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[小忠说]效率之打造多维度云办公(存储)

[小忠说]效率之打造多维度云办公(存储)

作者: 黄小忠 | 来源:发表于2017-05-09 17:03 被阅读135次

    生活在互联网时代,尤其是对于电商或与电脑等重度使用相关工作者,一台手机、一台电脑即是一个办公工具。打造高效率的办公就变的尤为重要。及团队各种文件,传来传去,结果可能忘记了那个版本是最新的。浪费大量时间。

    一、提出问题?

    1、你是否因为电脑损坏或电脑丢失而导致重要文件损失?
    2、你是否因为老板需要用到某文件,但文件在公司而不得不来公司一趟?
    3、你是否因为手贱,把某文件给删除了?
    4、你是否因为某文件如Excel版本调整或文件损坏而不得不重新制作?
    5、某顾客或朋友微信找你想要某资料文件,但你文件存电脑里,而不得不打开电脑,或朋友微信里发了一文件不得不在电脑里进行保存?
    6、某天在外出差,需要查看或用到某文件,但却忘了带电脑?
    7、你是否因为多台电脑(家里电脑、公司电脑、笔记本电脑等),导致文件来回切换,或软件重复安装?结果不知道那个文件版本最新。浪费时间
    8、你是否因为手机的丢失、导致过往拍的照片和手机通讯录全部丢失?
    9、你是否因为IPHONE 买了16G而不得不断的删除照片,但经常要进行备份,不备份一旦删除了照片就找不回来
    .....

    二、解决方案:

    你是否碰到过以上的一种或多种问题?
    以上的各种问题,经常碰到身边朋友因为手机丢失导致通讯录一个个重新录入,也经常碰到朋友因为电脑重装或损坏导致文件全无,或因为文件在办公室,导致跑一趟。 在2010年的某天,因为电脑硬盘损坏导致自己的所以文件丢失,而不得不重新制作那份主要的资料。那时就开始思考和打造自己的云办公存储,不因为某电脑丢失或损坏而影响工作。 当正好金山推出一款金山快盘免费存储工具,可惜现在下线了——是我用过国内最好用的存储工具,现在用的是 坚果云,付费版198元/年(免费只有1G容量,小量存储还可以)+ 百度云(免费版就够用了)

     申明:不是推销软件——只是自己使用工具提升效率心得

    (一)、坚果云(打造自己的云存储办公):

    个人心得总结:

    1、支持多平台:WEB\PC\MAC\IPHONE \安卓(无处都可办公、大大提升个人效率降低了我多电脑切换的麻烦。,只有有一个工具在手如手机,即可随时办公,只要能上网就OK)
    2、不在担心因为电脑丢失,而导致自己重要文件丢失
    3、文件保存——自动同步(有网络情况下),无需上传下载  (无网络情况保存电脑,有网络下自动更新)
    4、自动同步多电脑5台设备(提前设置好账号及安装的路径)  如各种软件安装绿色版(最好安装正版) 自动同步,多电脑都可使用
    5、效率更快,随时查看,保存,自动更新,自动多平台同步(需要什么文件调用什么文件)
    6、团队协作——各种文件不用在进行转发才能查看,只有保存——自动更新
    7、坚果云小问题(EXCEL、word文件等,需要关闭文件才自动更新,当文件完成时需要保存关闭)

    我的文件夹分类

    一级文件夹分类(自动同步坚果云):

    我的坚果云:存放微信好友发来文件等未归档保存

    协作(共享):存放团队共享文件 如EXCEL——多文件实现团队数据同步

    G-个人:存放个人相关资料文档

    G-工作:存放学习相关的资料

    C-成长(学习):存放学习相关的文件资料

    B-备份:存放谷歌浏览器——书签备份、需备份的一些文档

    R-软件:存放windows下的软件(绿色软件为主)自动同步坚果云(实现多电脑无需重新安装软件)

    MAC软件:存放MAC的需安装的软件

    ------------------------

    使用心得技巧:

    1、被误删除的文件——可通过WEB坚果云(回收站)找回

    1、被误删除的文件——可通过WEB坚果云(回收站)找回

    2、历史文件可恢复:(比如当前的文件被自己给弄坏了,下载之前的版本呗)

    文件历史——可恢复不同版本的历史文件

    3、可分享给其他朋友、也可通过手机版坚果云转发文件给微信好友:

    某文件或文件夹直接可通过分享功能,分享给其他朋友: 微信朋友需要某文件——打开坚果云APP——将文件转给某朋友(不用在打开电脑) 微信朋友有文件分享给你——通过保存到坚果云(WIFI下)即可自动同步 用到某照片——直接用坚果云上传同步——电脑直接调用(不在需要其他工具转发——保存——下载等)

    场景举例: 比如写这篇文章需要用到 IPHONE 截屏或其他图片
    一般使用是   截屏——>通过微信文件助手上次——>电脑微信保存(或通过数据线传输等)
    我的使用:  截屏_坚果云上传——(自动同步)——》电脑直接调用文件(照片)

    团队协作:

    做电商都要经常用到EXCEL等文件,如要统计各种数据、快递成本、周度、月度的各种数据汇总、各种活动报名用到图片?(靠自己统计?同事统计完了各种发文件?)

    我是如何解决?:将某文件夹共享团队,同事自行统计,然后利用EXCEL 各种函数,将多表格自动更新数据

    团队协作  个人版可与5人共享文件夹

    (二)百度云:

    百度云我主要用于一下几项:
    1、网络上一下别人分享的资料保存
    2、IPHONE 照片保存——设置自动更新保存

    IPHONE 照片保存——设置自动更新保存

    3、通讯录自动备份

    通讯录自动备份

    不在担心照片或通讯录的丢失,随时可以删除

    今天先分享这两软件,后期有机会跟大家分享多工具如何协作    如:印象笔记APP、WPS APP 等都可直接调用坚果云文件

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