周四凌晨三点半,我很仔细地把标书最后一张封条贴上,心里的石头终于落了地----标书终于做完了。
从下午的三点,我和助理、工程师三个人开始对投标书做整合。整合的意思是把标书的商务部分,技术部分及价格按照招标书的要求整合成一个文件。
招标书对投标书的要求非常细致,有任何的疏忽都可能导致被废标。比如在必要的位置盖公章,法人或者授权代表签字,或者字体,字号,行距,上下左右的页边距等都做了详细的要求。
这些任何一个条款都足以让一个跟踪了半年的项目化为乌有。
随着我们把整个标书合并成一个文章,我们发现了很多问题:
1.单薄;这是最大的问题。前期考虑的不够充分,标书内容显得很单薄,方案缺乏材料支撑;
2.招标文件要求的一个重要章节是投标书索引,意思是要求对招标书的评分点的位置进行详细和明确的说明 ,以便于专家评标;当我看到工程师做的索引时,我读了几遍居然没看明白,逻辑混乱;
3.价格,价格还没确定,定总投标价格和明细报价是很大的学问,因为,价格是评标中重要的因素,并且并非价格越低越有竞争力。
原来我计划11点多能封装标书的,但后来的事实证明我太乐观了。
1.给标书加肉,使之丰富起来用了很多的时间,并且导致调整格式统一变得工程巨大;花了大量的时间;
2.投标书索引是最头疼的事;最终我们讨论达成一致的时候,已经近11点了,由于前期大纲级别设置的不好,导致我们一次一次的修改自动生成的目录 ,浪费了很多的时间;
3.价格。我们根据价格评分的计算公式在EXCEL里列出了几个投标对手的预计投标报价,最终选择了一个我们认为最合适 的价格,但明细价格的计算、拆分花了比较多的时间;而这些其实可以早一点开始的;
4.由于标书制作经验不足,助理删除了部分投标书标准格式 的内容,后来需要重新加回来,并且添加相应内容,现编现写,也花了不少时间;以后需要切记:招标书要求的格式顺序是不能变的,必须严格按照招标书的要求进行编写;
5.页眉页脚的设置出了问题。一开始没有设置页眉页脚,最后设置的时候,发现在同一篇文章中设置以后,在183页以后页脚自动回车换了一行,多亏了我们先打印一份草稿一页一页的检查才看出来;找不到原因,最后也没有解决这个问题,只能用分成两个PDF文件相加的笨办法处理。
6.细致检查,打印完标书后,我们逐页逐页地仔细检查,就连由于表格的宽度导致的邮箱后缀被换行这种问题都做了修正;所以,到后来封装标书的时候,我是很从容的,相信标书制作没有问题;
7.彩色打印,因为投标书中有大量的图,我先打印了黑白样张,发现模糊不清,于是果断决定 全部用彩色打印,后来看着自己做的标书,还是觉得很漂亮的。
总结一下教训:投标这种事儿一定要做到前面,但凡能提前做的一定要提前做。因为到最后一定会发现缺项的,从而导致手忙脚乱,容易出问题。
最后,一定要仔细检查,可以发现很多不必要的问题。
细节决定成败,在这个地方,无比重要。
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