搞定

《Getting Things Done》自出版以来，“GTD”已经成了一个专有名词，带动了一大批基于此书的时间管理书籍，文章和专门的博客。它远超越了书名的概念，成了David Allen式目标+时间管理的一个代名词。“你GTD了吗？”，这意思就说，“你按照Dalid Allen的方式管理你的时间了吗？”

为什么这本书如此重要？

你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责地告诉你：这是有可能实现的。

近年来，人们的生活质量得到了显著提高，但同时也开始承担超负荷的工作，结果导致我们感到自己身上的压力与日俱增。无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，都无法全面地帮助我们应对各种新要求。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式以使我们立于不败之地。

“心如止水”的境界

空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中，池塘中的水会有何反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。

任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。不能处理好自己的邮件、项目、与孩子或老板的关系，都可能导致比预期差得多的结果。很多人对于一些事情，要不给予过分的关注，要么不屑一顾。这仅仅是因为他们无法做到“心如止水”般地行事。

有效地处理内心的承诺

在20余载的培训工作中，我发现了一个极为普遍的情况，即由于人们对自己作出的承诺或者承担的义务管理不当，导致了他们承受着重重压力的折磨。所以，学会对生活中“悬而未决的问题”加以控制，可以有效地缓解压力。

首先，你必须明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，并将其置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为“工作篮”的工具中——必须经常回访并清理它。

第二，你必须明白你的工作到底是什么并作出判断“需要采取什么行动来推动工作的进程”。

第三，一旦决定了行动方案，你必须在一个你经常查阅的体系中安排好这些行动的提示信息。

自下而上的行动管理

一般观点认为，最恰当的做事方法应是：首先确定个人或公司的总体目标，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施细节上。但多年的观察经验告诉我，自下而上的方法更具实用价值，即从当前任务的最底层入手。这就好似穿着宽大的泳衣游泳——你不得不手提着泳裤防止它掉下去，根本无心抬头看方向是否正确。

行动管理最重要的技巧是“把一切事务赶出你的大脑”。在实际行动中，我尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉。对一件事情不需要进行两次相同的思考。你的意识就好像是计算机的CPU，是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。要想让大脑高效地工作，就像CPU高速处理任务一样，必须保证RAM里排队的任务尽可能少。

准备工作：确定时间、空间和工具

我建议你安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括适宜的空间、家具和工具。工作区安排合理、简单高效，能够大大减少处理事务时内心深处的抵触情绪，甚至还会吸引你坐下来投入工作，并加快你的工作节奏。对于大多数人来说，理想的做法是安排出两个整天。

在安排工作区时要特别注意两点：

重视移动中的工作区。如果你是经常出差在外的商务人士，准备好必要的办公设备，能够帮助你有效利用旅途中的闲散时间；

不要共享工作区。

最后，你需要准备一些基本的用品，如资料存放托盘、白纸、文件夹、日程表、订书机、废纸篓等。

收集阶段：归拢材料

这个阶段，我们需要收集一切引起我们注意的事务和信息，无论大小、轻重、急缓。并将其存储在大脑以外的某个地方，如工作篮、纸质\电子记事簿、录音设备或电子邮件。但工作篮的数量必须限制在你可以应付的最大数量之下，并定期清空收集工具；

外在的收集工作，主要指搜索你的周围环境，首先从办公桌开始，逐渐扩展到办公桌的抽屉、柜子和台子的表面和内部、地板、墙壁和书架等。

内在的收集工作，主要指搜寻那些仍然存储在脑海中的事项。这时候，一叠简单的白纸开始真正发挥作用了。我的建议是，每张纸上只写一件事，以便日后分别处理。

处理阶段：清空工作篮

这个阶段，你需要对收集得到的信息进行处理，彻底清空你的工作篮。这并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指识别你收集到的每样东西，确定它是什么，意味着什么，需要你采取怎样的行动。处理阶段有3个基本原则：

1.首先处理工作篮中最上面的事务；

2.一次做一件事；

3.永远不要把任何事务再次放回工作篮。

处理过程中面临的关键问题是“下一步的行动是什么？”这里有两种情况：

1.如果你能找到具体的下一步行动，那么你需要权衡以下三种选择：立即执行、指派他人或延迟处理；

2.工作篮中总有些内容不需要采取行动，此时需要你对它们进行分辨：垃圾、待酝酿的事务和参考资料。

组织整理：建立好清单

从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类：“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单（一个或多个）、“等待”清单、参考资料和“将来/也许”清单。保持这些类别之间界线分明，是整个组织整理工作中最重要的一部分。

除了坚持对个人系统进行详细、清晰的分类，还有一个问题需要我们关注，即建立和使用核查清单。它可以帮助你关注项目、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。通常情况下，团队或公司内部组织的咨询活动，最终会形成一份极具参考价值的核查清单，其中包含了对日后面试新人和培训员工的一些重点方向。