持续优化

Kaizen理念：持续优化

本书中，经过实践检验的方法、建议和措施的基础是Kaizen理念。尽管书中这一理念仅作为背景知识，还是建议你理解其核心思想。

什么是“Kaizen”

“Kaizen”这一概念源自日语，由两部分组成：“Kai”（=改）和“Zen”（=好或更好）。“Zen”的“Z”发音不是［ts］，而是浊音［z］。

Kaizen是一个持续改进的实用过程，由多个小步骤累积而成。相较而言，单个措施很容易施行，因为它不涉及昂贵的技术改造，不需要高额投资费用，而且风险一目了然。

如果你想记住这个概念的含义，有以下两条妙招：

（1）联想到“节省”。通过“Kaizen”可以节省所有浪费的东西。

（2）在施瓦本地区方言中，这个词的发音接近“无意义”，所以“Kaizen”就意味着丢掉所有无意义的东西。

20世纪90年代初，一份关于汽车厂商对比的国际研究报告使持续改进过程广为人知。这一时期，相较于全球各国，受益于Kaizen过程的日产汽车制造速度快20%，价格便宜20%，质量高20%。德国、美国纷纷借鉴后也得到类似的改善。

我曾做过几年的商务主管，也是tempus分公司drillbox的领导层成员。在这一职位上，我致力于研究改进的各种可能，并接触了Kaizen理念。之后我们开始试着理解Kaizen，并应用于实践中。结果公司的改进达到了我们曾觉得遥不可及的高度，毕竟我们在推行Kaizen之前就已经是收益颇丰的世界市场引领者了。Kaizen让我们挖掘了许多改进的潜能。

后来我遵循“适用于生产也能适用于管理”这一原则，开始把这些理念运用到办公室中。当成功如期而至并流传开来后，我接到了举办讲座和研讨会的邀请。后来我又在一些公司中加入了实践指导，同样妙趣横生。

下文中介绍的并非新方法，而是将生产制造中的改进潜能转移到办公室中。创新的是，Kaizen理念被运用到了管理领域。这并不奇怪，因为管理中隐藏着加速运行、加强客户友好的巨大潜能。

无论是在生产还是在管理中，你会发觉Kaizen揭示了你之前从未意识到的问题。如果你成功地解决了各种积压的事务，便能迎接新的挑战。Kaizen让过去那些存在而未被察觉的问题变得透明化。

Kaizen理念的特别之处在于，它既适用于公司也适用于员工：员工能够更快、更好，尤其是更轻松地工作，同时，公司也会更有竞争力。

登上Kaizen阶梯

办公室Kaizen的宗旨是阶梯状的、持续的改进，共由五级紧挨着的阶梯组成。

为了能更好地理解五级持续改进的功效，请你先想象

      五个梯级

一个沉重的大球。在管理业务的组织工作中，你看到的问题越多，球就越沉。如果你想把球推上一个斜坡，需要费很大力气。在办公室里也一样。第一步，为了整理干净，以及清除你工作环境中所有干扰你注意力和打断你工作的东西，你必须投入时间和精力。

下图对应第一级的任务。

      第一级

如果你在这一阶段就放弃努力，后果必定十分严重：球会滚回来。而且还不只是回到原位——球甚至会倒退一段距离。类比到办公室中，这意味着短时间内又会像以前一样杂乱无章，而且你不再良心不安，因为反正努力了也是白费。

因此第二级的内容是约法三章。规定可以帮助你维持秩序。所有你立了规矩的地方都不用重新整理了。规定就像一个楔子对球加以固定，防止其滚落。

      第二级

你现在应该满意了，因为你已经取得一定进展并能长期维持。但是Kaizen理念致力于更进一步的优化，因此第三级的内容是优化工作流程，也就意味着把球再向上推一段距离。

      第三级（向上推一段距离）

实现这一步的前提是，你能够遵守规定。

      第三级（球变小）

因为未解决问题的数量减少了，所以球也相应变小了。

第四级的意义在于，让同事也能更强地意识到优化的可能性。在Kaizen思维中，同事被定义为他们工作区域内的专家。因此现在的目标是，加强同事的自我责任意识和行为。现在，大家应合力把球向上推。

      第四级

第五级的任务是，通过制定目标给优化行动指明一个方向。这些目标关系到企业的战略定位。在行政管理中制定的指标可以帮助检测目标完成的进度。