本期内容:通过叶老师对“收件箱”的两个应用案例,对记录排程执行中的“记录”有一个直观的理解。
一、一个收件框和便签贴。
叶老师写稿时,有任何其他事务来打断或脑子有其他打扰的时候,就写一个便签贴丢入框中。
稿子写完,就着手查看所有事务,根据轻重缓急,选择执行。后来还把事情按照家庭、领导、电话等分颜色,原理是根据执行的情况分类。
二、三层的收件框
1、状况:在七八年前,叶老师已经在职场的位置很高了,在办公室难得片刻安静,想要一整块的专注时间几乎不可能(部门项目审批需签字,财务报销需签字、商务合同需签字等,光是每天签字的事务就能打扰很多次,把时间破坏成碎片。
2、方法:在办公桌上放了一个三层的收件框,写上进出存。并告诉全公司:
把要签字的文件整理、需要保密的密封好,把最紧急最重要的放在最上面“进”这一层,依次摆放。叶老师到办公室后会优先处理这部分签字,并会把签了字的文件装好放到第二层,也就是“出”,然后在不打扰他的时间里,来拿走推进下一步工作。
需要保存的,放入第三层,秘书会按照事先设定的结构保存(秒搜系统,按照固定的顺序和目录可以实现)
3、结果:因这工作方式的改革,被打扰率大大降低。
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