活动记

       对于我们说，每年一次的“423读书日”，可谓馆中重中之重，筹备活动时间之长，参加人员之广，战线之长，属于年度活动之最。今年有幸参加一次会场工作，其中感悟良多。

      一、活动开始前

       当通知我参与此项活动时，很感谢提携我的前辈。本以为属于通知类性质，结果真正做下来，和想象中的完全不一样。

1、复制会议流程。

      分发给各个环节的人员。音响、字幕、ppt点击者。

2、和礼仪 彩排。

       彩排的过程，也是细磨的过程。彩排的时候，印象比较深得是，类似导演角色的同事，要把幻灯片从头播放，有人把主持的台词念一遍，导演要安排好片子播放和切换的点。因为今年为改革后的第一年，邀请的嘉宾和以往的分量也完全不同。所以，自己彩排两次，中心彩排一次，领导再来一次。

         彩排的过程，更多像个局外者。从局外人的身份，看彩排的过程，觉得办公室的工作很琐碎，也需要很细致。每个大型活动的背后，都有着不同的艰辛。

3、通知领奖嘉宾到场时间

       从领导手中拿到一份手写的嘉宾名单，挨个打电话通知。不放心，又发送短信一条，以备查阅。哈哈。会议当天，没想到真的有老师给我打电话，算是准备工作没白做。

       通知中，我头一次觉得别人短信的重要性。发了十几条短信，只有一位老师给我回复。如果以后有人发通知给我，我也会给她回复的，算是一种对工作的认可吧。哈哈。也许短信太多，都没时间来得及阅读。工作只要做到自己觉得尽了全力就好。

二、活动进行时

       活动开始后，我站在座位和后台的中间位置。除了之前通知领奖人上台外，这个位置需要应对外来领导秘书的工作安排，需要领导随时的通知，以及各种能想到的连接。考验记忆力的时刻来临了。做的好的，做的不好的，都值得记录、复盘，以备下次做的更好。

做的不好的地方

1、人员确认。领导嘉宾通知有误一位。因为其他领奖人都坐于会场左侧，有两位领导级别的人，需位列主席台。一位因为临时有事，替换另一位来。当时早上和领导碰此事的时候，领导告诉我换人，然后说了一个姓名，我记下来后去第一排价签查找。记下名字，后交待给同事帮忙引导。幸亏每项活动都是提前备场，所以没有耽误后续找人。但如果当时领导告知姓名后，我能写下来然后和领导核对，这个问题应该就可以避免。小问题再关键时刻也会成为大问题。

2、备场时机。开场后有两个团体表演项目。再通知第三个外国人及下一个奖项登台的时候，都赶着团体表演人员下台的时刻，上另一个节目上台。“迎头赶上”的感觉，时机冲突。如果时间点选择的再好一点。等团体下台，下一个节目稳稳的上台也未尝不可。干活不能“操之过急”也很重要。完美衔接后，都需要提前考虑。

3、引导。因为涉及馆内领导讲话、上级领导讲话，以及上台前的引台，在此项工作前，完全没想到还包括此部分。

比如上级领导讲话开始前，他的秘书就先来提醒我们要引导领导上台，引导到指定位置。领导还没讲话，秘书又来确定领导讲话的时间；领导准备要上台了，秘书又来送一份领导演讲稿，担心领导未带，而且嘱咐引导下台，如果未归位，则直接开始书写。各个备选预案想的特别周到。当然，领导没走错位置，没忘记带稿，一切都顺利完成。但秘书把各个最坏的打算都提前演练了一遍。再比如馆内领导还没上台前，*主任就提前来问何时登场，然后提醒领导。领导登场前，把领导需要的道具准备好。领导备场时，让有工作人员陪同。

作为登台的引导，总结下来，以下几点

（1）了解环节。明确领导登台时间，提前提醒。

（2）领导登台前，做好预案，应对各种突发。

（3）如有备场，做好陪同。

（4）登场前后，做好引导。

三、活动完成后

       活动完成后，帮忙通知两位人员进行电视台记者访问。发现电视台的人在谈话时，特别有技巧，能让人在特别放松的情况下，说出他们需要的信息。

        活动认识了一些人。没想到还有参会的领导、老师来加微信，也算是对今天工作的一个肯定吧。

        如果还有下次，我会怎么做呢？

1、形象

昨天好久没见的好友聚会，回家太晚。早上没时间整理好发型。鞋子没来得及再选择。

2、协调能力和全局观念。

    因为只把任务盯到领奖嘉宾这块，完全忽视了全局看问题的能力。对于各环节的提前提醒、引导，之前完全没注意到。把握大局，有大局观念很重要。

3、沟通能力

    沟通能力，与嘉宾的沟通，与领导的沟通，与后场人员的沟通，都是沟通。如果选择精简的话语，明白的表达意思很重要。在着急的时候，也要稳重，保持平和的语速。今天觉得语速还是个别时候有些快。

     看到很重要，参与更重要。希望留下这些经验，必备下次之需。