什么是监控员工上网行为的替代方案？

原文标题：Alternatives for Monitoring Employee Online Activity
原文作者： SUSAN M. HEATHFIELD
译文出自：云子可信官方论坛
永久链接：https://bbs.cloudtrust.com.cn/thread-1157-1-1.html
译者：云子可信汉化组

根据研究结果，员工每天在工作中花一到三个小时上网处理个人事务。由于大多数研究依赖于员工自我报告的数据，这种工作效率的下降，再加上雇主对员工上班时上网地点的担忧，导致更多雇主决定管控员工的上网行为状况。

员工购物、办理银行业务、访问体育网站、支付账单、在Facebook上聊天、在Twitter上发推特，等等。对于大多数员工来说，这些上网行为都是他们在休息和午餐时间偶尔进行的活动。

工作中滥用互联网

但是，有一小部分员工滥用工作时的上网行为特权。在一家公司，一位心怀不满的主管每天要花6-7个小时做各种事情，从找工作到查阅菜谱、购物和下载优惠券。

在另一项实验中，一名员工改变了他的电脑的位置，使得除他之外的任何人都无法看到它的屏幕。这引起了IT人员的怀疑，所以他们查看了他上网行为使用情况。他们发现这名员工正在下载和观看色情电影。因此，员工在工作中存在不良上网行为，有时雇主最担心的是有道理的。

在第二个例子中，如果雇主不知道雇员在看色情片，雇主可能会因为性骚扰或敌对的工作环境索赔而面临潜在的诉讼。这两种后果都不受欢迎，所以雇主解雇了这名员工。(雇主的互联网使用上网行为规范政策清楚地说明了他们解雇员工的条件。)

雇主监视员工在工作时上网行为

禁止员工在工作时间上网的雇主担心员工访问含有色情暴力内容的成人网站、游戏网站、社交网站、娱乐网站、购物/拍卖网站和体育网站。此外，一些公司使用URL过滤阻止员工访问外部博客，有的则在工作时屏蔽Facebook等网站的访问。

根据公司的不同，计算机监控有多种形式:

• 跟踪上网浏览内容、鼠标点击和花在键盘上的时间;

• 一些存储和审查计算机文件;

• 监控员工的博客圈，看看员工们在写些什么，还有人监控社交媒体网站。

• 在监控电子邮件的公司中，一些公司使用技术工具自动监控电子邮件，另一些公司指派员工手动阅读和查看电子邮件。

为什么雇主要监视员工在工作时上网

部分雇主认为，这种员工监控对于员工的工作效率、法律原因、公司信息的安全以及防止骚扰环境都是必要的。

据美国医学会全球人力资源高级副总裁Manny Avramidis说:

“雇主之所以要监控员工在工作中的网络行为，主要原因在于公司及其员工。员工的生产力是关键。一些公司会说商业机密问题很重要，不一定是因为员工有意分享公司信息，但员工可能没有意识到新产品特性和组织结构图等项目对竞争对手的重要性。

“内部网站共享信息雇主不希望外人知道，因为竞争和击败竞争对手的需要。其他公司则担心在数据安全方面存在欺诈行为，以确保信息不被窃取。他说:“一些公司会说，安全和生产效率是他们最关心的问题。这些问题可能包括通过全球定位卫星(GPS)、生产工作区域的摄像机监控员工的位置，以及通过保安检查员工身份证和工作物品的内容。而且，其他雇主会以潜在责任为由，因为他们在法庭上被炒了鱿鱼。大多数组织都有一些资本进行监控，而且成本相对低廉。所以他们做的。”

更多雇主担心上班时上网

除了对员工因这些原因访问的网站种类的担忧之外，还有一些额外的担忧促使雇主监控员工在工作时浏览网页的情况。

人力资源管理协会表示，“在这个数字信息时代，企业经理、人力资源专业人士、IT专业人士和法律专业人士必须紧密合作，制定与就业记录保持相关的政策和程序。在与雇佣有关的诉讼中，雇主的电子纪录可能会被彻底翻查。

“电子数据包括电子邮件、网页、文字处理文件、计算机数据库和任何其他储存在计算机上的信息，这些信息以一种只能通过使用计算机才能读取的媒介存在。它还可以包括遗留下来的电子痕迹，例如，当经理向绩效评估添加或删除文本时，员工用于进行电子表格计算或编辑备忘录或其他无意中存储的数据的公式。

“电子数据在法律诉讼中变得越来越重要。与法律顾问就电子数据的储存、保留和销毁问题进行协商尤其重要，因为《联邦民事诉讼规则》第34条特别作了修改，以处理电子储存信息的发现规则。”

阿夫拉米迪斯报道:

“越来越多的雇主对员工的电脑使用进行监控，因为这项技术变得越来越便宜。不管你怎么想，不监督的雇主会越来越少，不是为了惩罚员工，而是因为监督越来越有商业意义。它只会在美国变得越来越重要。员工真的需要阅读和了解政策。

