工作分区:
- "工作任务"清单
- 一个工作日历
- "下一步行动"清单
- 工作篮或者收件箱的"待处理"清单
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工作清单
需要制作一份," 工作清单" 提醒我们一些悬而未决的事情. 以便经常查阅它们就足够了.
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工作的辅助性资料
当你着手处理各种各样的工作时,你所需要的一起详情细目,计划,辅助资料动应该分门别类地存放于独立的文件夹中.[按照主题,题目]
下一步行动的种类
不必去追踪任何用不了2分钟时间即可搞定的工作, 也没有必要记录已经告一段落的事情. 需要紧追不放的是那些将在某一个特定时间或者日期里将要发生的事情(这些需要记录在日程表中). 那些处理得越快越好的事情(吧它们添加到"下一步行动"清单中); 以及所有你等待其他人去办理的事情(把这些添入"等待"目录中)
日程表
分两类
- 1,将在某一个具体日期或时间发生的事情;
- 2,应该即刻处理且越早动手越好的事情.
第一种情况需要委托给日程表,日程表中一般有三种情况
1,某一个确切的时间里采取的行动[如:约会]
2,某一个确切日期里采取的行动[如: 周五给妈妈打电话]
3,某一个确切的日期里将要获取的信息.[如: 某个度假回来以后,给他们打电话]
"下一步行动"清单
所有行动提示信息记录在"下一步行动"清单中, 连同日程表一个构成每日行动管理的核心结构.
其他不能再2分钟内处理完成的任务, 需要放入"工作篮"中加以保存,以供我们今后进行评估选择.
如果一个工作太过复杂,需要把这个工作细分, 利用备注,或者分组标签.
不能够立即落实的工作
分为3类
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1,垃圾: 把没有潜在行动价值或者参考价值的东西统统扔掉
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2,孵化器:
有两种情况
1,"将来某时/也许"清单
* 学习单元测试需要购买一些专业书籍,
* 去尹那里拜访一下.
很可能你会在这个清单下再建立附属清单,如:
* 我需要买书
* 需要考虑带一些礼物
2,"备忘录"清单
和日程表有着相同的功效, 在特定的时间提醒自己. 如每月5号需要还贷款
- 3,参考资料
很多情况并不需要采取任何行动, 但是他们都是具有重要价值的信息. 你希望保存这些信息, 并在需要时再次调用他们.
总结:
把事情记下来并不等同你做了这件事,你需要每隔一段时间,全面地回顾一下你自己的生活和工作的情况. 对于大多数人来说,工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是不断对过去进行回顾中体现出来的.
回顾的内容和时机
成功的关键因素: 每周查阅
1,收集和加工处理所有的"材料"
2,回顾和检查你的系统
3,更新各类清单
4,做到清洁,清楚,实时和完整
选择行动方案的三个范例
1,在某一时刻,决策行动的4个标准模式
- 1,环境
- 2,有多少时间
- 3,有多少精力
- 4,重要性
2,评估每日工作的3种模式
- 1,处理事先安排好的工作: 按照下一步行动清单执行.
- 2,处理随时冒出来的事件
- 3,定义你自己的工作:
3,回顾和检查工作6个标准模式
- 1,5万英尺以上: 生活
- 4万英尺: 3~5年的展望
- 3万英尺: 1~2年的展望
- 2万英尺: 责任范围
- 1万英尺: 当前工作
- 跑道: 目前的行动
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