记一场500人的饕餮盛宴

      时间翻到2014年的年会，当时我还是在职状态，担任一家环保上市公司子公司的行政总监。当时我们公司共20多个项目部，9个职能部门，编内人员约500人的公司规模。年会分两部分：表彰总结和节目汇演，从上午8:00开始至下午15:00结束，历时7个小时。我们行政系统作为公司的服务支撑部门，责无旁贷的担负起年会的筹备工作。这是公司有史以来人数最多的一次年会，公司高层都很重视，总公司的领导也会参加，所以活动当天有几个关键点不能出错：

记一场500人的饕餮盛宴

    （1）表彰环节：现场有500多万的现金要当场发放，不能出错；

    （2）表彰环节：表彰的奖项有10多个，涉及的被奖励人员达数十人，颁奖时的前后顺序、人员衔接、奖金发放都不能出错，同时要控制时间节点；

    （3）活动现场还请了公司股东、兄弟单位领导和行业内的精英，涉及领导座次安排、领导致辞的先后顺序，来客的接待、接送都不能出错。

      对这些问题的应对：

    （1）关于现金的保管和发放：活动头一天按部门、奖励人为单位提前将奖金包好，备注好名称，统一放入钱箱内，密封条密封保存。次天由财务部出专人（两人）看管钱箱，并设定在监控区域。现场颁奖发放时录视频保存，作为签收依据；

    （2）表彰环节的表彰人员出场顺序、时间控制提前到现场彩排，灯光、音响、PPT全部到位，被表彰人由我行政人员代替出场，彩排全程结束上下误差不允许超出5分钟；

    （3）各项筹备工作的时间节点必须严格把控，筹备前期召开周例会碰工作进度、遇到的问题，后期则召开日例会，督促工作进度、发现问题、解决问题。同时工作细化到每天必须完成的工作进度和时间节点，责任到人。将工作细分成若干个小组，如：表彰活动组、节目组、主持人组、物资组、礼仪组、灯光音响（PPT)组等，以组长为单位，实行组长负责制，进行组长问责。公司全员皆兵，积极参与，分工明确，协调合作，群策群力的参与到年会中来，充分展示了公司的凝聚力和协作精神；

    （4）现场设以公司行政副总为首的突发情况处理小组，处理突发情况，当机立断，提高沟通成本和办事效率。

      年会得到了公司上下的一致好评，同时公司也给予了我们即时奖励。但在自身的行政工作总结会议时，过多的关注了问题，而没有及时的肯定自己，在此建议：

    （1）百密必有一疏，任何提前布署的计划和安排，即使细分到各个环节、各个责任人，仍会存在瑕疵。此时不纠结于瑕疵，留点不完美于下次的年会中提高；

    （2）不让“不配得感”出来作怪，该肯定时就肯定，客观的看待问题，不要过度否定。像所说的“若要让自己做得更好，就得先让自己感觉更糟”是一个荒谬的观点。“只有感觉好时，才能做得更好”。

记一场500人的饕餮盛宴