最老牌的会议预约系统当属MS的outlook，跨越已超20年。然而随着移动互联网和IoT时代来临，会议室预约管理系统也在出现新的需求和契机。
传统会议室预约系统有两大弊端而无法最终形成闭环：幽灵会议和会议控制。
幽灵会议是指有人预约了会议室，却既不开会也不取消，导致会议室资源被白白浪费。会议控制是指现在越来越多的会议室配备了各种高端设备，例如视频会议设备、超清显示设备、音视频矩阵控制器、阵列麦克风、智能白板设备，然而这些设备的使用往往有点复杂，导致与会者难以使用，或者使用时需要额外IT人员支持维护，花费额外代价。
这里介绍一个既可以预约会议室，又可以深入控制会议模式和管理会议设备的新一代会议室预约系统 SWP (Smart Work Place，也称smart.wp 或 SWP) ，点击这里可以访问 http://www.smartwork.link/ 。
会议室预约方面，SWP会议管理系统涵盖了传统会议室预约、签到、终端显示、OA对接等功能，还可在手机移动端操作。使会议室浏览、预定操作更为便捷。
会议室门口部署的显示终端除了显示当前会议室预约情况外，还可以兼做公司简报信息发布之用，在员工参会时顺便通知公司近期大事、传达公司文化和领导精神。
对使用Exchange的大多数外企来说，Outlook插件让员工使用得心应手。无需打开额外系统或者网页，即可预约视频会议等本来在Outlook中无法操作的功能。
而基于准确度极高的智能语音识别基础上搭建的会议纪要自动生成、自动检索统让会议记录更轻松，会议开的更有效。
SWP会议室管理系统对办公设备的监测管理子系统则使会议室设备管理更简洁和安心。
通过在会议室增加Sensor，SWP系统可识别会议室是否有人，并结合预约情况进行智能判断。识别究竟是物业阿姨在扫地，还是员工在开会。根据不同的使用场景，它可以分别控制照明设备、清风设备、监控设备、显示设备、AV设备、智能窗帘等进入不同场景模式，创造适约的绿色办公环境，实现人性化、智能化管理。
基于远程控制和统一通信管理系统，使与会者在任何时候可以轻松获得IT技术支持，有效利用会议室设备，提高工作效率。
通过远程在线实时线上巡检，SWP系统24小时监测设备运行情况。一旦发现设备故障或者运行超出警戒值，他能够自动报警，通过预设的各种信道（邮件、短信、甚至自动拨号），发送通知给管理员。故障初判让一线人员更易于定位故障设备，快速对应和解决问题。
结合IoT和各种AI新技术，SWP系统打开了新一代智能化会议（室）预约管理系统的一个新方式，给传统的会议室预约管理市场带来了一股新风。
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