“雇主应该制定政策，让员工清楚了解他们的雇佣关系。政策起着威慑作用。例如，在佛罗里达州，为了阻止驾车者超速行驶，夜间将警车停在路边是司空见惯的。

“雇主们的不足之处在于，他们告诉员工，他们将受到监控，但他们并没有准确描述预期或不预期的行为。”准确解释他们对该政策的预期是很重要的。建议每年对员工进行教育，解释什么是公平和可接受的互联网和电子邮件使用。”

虽然越来越多的州和司法管辖区要求雇主将电子监控通知雇员，但大多数雇主在雇员被监视时都能很好地提醒他们。

大多数雇主会通知员工，公司正在监控内容、按键和在键盘上花费的时间，大多数雇主还会让员工知道，公司会审查他们的电脑使用情况。大多数公司还提醒员工注意电子邮件监控。

你应该监督员工吗?

尽管如此，对员工在线时间和使用情况的监控是不信任的信号，与把员工视为公司主要资产的以员工为导向的文化格格不入。

根据一些报道，如果只有不到1%的员工在网上滥用他们的工作日和雇主的信任，为什么要让100%的员工感到不舒服和不信任呢?因此，电子监控员工工作的做法有利有弊。

在工作中对雇员进行电子监视，可产生有利于雇主控制虐待行为的结果。他们可以在诉讼中保护雇主的利益，也可以不保护，这取决于案件的性质。

但是，雇主可能不希望使用雇员的互联网监控有很多强有力的理由。阿弗拉米迪斯说，这个决定取决于公司和雇主希望创造的工作环境:

“根据公司所允许的自由程度或雇主的类型，对雇员进行电子监控可能是不可取的。雇佣大学应届毕业生的公司就是一个例子，这些人的界限非常模糊，整天都在网上。

“事实上，没有电子监控，99%的人都能安然无恙;只有不到1%的员工造成了损害，让所有的坏事都能被雇主发现。”

在“网络星期一”、“黑色星期五”、全美大学生体育协会锦标赛和其他一些受欢迎的活动中，雇主们可能会对员工在网上购物和观看游戏反应过度。而且，员工们可能会觉得他们需要偷偷摸摸地进行网络活动。但是，健康的平衡对各方都有利。

雇主在制定和实施禁止员工在工作时间使用个人在线电脑的政策时，可能要三思而后行，因为员工晚上8点还在回复电子邮件。

员工在工作中也必须合理使用互联网进行个人购物等。很少有雇主会在几分钟内就下订单，但许多雇主理所当然地反对员工在网上比价半个工作日。

员工应该了解雇主的互联网、电子邮件、电脑政策和期望。在接受调查的所有雇主中，超过一半的雇主因员工滥用电子邮件和互联网而解雇了他们。

因滥用电子邮件而解雇员工的雇主这样做的原因有:

• 违反公司政策
• 不适当或无礼的语言
• 过度个人使用
• 违反公司保密规定。

大多数雇主并不介意在工作中使用一些或少量的电脑来处理私人事务。你需要知道你的雇主是如何定义的。

监控员工上网行为的替代方案

虽然越来越多的公司选择监控员工及其在线使用情况。但是我不建议员工进行网络监控。我确实建议采取以下行动来创造一个组织环境，使员工不会滥用雇主的信任。

使用大量的例子来沟通策略，这样员工就不会对他们的需求感到困惑。不断地表达你的期望，并针对那些充分利用雇主时间的员工。如果员工的工作效率或贡献出现下滑，与员工沟通，确定在线使用是否影响了工作表现。对那些屡次违背你的期望和信任的员工，要采取循序渐进的纪律。

培训你的经理和主管如何建立和维持你工作场所的期望和政策。训练他们识别员工什么时候可能在工作中滥用互联网时间或网站。在上面的例子中，IT人员得到了明确的指导和培训，了解在可能出现的互联网滥用情况下应该注意什么。当他们认为可能存在潜在问题时，他们会有选择地监控员工的活动，而不是在线监控所有员工的活动。

培养和保持一种信任的文化。创造一个员工自我监控个人在线工作时间的环境是最有效的方法。在个案的基础上处理超出底线的员工。不要因为少数人的行为，就给大多数辛勤工作的员工制定过于繁重的政策。

网络上的时间滥用确实发生在工作场所。但是，员工网络监控是对一小部分员工活动的过度反应。它有助于营造一个让员工感到不可信的环境。它反而会助长员工的鬼鬼祟祟的行为。

这会让员工浪费精力去担心他们所做的事情是否正常，还会助长朝九晚五的心态。有选择的雇主可以找到替代员工网络监控的方法。

与其花那么多时间监控员工的上网行为，通过物理政策或者软件管控，可能更适合企业管理。

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