前面我们谈到因大脑CPU不是硬盘，为了专注做一件事，所以我们要随时记录生活、工作以及远期的一些事情，只有把一切事情记录下来，我们才能进行分类，删除掉不做的，搁置将来做的事情。
那记录下来以后我们要将其分类，要做重要不紧急的事，所以分成3类：
1.日程-日历
2.有截止日的清单
3.没有截止日的清单-用情景来管理，情景就是根据你当时有多少时间、空间、精力等来做某一些事的分类，如堵车事可以做某一类事，因为当时的空间小，精力没那么好，可以听书，冥想。还可以做电脑清单、电话清单、家里的清单等等。
工作生活中总是有突发事件，如果我们安排过多的严谨的固定的日程事件，会让我们觉得焦虑着急甚至对自己没有完成造成的拖延而表示自卑，当我们安排的少，我们就会很从容。保持严谨但不失灵活性，严谨指的是日程表和有截止日的清单，灵活是指没有截止日的清单。我们把重要的事情放到日程，特定的时间也放到日程，这样就可以做到要事优先，但它是少而精的，然后80%的事情我们就放到情景当中去分解，它不着急，在符合情景中去完成。这样就很完美。我们不能靠大脑，它无法去分类。
要事优先，标出重要的事情，我们把它称做青蛙，青蛙不能太多，三只足矣，三其实是概述，当你做完三件重要的事，可以再做三件重要的事。比喻说在你具体的某一天，你可以先做日程表上的事情，到点就要做，如早上10点钟你要给某人打电话，下午两点要去开会，那你在特定的时间一定要完成，除此之外，你就打开你整个的清单，你的清单上面有很多事，你就首先看到现在所在的这个情景，比喻说办公室，你觉得这里可以很好的办公，也没有什么打扰，你就可以先吃掉在这个情景下最重要的青蛙，如果你在这段事件有紧急的事发生，你有两个方案区对付它
一：临时去处理一下，回过头来还是要去做这个重要的事情；
二：这个事情不足以紧急到让你停下手头的工作，你就可以把它记录下来，继续做原来的事情，回过头来再做。
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