紧迫的事情
在一个企业做数据工作的年轻人,几个月来总是被紧迫的事情困扰。几乎每天,甚至周末都因为紧迫的事情加班。

问题
造成紧迫事情的原因会有很多,我们从了解基本情况开始。以下是几个简单的问题。
数据部门有多少人?
工作团队是项目组模式?
一个项目有多少人?
一个项目组承担了几个项目?
基本情况
回答上面四个问题,得到以下基本情况。
数据部门有100多人,专业技术人员分四级,经理人员从事管理工作。
工作团队是项目组模式。项目组人员随项目进度调整。一般不论哪个级别的人,都是每人参加2-3个项目。但是,每个人某个时期的工作量大小不易协调。
JING现在有三个项目,一大两小,JING在两小所处位置较低,工作由负责人分配。JING在一大一些的项目中处于中间位置,要承上启下,花费较多时间(有些自己会做的又忙不过来需要下放)。
计划任务一般是从上往下的。数据处理工作与各个其他环节需要经常沟通,进行调查,了解需求和任务要求。紧迫事情往往由此而来。因为总会出现新的任务,再加上和不同人沟通的难易和知识层级不同,会出现实际花费比预估时间多的情况。
分析
1.数据处理是你的“本职”工作。“本职”指你的岗位职责所在。这方面的能力是要过硬的,对数据来源、含义、用途、可靠性、有效性、误差、使用条件要正确掌握;对使用的工具要熟练,甚至精通;对数据分析的前提条件,以及条件不同结果有何差异要清楚;自己要整理个高效、清晰、有序、无误的工作流程;注意引用“标准”规范,比如数据、文件命名,文档分类;再就是工作效率,这些都是硬功夫,需要你注意提高相应的能力。这些能力都是成长的目标之一,与完成工作任务相伴相随。
提高能力可以是自己多学习,就像你之前在看一本专业书。再就是从你身边的同事身上学,比如午饭时与同事聊聊你上午遇到的问题,或许Ta的一句话超过你看2个小时书的作用。
每一次解决“本职”工作中涉及能力提高的问题,都要注重能力的提高,不能仅仅解决了问题,忽略了提高能力。每一次一点一点能力的提高,积累起来就是飞跃,也是超越。
工作中不是天天都在提高能力,但是每一次提高,都要记录下来。记录可以是今天做的工作,顺便写下来提高了哪个能力。记录下来,回馈分析时,会从整体上发现、思考,并采取行动,能力也会有更大的提高。
2.你承担的三个项目
两个小项目:注意接受任务时,先搞清楚任务要求再做。消除工作反复的现象,就是一遍完成并符合要求。可能的情况下,可以从小项目中挤出点时间用在处理紧迫任务上。“挤出”是指你已经完成了小项目中的一项任务,可以先不提交,“谎称”明天上班前提交(实际你现在已经做完了)。这是使用策略(哈哈哈)
那个大项目,能分下去的就分下去,但要注意不能反被“绑架”,不要被接受任务的人“绑架”。
你做的承上启下做了五件事情:(1)理解需求(2)分配任务(3)验收结果(4)汇报(5)帮助Ta解决问题”。这些工作是管理工作,与技术工作不同,对你来说这是很重要的,是重要的事情,应该放在第一位来做。
3.沟通和需求
在与其他环节沟通,明确需求的时候,重要的是正确把握来自其他环节的需求。一是先聆听,然后自己把你的理解说出来,得到对方的确认。理解上的一点点偏差,在你做数据处理的过程中会被逐级放大,导致结果根本不能用。
对于你一时搞不清楚来自“其他环节”的需求是什么时,这样的任务可以先放一放,也可以先放一放不清楚的部分。对于“其他环节”不能明确给出需求的任务,你可以思考要你做的是什么,如何将你的工作分解,比如先做数据分类,做一点与Ta沟通一次。这样比坐在那里半天也理不出头绪要好。面对一片混杂的讨论,意见多样化的局面,你可以说“我先分析分析,再给出建议。”具体做法,你从任务的总目标思考,然后看看第一步可以做什么,尝试的做出第一步,根据第一步思考第二步……。当你时间紧时,这样做也是一个策略,你可以先忙完眼下的事情,再去做第一步。
这里要强调的是:需求不明确(你自己明白,对方确认了的才是明确的)紧迫事情,先放放。
沟通和明确需求十分重要,是管理者一定要掌握的能力。延伸的学习包括聆听、复述、记录、写需求报告、数理逻辑思维、系统思维等。
具体做法:除了自己学习外,要利用工作机会,比如同事间的沟通交流,出去听听业内会议,这类专业会议不一定是在你现在做的工作层面,或许是企业或行业层面,但去听听会提高你的层级和视角。还有工作中能接触到的各类报告,结合你的工作学习收获更大。
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