应尽量避免公函的形式，而多采用非公函的电话、微信等“非正式”的方式。
原因其实很简单：
1、一纸盖有公司大章的“沟通函”，给人的感觉就是冷冰冰。尽管你欲盖弥彰地用了“请”“您好”“谨祝”之类的词，但这些词的背后却把你的虚伪、不真诚暴露无遗，因为读者不是傻子，不会只看字面，还会从字面上体会字后的深深的恶意的;
2、一纸公函会非常明显地提醒加盟商“咱们是两方”，很容易地就把本是一家人、一体化的共荣共辱意识立刻堕落为对立、对抗，而对立、对抗的意识一旦形成，后续的合作效果必然要大打折扣;
3、如果公函里还自以为高明地引用了合同的某条某款，则更为恶劣的情况就立刻出现而且几乎不可逆转，那就是双方会从此开始就合同的问题进行纠缠而不是全心全意地把做好项目作为第一思考出发点;
4、公函的出现会提醒加盟商做任何事都要查找合同，因此，合同规定的事项会做，而合同没规定但对双方都有利的事情，加盟商就极有可能不做，然而任何合同都不可能考虑到全部的方面的，如此“公事公办”的结果自然是双败而非双赢;
5、公函给人的感觉是单向，更像命令而非沟通的最佳方式“双向”之协商，显然，协商之后双方均同意的结果会被更有力地执行，而单方面的命令则很可能被阳奉阴违地抗拒。当然，如果公函里逻辑混乱、错误百出、只谈自己贡献而对加盟商的努力与付出视而不见的话，那给加盟商呈现的就不仅仅是一个文盲、法盲、偏见、自私的形象，企业的商誉和品牌形象也会一落千丈。
所以，一个动辄使用公函的沟通方式不仅是智慧的缺失，更是智商和情商的严重不足，这样的沟通方式显然是不懂沟通，不懂生意，不懂管理，不懂合作，更是严重丧失管理者职业素养和恶意破坏合作的典型表现。
士为知己者死、女为悦己者容的古训已经很清楚地告诉我们如何激励与沟通。所以，在沟通之前，请务必记得：你们是合作伙伴、是家人，是一荣俱荣一损俱损的亲密关系，而不只是简单低级的买卖关系。
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