电脑文件夹如何有效分类？

作为职场人，对电脑文件进行分类是一个再常见不过的问题，但是却容易陷入一个弊端，即对文件夹的分类进入两个极端：

1. 基本上不分类 → 文件夹、各类文件的命名和建立随意随性，不同文件夹的分类体系不一致，文件夹中的文件夹和各类文件混在一起。

2. 分类过于细化 → 有着相对清晰和严格的文件夹分类体系与标准，但造成浏览与查找耗时费力。

经过不停尝试我慢慢发现，在文件层级的关键注意事项是少分类，多搜索。少分类，就是文件夹的层级要少，2-3层为推荐层级。多搜索，就是文件夹在建立之初就要考虑到查询的便利性，通过搜索实现定位而非逐层逐步打开文件夹。这就要求我们在电脑上建立自己文件夹的时候，就要确保两点：

1. 在浏览和打开文件夹的时间要快速

   以我个人工作中经常浏览的装机必备文件夹为例，我在设立文件夹之初过于考虑文件分类的体系化，结果终极子文件居然到了第七级：

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   初看起来这个文件的分类相对体系，但在打开和浏览的时候就会变得非常不便。而一旦我们给某目录开设了一个子文件夹，那么在后面就想开更多的子文件夹，最终导致了一场每次打开文件夹的操作的灾难性。

2. 便于搜索

   仍以上述文件夹为例，可以推断出当初我在建立这个文件夹体系的时候，并没有考虑到搜索的便利性，而是片面关注了文件的体系化：

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这种分类就并不是一个好的分类体系。

今天给品牌运营管理部的新员工培训，针对该部门电脑文件夹分类的问题，我根据上述两大原则展开了思考：

1. 首先对品牌运营管理部门的主要工作进行了一个最简单的分类：

   根据最终的作品有无实体成品产出这个标准分成：

   ①有实际物料输出的各种设计输出，比如易拉宝、桌签等等；

   ②各种纯平面的设计，诸如PPT、公众号、网站等等。

   按照以上分类，我可以将第一层级别的文件夹设为物料和平面两类，站在部门操作的角度，便于识别与理解。

2. 考虑到输出的平面和非平面产品有复用参考价值，那么以「便于搜索」为指导思想，我列出了上述两种成品在未来被自己与其他部门可搜索到的可能性，即两种成品被搜索的关键词属性为：

   • 成品名称

   • 该成品被使用的时间

   • 使用场景（地点）

   • 使用场合的属性

   • 该成品的使用责任人

   以易拉宝为例：

   • 成品名称 → 易拉宝

   • 该成品被使用的时间 → 190803

   • 使用场景（地点）→ 苏州

   • 使用场合的属性 → 人力沙龙

   • 改成品的使用责任人 → 张芳

   所以，第二层文件夹的命名就自然呈现出来：

   易拉宝@190803@苏州@人力沙龙@XX（负责人姓名）

   这个命名看起来较长，但其实为后期用Everthing等工具被搜索到提供了极大的成功率。以上有5个搜索关键词，所以任何人只要能提供任意关键词以及关键词的组合就能被迅速定位搜索到，而不是在自己电脑中反复点击各个文件夹来识别与查找。

3. 由于我要求品牌运营部「以终为始」的工作要求，所有输出内容必须形成闭环，所以在第三层文件夹的分类上，我这样考量：

   • 成果类：（PS：注意这不是文件夹，而是从便于记忆的角度来分类）

     • 1交付设计版（最终交付印刷的版本）

     • 2设计版（可以后期更改内容的版本）

   • 成果图类：

     • 3设计图（交付印刷的可视化样图）

     • 4成果图2-成品图（现场版样图）

   • 素材类：

     • 5物料素材（设计素材的所有内容集合）

   以上就是第三层文件夹的内容：

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建立了这个三层文件夹体系之后，用奥卡姆剃刀原理反查一下后发现，第一层分类其实并不是必须的，因为它只是运营部自己的分类体系，不具有普世价值。所以这个类别完全可以整合到第二层中去，这样，最后电脑文件夹就只有两层了：

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落地到电脑文件夹中的浏览效果是这样的：

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可以发现，这样的文件夹设计逻辑，同时满足了「浏览快速+便于搜索」两大基础必要前提，借助OneDrive的团队共享盘功能，团队中的所有人都能快速搜索到需要的文件，极大提升了团队协作办公的效率。

以上，希望对大家有启发！