谓语：谓语是陈述主语的， 说明主语的说明主语是什么或怎么样； 3）宾语：表示谓语动词的涉及对象的语言单位； 4）定语：用在主语和宾语前面，起修饰和限制作用的语言单位； 5）状语：用在动词、形容词谓语前，起修饰和限制作用的语言单位； 6）补语：谓语后面的附加成分，对谓语起补充说明作用，回答“怎么样”、“多久”、“多少”（时间、处所、结果）之类问题的语言单位。 注：句子不可少的成分（主语、谓语）；一般完整的句子成分的排列为：主语-状语-谓语-补语-定语-宾语 （二）公文中用句要求及句式搭配 日常公文以陈述句为主、表达方式一般很少包括抒情、不在文字字眼中体现公文写作者的情绪、感情色彩。 1.公文用句要求 （1）语法规范、合乎逻辑 （2）用语精炼、准确清楚 （3）严肃得体、适合语境 2.公文中固定句式搭配（部分） （1）标题 关于xx的通知/规定 （2）内容 在xx基础上/环境下/情况下/指导下 以xx为 导向/基础/目标/宗旨/（套用） 根据xx情况/表现/精神 保证xx前提下/基础上 达到xx目的（结果） 实现/树立xx目标（标准） 营造xx气氛 打造xx团队 传达xx思想/文件精神 出现/提出/解决xx问题 提出xx意见/建议/想法 出现xx现象 响应xx号召 提高xx速度/质量/效率/素质/向心力/能力 增强xx凝聚力/团队精神 加强xx管理/沟通 减少xx程序 满足xx需要/需求 围绕“xx”主题 搭建xx平台 跟随xx步伐 组织xx活动 开展xx活动/工作 召开（关于）xx会议 作出xx决定/规定/调整 （3）结尾 1）函：特此函告、特此函商、特此函复 2）通知：特此通知 3）通告：特此通告 3）报告：特此报告 5）申请：特此申请（注意不要和文中重复“申请”二字，使用其他的语句巧妙回避） 4）请示：妥否，请领导批复！ 5）决定：此决定自x年x月x日开始生效。 6）规定/制度：此规定/本制度自x年x月x日开始生效，如有未尽事宜，可另附补充规定与本规定/制度具有同等效力，解释权及监督权…规xx部门所有（不规范用语：特此规定/决定） （三）公文中句的运用 常见6种病句 （1）语序不当 （2）搭配不当 1）句子成分之间不搭配； 2）关联词语搭配不当； 3）一面与两面对应不当； （3）成分残缺或赘余 1）成分残缺； 2）成分赘余。 （4）结构混乱 1）两种同义格式杂糅； 2）两个分句糅成一个单句。 （5）表意不明 1）指代不明 2）句子歧义 （6）不合逻辑 1）自相矛盾 2）否定失当 3）主客颠倒 第三章 公文写作运用 一、公文撰写要求 （一）公文撰写的基本要求 1.符合国家法律法规、公司既有制度、企业文化（除需修改的制度、企业文化），完整地体现发文部门的意图，全面、真实地反映本部门的实际情况并使公文准确、切实可行。 2.主旨突出、观点鲜明、内容充实、条理清晰、结构严谨、表达准确、语言精练、篇幅简短、文风端正。 3.符合公文特定的体式要求 （1）行文关系、文种、格式合乎规范。 （2）表述宜用直笔，忌用曲笔，应露而不藏、直言不讳。公文叙述事物平直，来龙去脉一清二楚；汇报情况一是一、二是二，实事求是；表明观点提倡什么反对什么态度鲜明；提出要求应当怎么办，不准怎么办明确具体。 （3）行文语气得体。上行文要尊敬上级又不阿谀逢迎；平行文要平等协商互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断又要质直不傲，既坚持原则又以理服人、体谅下级实际困难。 （4）坚持一文一事。除了办公会议纪要外，一件公文只提出或解决一个方面的问题，以利公文办理。 （5）公文的语言要求做到以下几点 1）明晰 表意明白、清楚不晦涩、无歧义。要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语更不能生造词语。 2）准确 能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。锤炼词语要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文，认真分辨词类，精心辨析词义，正确使用标点符号。 3）简朴 简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。应注意实事求、实话实说；叙事说理开门见山；遣词造句惜字如金。 4）庄重 要端庄、郑重，这是发文部门严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：①要用规范的书面语言，符合现代汉语的规范要求，一般不得使用口语、方言。②恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语即公文特定用语。 公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点不是孤立存在的，而是互相联系统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文时，遣词造句要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。 （二）公文撰写的具体要求 1.