前段时间看见微信订阅号里面有一篇文章，在规模化和智能化方面，说到货代操作和单证还是二十年前的水平。确实，作为一名货代操作，我深知这其中的落后。一个初始的托书，经手多重代理，各个代理们一层一层阅读，录入系统，导出自家托书，发送给上家，最终到达船公司系统，这一层一层的传递，都是操作人员在靠着眼力、靠着手动键入系统各个重要的订舱信息。同样截单也是一样的步骤。我不得不说，这些工作是严重重复的，费时费力，毫不体现出智能化的。
目前想要在众多的中间环节中，寻求智能化的共用，是挺难的，那么我来试图想一想解决办法。
我的想法是，统一至少是一个出运港的订舱托书模板，用excel来制作模板，然后固定单元格的内容是应该填写什么内容，这样，可以把公司的系统针对该模板优化，使导入的excel中的订舱信息自动填充进系统应有的位置。这样可以保证订舱信息的准确性。托书中比较难确定下来的内容是船期、船名航次，这个完全可以留白，专门由代理来填入。
在实际中，托书中存在很大一批是约号未好的情况，这样的，我觉得就需要船公司提高效率，使客户在订舱的时候就能够拥有一个准确的约号，为大家以后的账单制作提供准确性和及时性的保障。当然现实中，大部分船公司的销售都是时常不在电脑旁，那么怎么保证有效率的对客户的约号进行维护呢，这是个问题，但是绝不是不能解决的。比如在销售与销售助理操作之间建立一个统一的模式，发送邮件来告知操作在系统中做上正确的约，为了保证费用的保密性，完全可以后续由销售来制定价格，操作只制定约号的有效性。船公司要有规范的意识，托书没有约号，不接受订舱！
针对青岛地区，出运要经过场站这一现象，那么场站的下货纸信息准确性就显得很重要。怎么保证场站的下货纸准确性呢？很简单啊，各个船公司都有自己的协议场站，那么就打通船公司与场站的平台共通，使订舱对应的场站就可以导入该票在自己场站的信息。那么当有调箱的情况，也不要紧，船公司规定的协议场站可以把该票信息生成统一模板的托书，发送给接受调箱的场站，使他们也可以准确的导入信息。这样就是使协议场站多了一道工作程序，那么不能接受吗？调箱是要交给协议场站调箱费用的，发送一封托书模板还是可以的吧。
接下来的截单呢？截单同样是利用订舱的托书，然后更新这份模板，发送给货代，货代系统导入信息，货代操作们可以仅仅负责核查提单号，卸货港、目的地，运输方式，付费方式，保证这些重要的信息正确，然后就可以提交系统给船公司截单。最终船公司生成提单。
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