回复客户的邮件在第一封是非常关键的，好比给人的第一印象一样，有时就是"以貌取人",很多买家就是根据第一次回复邮件来筛选回复的对象，因此第一次回复很重要。大致要注意的这样几点：
1、回复的专业度
在回复邮件时，是否真正了解自己的产品，对客人提到的关于产品参数、功能、认证、方案等是否有一个清晰的了解，如果一个业务员对产品都不熟，如何才能让客人相信呢，谁也不愿意把自己身体交给一个实习医生去治，客户也是同样的心理。
2、制造"亮点"
如果在回复邮件中没有什么突出的亮点，那如何在众多的邮件堆中给客人印下深刻印象呢，老外都喜欢专业化、个性化的，好比选秀一样，与众不同的东西才能给别人留下深圳印象。大致可以从这样几个方面注意：
A、公司介绍：在介绍公司时，可以把公司规模、参展情况、知名客户、研发能力、认证情况"亮"出来 ,这些都是可以让客人加分的方面。
B、专业报价： 根据以前分析的，不同国家、不同身份客户对价格敏感度不同，因此报价时要具体情况具体对待，根据订单量、交货时间、季节不同、贸易术语给出个性化的报价，当然也要留有余地的报价。
C、清晰图片：如果客户要图片，一定要比较清晰的图片，而且多几个不同方位的，"一张好的图片就是一个无声的销售员",但要注意图片容量大小，方便客户浏览与接收。
D、设置签名档：把公司的地址、电话、whatsapp、网站、邮箱、公司logo做一个签名档 ,高度体现专业。这是很多业务员忽视的一个地方，单凭这一点，就可以给客户留下与众不同的印象，老外喜新厌旧，追求个性化的东西。
3、注意礼貌性
A、格式规范： 很多人忽视了一封邮件中的字体大小、格式排列等，这好比一个人穿衣，不注意整体形象，随意搭配，会给人不好的印象，同样一封邮件不考虑浏览者的感受，客人会反感的。
B、主题明确：如果不注意回复邮件时的标题 ,会导致客户以为是垃圾邮件，一直delete ,可用： 公司名+ for 产品名称等。
C、4C的原则：生意人讲究的是效率，假如写得很繁琐浪费时间,那等同于谋财害命，因此简洁、清楚是必须的，另外邮件不能出现单词、语法的错别。
D、语气礼貌：做生意要讲究"和气生财",所谓先交朋友再做生意，语气不要太生硬，学会用一些祈使句来表达委婉，另外在称呼上也要注意，毕竟有些客户是很在意的。对于有些满足不了客户需求的，不要一口气回绝，也不要避而不谈。而应该婉约表达，或是给客户一个不能满足的解释。
在没有硝烟的商场上，给客户留下一个好印象是非常有必要的。那么怎样与客户打交道获得他的信任呢？
1、自己多做功课，少让客户做功课
多为客户着想"急客户所急，想客户所想",客户才会相信依赖你，持久与你合作，因为外国劳动力成本高，客人有时很忙，或有些客户喜欢边做生意边享受生活，如果帮他解决很多不必要的麻烦，他会觉得你很靠谱。
2、客户邮件，是很好的免费老师
完全可以从客户邮件中来判断出客户是新手，还是老手，性格等方面，所谓"文如其人"， 然后"因材施教"给客户一些回复，让他觉得和你交流起来"臭味相投".
3、学会换位思考
分析是为了更好的沟通，当知道客户的身份、目的等，学会站在客户的角度来看待，这样与客户沟通起来才会畅通。有时不太理解客户，暗自骂他们要求过分，太严，那只是因为不了解客户，不会换位思考。
4、赢在服务、赢在细节
每一次订单的获得，都是用心付出的回报，也只有时时把客户放在心中，用心去服务客户，在每个环节都能用心把控，就比别人一次次优秀，当然，也就会有回报。
外贸业务 是一个充满挑战与趣味的工作，每天的分析询盘、回复、跟进， 这是一个重复、长期的过程，贵在坚持，在对待询盘这块，只要把握住，才会有"事半功倍"的效果。
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