突出主旨 公文的主旨一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。公文的整个写作过程都要以主旨为核心组成有机整体。确立主旨就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况抓住事物本质。 2.强化观点 公文特别是篇幅较长的文章不但要突出主旨，而且还需提炼和安排一些从属观点来阐述、说明主旨。只有这样公文内容才会充实论述、说明才更充分，文章才更富逻辑力量。要使公文的观点鲜明应从以下诸方面注意： （1）明白显示、准确表达观点 （2）用好小标题 小标题在公文中有两类作用。一是提示该部分内容的范围；二是揭示该部分中心。 （3）注意强调观点 在一些公文中为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。 3.材料 公文写作的材料，大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、 现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。 材料要求： （1）真实、确凿； （2）典型性 （3）新颖（时效性、价值观念要新） 4.写作结构 确立了主旨和观点、选取了材料，是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。 公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构；要做到层次清楚，思路清晰；要完整、严谨、合理。 公文结构的基本内容有： （1）标题 （2）开头 1）常见体式：根据式、叙述式、结论式、目的式 概述情况：简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。 说明根据：常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起，行文有据，增加了文章的权威性。 介绍目的：常用“为了”、“为”、“……为此”等语，领出下文。 交代原因：可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文，亦可直接陈述原因。 阐明观点：开头提出结论性意见，或者点明主旨，下文再具体解释、说明、阐述。 表明态度：开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作 出评价，提出看法。 提出问题：用设问句开头，提示文章中心或主要内容，引起受文者思考与共鸣。 慰问祝贺：常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。 引述来文：常用于针对来文而作出答复的文章。 2）写作要求：开门见山，下笔入题，起句发意。 （3）段落、层次 1）一般性公文 一般通知类篇幅比较短小的公文，通常在开头表明发文目的后，均以序列展开内容详述，由于层次单一，可采用并列式、递进式，分观点的重要程度、详略程度、时间、空间顺序及逻辑演绎顺序展开。 其他公文在展开描素的时候，需遵照既定的格式（如：会议记录）或遵循5W3H的方法尽量详尽阐述。 5W3H即： What：什么事 Why：为什么做 When：什么时候 Who：对象是谁 Where：什么地点 How：怎么做 howmany：数量多少 howmuch：费用多少 2）制度类公文 制度类公文由于篇幅较长，不宜用单一层次进行表述，可参照金字塔原理建立思维及文章结构。 金字塔原理是世界著名咨询公司麦肯锡咨询公司一套经典的培训教材，其出版书《金字塔原理》已经畅销40多年。金字塔原理提供了关于思考和表达技巧的重要观念，帮助强化思考架构能力和逻辑沟通能力，让我们能够更高效地思考、表达和解决问题。 金字塔原理即：任何一件事情都可以归纳出一个中心论点，而这个中心论点可以由3到7个论据进行支撑；每一个论据本身又可以成为一个论点，即分论点，同样，此分论点也可以被3到7个论据支撑……如此重复，就形成了金字塔一样的结构。 ●四种思想方法 ▲讲故事SCQ 法 制度类公文的写作通常较为冗长，开篇写制度的引入不仅是要说明要执行的事项的目的，更要交代清楚为什么要执行，让受文者予以重视并提高执行力，务必遵循一定的写作方法与技巧： a.S 指背景（Situation）：事情发生的时间和地点。向受文者介绍一个观点或者分析一个问题之前，先介绍共同认可的背景信息。 b.C 指冲突（Complication）：中间发生了什么事情。 c. Q 指疑问（Question）：读者产生了什么样的疑惑。产生了疑问，才能让读者继续读下去。 ▲四个逻辑顺序 a.时间顺序：按照发生事情的先后进行问题的分析。 b.空间顺序：即结构顺序，如按照地区分或按部门分均为空间顺序。 C.重要性顺序：即按照事项的重要性进行排序，重要事项排列在前面。 d.逻辑演绎顺序：即“三大段”，大前提、小前提和结论。如：大前提是每个人都有成功的机会，小前提是你需要努力，所以结论就是你需要努力，才可能会成功。 ▲自上而下和自下而上 在以上组织思想的四个逻辑顺序基础上，可以以“自上而下”的形式，先有上层的结论，再梳理下层的论据；也可以用“自下而上”的形式，先把下层各种想法汇总，再总结出上层结论。 在写作表达的时候可以自上而下，用论据说明先行的结论；在思考的时候可以自下而上总结经验。 ▲ MECE 法则 ME，指相互独立；CE，指完全穷尽。MECE，即每一个论点下面支撑的论据都应当是彼此相互独立，但又完全穷尽的，这样论证才是清晰有道理的。每条论据都必须要符合 MECE 法则。 段落、层次的布置最重要的是应站在受文者的角度上思考其是否能够读懂、能够轻松地将发文部门需要转达的要点在第一时间理解透彻。而并不是发文部门一位追求语言的专业性，过于复杂演示无关紧要的观点，掩盖重要主旨，反而使文件的传达与执行最终不能够落实。 （4）结尾 1）常见体式：总结式（总结式结尾慎用，以免和内容重复，显得累赘多余。用说明式希望式、套语式，自然作结，简洁明了即可。） 2）写作要求：（详见公文中固定句式搭配） 3）落款：要求写明发文部门、日期，并加盖公章。 二、名人居公司常用公文写作 （一）公告/公示/通报/通知 1.定义 （1）公告一般用于需公司范围内所有人员知晓的事项，其为知晓性文件，因此无具体事项立即执行，内容均以表明公司立场、做出倡导为主。 （2）公示一般用于公司范围内，需要对全体所有员工进行有相关数据、名单、事项展示，希全体知晓并监督执行的文件。 （3） 通报是公司内对个人提出表扬或批评的，需在全公司范围内予以知晓的告知文件。 （4）通知一般为公司内一定范围内，平行部门或是上下级关系部门进行事项沟通的或是需要执行的文件。 2.写作结构 以上四种公文行文格式基本一致，但公示、公告、通报可不用称谓。 （1）标题 （2）主送机关 指受文部门名称或个人称谓。 （3）正文 正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情， 有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。 正文的结构大体说来，可以有三种写法： 1）总分条文式 引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚， 一目了然。 2）归纳式 按性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。 3）篇段合一式 有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。 （4）落款 在正文右下方注明发文部门和成文日期并加盖公章。 例： 关于××的通知 xx部门： 根据……，为了……，特作如下通知： 一、……； 二、…… ； 三、……； 四、……。 特此通知！ 四川名人居企业管理有限公司 2017年10月1日 (部门印章) （二）请示（申请） 请示为一种上行文，只能由下级部门向上级部门予以事项申请时才予以使用。 1．标题 2．主送部门 一般只写一个主送部门，如需同时送其它部门，应用抄送形式。 3．正文 请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。 （1）请示原因 力求简单但准确的陈诉请示的原因以及根据，避免过于简单、含糊其辞、夸大事实。 （2）请示事项 这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行；用语要明确肯定，不能含糊其辞；若内容稍多时，可分条列项；语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办。 （3）请示结语 常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审批”、“请批准”、等惯用语。 撰写请示应注意内容要力求单一，应一文一事，力求方便上级处理。切忌把互不相关的几件事写在一件请示里，使上级难于批复，以致影响工作。 （三）证明 证明内容较为短小，均有固定搭配格式 例： 证明 xx办事处： 兹证明xx（身份证号码：xxxxxxxxx）系我公司员工，前来办理xx业务，望予以接洽！ 四川名人居企业管理有限公司 2017年10月1日 （加盖公章） （四）函 1.定义 函多用于部门与部门之间，公司与公司之前没有隶属关系的平行单位间进行工作商洽、联系。 2.分类 按照常用习惯的行文方向，函分为去函及复函 3.写作结构 （1）标题 （2）主送部门 （3）正文 去函由于行文目的不同，希望与对方进行商洽或是告知等事宜，在函件里应注意言辞的使用，避免过于强硬或是卑微，如遇形势严峻、情况较为紧急的函则不宜使用商洽之口吻。 复函在开篇用“来函收悉”等礼貌用语，具体回复内容应根据来函所提之内容，然进行一一解答并表明立场或给出意见。 （4）结尾 告知类的去函结尾使用“特此函告”；希望得到对方回复的去函结尾使用“特此函商”；复函的结尾则使用“特此函复”。
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本文标题：新手公文写作实用手册
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