邮件写作的PASS模型和10个礼仪

接着上次的关于邮件写作的10个技巧，今天把公司培训的另外2个部分分享给大家，分别是邮件写作的PASS模型和10个礼仪。

一、PASS模型：PASS是Purpose、Action、Supporting、Summarize的首字母缩写。

1. 你写邮件的目的是什么（Purpose）？

在写邮件之间首先要想清楚写这封邮件的目的是什么，如果完全没有目的，那就不要写了。在确认了明确目的之后，你需要把邮件多读几遍，确保你已经非常明确清晰地阐述了邮件的目的。尝试在邮件的开头就阐明该目的，这样读者就知道你接下来的内容和什么有关。

2. 你需要收件人采取什么行动 （Action）？

在很多邮件中，我们明确阐述了该邮件的目的，但是忘了说我们希望收件人做什么。只有告诉收件人我们的期望是什么，这样才更有可能达成目的。下面是三个最常见的行动：

a. 任务：收件人需要完成一个实际的任务（比如，订购产品或者打电话给小王）；

b. 回覆：收件人只需要回答发件人的问题，提供信息；

c. 读邮件：收件人只需读邮件即可，也就是FYI。

通过清晰的陈述你要求收件人采取的行动，这样才能消除疑惑。考虑一下你有没有把行动要求说清楚，还有就是别忘了写上明确的截止日期。

3. 邮件里需要提供什么支持性文档（Supporting documents）？

你需要确保你的邮件包含了所有的支持性文档，这样可以帮助收件人理解你需要对方采取的行动。你不能指望对方读一下每月销售报告，而你并没有把报告作为附件发给对方。

4. 你有没有把邮件的总结语放在主题行（Summarize）？

这是提高邮件通讯标准至关重要的一步。有一个小技巧，你可以在写好邮件主体内容之后在写主题行。有些垃圾邮件过滤器会根据主题行的一些文字来过滤邮件。通过清晰的总结语，你可以更高效地和收件人沟通。当一人在清理收件箱时，他们会错过一些看起来不重要的邮件。比如，你的收件箱里有这么一封邮件，主题是“让我们谈谈这件事”。这封邮件将会和其他不重要的邮件混在一起。但是，如果你把主题行改成“八月份销售报告”，这封信就会被收件人打开，因为这是他一直在等待的报告。

当你问了自己以上四个问题之后，你就可以点击发送了。

二、10个邮件礼节

1. 你应该只提供提议、事实或逻辑性信息，而不是情绪。如果要表达情绪和感受，可以进行面对面谈话或者打电话。谈话中发出的声音、语调、质地都能更好地帮助交流而避免误会。

2. 一定要在主题行把主题写出来。主题行的内容能让收件人知道信件的内容是什么，这能帮助他们优先高效地处理重要信件，也方便以后查找。如果你和同一个人沟通不同的事情，可以分不同的邮件发送。

3. 一定要把收件人的名字写出来。不写明这封邮件是给谁的，会让人读了半天也不知道到底是写给谁的。

4. 当发邮件给很多人时要使用BCC。要避免把很多人的信息公开化，收件人信息需要保密。

5. 不要命令其他人做事，不能用威胁的语气。

6. 尽量不要使用“收件人已读”的提醒，除非不得已。

7. 应该使用正确的大小写和标点符号。研究表明，如果通篇都用大写或者小写，阅读起来会花更多的时间。

8. 不要使用自动签名，要让对方感受到他们收到的邮件是来自于一个真实的人。

9. 在发送邮件前，一定要仔细阅读。尽管邮件是非正式交流工具，但检查拼写和通篇阅读都是良好的习惯。有时候一个拼写错误可能会带来完全不同的意思。

10. 尽量在24小时内回覆。如果不能提供答复，也要让对方知道你已经收到邮件。