本次年会活动由半天会议和半天培训及年度评优颁奖组成，我想从会前筹备、会中执行、会后报道三个部分来分别总结分析一下。
一、会前筹备
1、活动通知、会务组建
（1）活动通知文件的发放，明确活动时间，组建筹备小组，确定每位组员的角色，明确职责。
（2）活动流程梳理，根据流程确定活动分几个模块，每个模块分别由有哪几项组成，每项活动开始及结束的时间节点，制作流程表，确认每一分项活动的负责人及协助人，分发会务组成员。
（3）活动通知文件应提前多准备几份带到会场，参会领导及嘉宾座位上摆放，以便了解会议流程。
（4）短信通知、温馨提示（着装、会议时间）提前多次在多个群组发送，对个人应要求收到回复确认，未及时回复的必须个别联系，以确保参会人员全部知悉。
2、场地选择及现场布置
（1）由于本次活动场地安排在公司外部，活动场地应安排专人踏勘，对接沟通，告知需求，充分考虑周边环境，交通、停车是否方便等因素，会议室的大小需根据参会人员的数量及会议桌的摆放形式、颁奖舞台、拍照位置来确定。
（2）会议签到台的设置，“签到台”席卡的制作，签到本、签到表、签到笔的准备。
（3）会议桌的摆设形式，述职报告可按U型桌形摆设，主要领导聆听汇报，培训会议可按课桌式桌形摆设。
（4）参会人员摆台需考虑物品：台布、席卡、茶杯、茶叶、矿泉水、便签纸（垫板）、笔（铅笔、签字笔）等。
（5）演讲台布置，颁奖舞台搭设、鹅颈麦、移动话筒均应考虑。
（6）主题横幅的悬挂位置需考虑拍照、合影效果；会议指引牌、电子屏播放应提前沟通安排。
（7）硬件设备笔记本电脑需准备两台，根据会议主持及后台支持需要相互之间要及时切换主题背景及音乐。
（8）投影仪需提前一天调试，角度、高度、色彩、清晰度等均应考虑并调试到位。投影幕布尺寸与PPT文件资料的设计尺寸应提前考虑，正常尺寸为4:3，个别要求为16:9，因比例不同会影响投影效果。
3、文件资料、物资准备
（1）文件资料、会议音乐应提前拷贝至主电脑，并U盘备份。
（2）活动主题背景制作，应充分考虑主背景、领导讲话、嘉宾发言、颁奖等是否统一，还是单独制作，现场支持分别切换。
（3）表彰颁奖环节需准备物资：奖杯、荣誉证书、奖状（内容提前打印）、红包（背面写清所获奖项）、托盘红布、红丝巾。
（4）零星物资：话筒电池、插线板等。
（5）茶歇、餐饮：茶歇由酒店统一定购，中晚餐分别考虑订餐点菜，香烟、酒水提前送至酒店寄存。
（6）预估各项物资采购费用列清单，财务办理借款流程，年终各家财务部门都特别忙，一定要提前做好预算。
二、会中执行
1、会务组成员应提前2小时到达，引导领导及嘉宾就座，迎接参会人员有序入场，提醒到会人员前台签到。
2、会议进行中，提示摄影人员及时拍照，服务人员及时添加热水。
3、中场休息提醒茶歇，半场结束提醒午餐地点及下午开始时间。
4、下午评优表彰颁奖环节意料中的混乱，由于参会人员的限制，沟通会场提供方支援人员不确定，颁奖礼仪人员一直到颁奖前才确定下来，整个颁奖流程未彩排，颁奖嘉宾也未提前沟通，颁奖顺序几乎无序。
三、会后报道
1、文字材料应提前写好，根据会议记录添加领导讲话及嘉宾发言主要内容即可。
2、企业内刊及微信平台及时发布。
四、几点思考
1、会前准备有几点未考虑到的：抽纸、演讲台鲜花、录音笔未准备，会议纪要未安排专人记录，会后报道材料不足。活动会场定位图未及时发送是本次活动未考虑到较欠缺的地方。
2、无论在室内或是室外，会场形象活动背景墙可以根据现场条件定制，事先与广告公司及场地提供方沟通确认设计方案及活动主题，会前一天安装完成。（由于本次会议时间紧迫，考虑不周全未安排此项）
3、照片拍摄效果较差，应考虑以下三点：a启动时大场面，b领导讲话时靠近拍要清晰，c主持、员工仔细专注画面。大合影时应提前考虑拍照序位图及拍照场地。
4、评优表彰颁奖环节的问题，首先是考虑不全面，人员虽然有限，但未充分利用现有资源，男士也可以做礼仪啊！其次，沟通不到位，颁奖顺序未与颁奖嘉宾沟通到位，以致于现场混乱无序。
5、所有物资、设备必须提前就位并调试确认正常使用，需要提前沟通的一定要提前沟通。
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