《职场书面沟通完全指南》的作者是吉泽准特，担任知名外资咨询公司日本分公司领导，在专业领域，对从商务到系统的广泛领域的咨询工作都有涉猎。作为项目经理，从事过数百亿日元规模的系统运用改善，也从事过许多次组织改革、人才培养的工作。因为业务涉猎范围广，他与组织负责人、中间管理职员、现场负责人等对象的交流、谈判经验也十分丰富。

这本书宣扬“70个速成法，让你的商务文本兼具说服力和思考力。”这句话有所偏颇，也许是作者为引起读者注意所采用的文案。

速成，顾名思义，指的是“迅速成功”，这是不可能实现的，因为绝大多数成绩都需要时间的孕育，而时间不会因某人的意志而改变。

虽然“速成”绝对不可能，但快速入门是有可能的。

快速入门不仅绝对有可能，而且还绝对必要。

快速入门，即掌握最少必要知识 MAKE：Minimal Actionble knowledge and Experience。

掌握最少知识并马上行动，接下来把思路放在改进上面。这是修炼一项能力的关键。

这本书不能让人速成，但能让人快速入门。

书开头有一个量表，可以测试书面沟通的思考力和吸引力。

通过思考力和吸引力的强弱把人划分为

比如我因为经常做平面设计，我的书面吸引力为4，思考力为-1，属于图表偏好型。

测试完之后，本书建议先阅读自身擅长的部分：

图表偏好型先阅读制作图表部分；

图表形式单一型，先阅读制作文本部分；

信息图解型先阅读定稿制作部分。

如都不擅长，从头开始阅读：

分条罗列单一型，先阅读构建框架的部分。

无论是哪个类型，最终殊途同归，都是成长为吸引力和思考力都强的人。

构建框架

构建框架有9个方法，其中，我认为最重要的是PREP。

这是一个结构化的方法：

用主张P、理由R、事例E、总结P的顺序编写书面报告，会消除报告的混乱程度，使得报告井然有序。

结构是万物之本。在物质世界，大到太阳系，小到原子都是结构。

世界太复杂，我们用结构来简化世界，认知世界。

若世界没有结构，整个世界都是一盘散沙。

若报告没有结构，整个报告都是一盘散沙。

职场书面沟通，最忌混乱，写的人所要表达的意思与读的人理解的意思不一样，对接工作产生偏差，容易造成损失。

所以，用PREP构建框架是非常必要的。

制作文本

制作文本有15个方法，其中最重要的是文章精简化：

为了不造成对方的误解，要剔除多余的表述。一段文字中逗号个数超过4，或字数大于120字时要分行。A4纸上多于4行时要分段。

Less is more.

这让我想起《史蒂芬金谈写作》，其中也提到过，文章最重要的是精简。

将定语、状语化为动名词中，比如：

快速地向XX跑 = 向XX奔袭

轻蔑地看了一眼 = 瞥一眼

就像打铁一样，词汇的锻造也需要精炼。

唯有千锤百炼，百炼钢化绕指柔。方能写出行云流水的行文。

制作图表

制作图表有35个方法，其中

最节省时间的是使用方便修改的形状。

1、不使用多条直线组合绘制形状。

2、不使用文本框+形状的方式制作包含文字的形状。而直接在形状中插入文字。

已做好的形状右键组合，将其合为一个整体来修改。

最有帮助的是强调色、基本色和极浅色

一份报告使用一种颜色就可以了，这既能形成统一的风格，也不容易乱。

先确定强调色，增加一半亮度为基本色，再增加强调色四分之一亮度为极浅色。

强调色用于特别需要强调的地方

基本色用于标题、需要强调的地方

极浅色用于轻微强调的地方。

除此之外使用背景或无彩色系。

定稿制作

定稿制作有11个方法，其中

初学者最容易犯的问题是没有设置灰度。

幻灯片黑白打印时，若没有设置灰度，会有一些不必要的线条和黑白转换凸显。

所以需要对幻灯片设置灰度，才能方便打印。

如果是套用了他人的模板制作文档，还需要检查隐藏信息，并删除。