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如何科学地使用邮件客户端

如何科学地使用邮件客户端

作者: 狂奔犀牛 | 来源:发表于2016-07-07 00:28 被阅读551次

    昨天的情怀惨遭打击,今日还是老老实实每日一贴,分享一点实用的干货。像下面这张图一样干。

    下周阿尔伯特就要分享如何科学写邮件了,偶先抛砖引玉一下下~

    发EMAIL,谁都知道,但是里面有哪些不为人知的小技术呢?

    同样是切菜,中华小当家的七星刀雷恩给人留下了即为深刻的印象,如果每个环节都非常熟练,即使没有使用黑暗料理大招,外行人看起来也像是开了挂。

    言归正传,不瞎哔哔。 今天就长话短说 讲三种 客户端的使用技巧说明。使用的是通俗易懂的人话体。面对的受众主要是 广大办公白领&中腾信or麻袋的新入职同事。

    下面是示例:

    错误的姿势:技术装逼甄嬛体

    问题:POP3,SMTP和IMAP的区别是什么?

    回答:POP3是Post Office Protocol 3的简称,即邮局协议的第3个版本,它规定怎样将个人计算机连接到Internet的邮件服务器和下载电子邮件的电子协议。它是因特网电子邮件的第一个离线协议标准,POP3允许用户从服务器上把邮件存储到本地主机(即自己的计算机)上,同时删除保存在邮件服务器上的邮件,而POP3服务器则是遵循POP3协议的接收邮件服务器,用来接收电子邮件的。 (以下省略5000字技术分享)

    正确的姿势:人话

    问题:POP3,SMTP和IMAP的区别是什么

    回答:收件:POP3 老骨头又慢又费磁盘空间;IMAP新技术,又快又好,各种客户端都有统一的体验;发件全用SMTP;记得用imap+smtp组合就好

    1 手机端

    手机内置的邮件收发客户端比较难用,推荐下载QQ邮箱,直接输入 公司的邮箱和密码,进去后选择imap协议,点击登录即可。 傻瓜操作,上手最快。

    为何如此上了天一般碉堡,因为QQ邮箱也是张晓龙老湿的力作。 微信,QQ邮箱,foxmail都出自于他之手。

    2 WEB端

    地址

    http://mail.chinatopcredit.com/

    浏览器

    推荐使用 Chrome或者Firefox访问。

    撤回邮件

    后悔药谁都需要,进入网页后 点击自助查询-发信查询,主要是对方还未读的邮件都可以召回。

    当然最好还是三思而后发。

    新增文件夹

    WEB端新增了文件夹以后 ,建议在收件箱增加。 本地的客户端 只要用的是IMAP协议,自动就会展示出来。

    这个功能和过滤器功能一起用,相得益彰。

    超大附件上传(推荐安装上传插件)

    如果有超过20M附件需要通过邮件发送,可以使用文件中转站,但是仅限内发。

    通讯录复制

    把需要的联系人 ,从组织通讯录复制到个人通讯录,一次操作,所有的客户端都会受益。

    秀加班

    选择定时发送,晚上0点发出去。 不要说是我教的。

    彩蛋

    长按下方二维码-学习如何科学地秀加班

    别人发的邮件一直收不到怎么办

    1 看一下 垃圾邮箱,如果是,可以标记为白名单。

    2 可能是发件人地址被公司拉黑了,需要咨询helpdesk

    3 客户端

    OUTLOOK和FOXMAIL的区别是啥?

    OUTLOOK是 一辆笨重的坦克,又慢又复杂; FOXMAIL是一只小清新的蝴蝶,张晓龙老湿为国人量身定做,你值得拥有。

    两款软件颜值对比

    OUTLOOK

    按钮多到令人发指,发邮件之前需要占用大脑50%的CPU资源思考下一步应该点哪个按钮。

    FOXMAIL

    LESS IS MORE ,简约而不简单,大脑可以完全把注意力集中到 邮件该写什么上面。

    COREMAIL 通讯录插件

    这个插件,可以帮你不登录WEB端快速查找公司联系人。

    特别注意

    1)该插件仅支持 OFFICE 2007 ,2010;不支持OFFICE2013和OFFICE2016

    仅支持WIN7及以下的系统;

    2)WIN10用户 需进入 以下目录C:\Program Files (x86)\Coremail\CoremailPlugin\OtherPlugin  右击-属性-兼容性-开启WIN7兼容模式+管理员身份运行,才能正常同步通讯录。

    Foxmail官网

    www.foxmail.com

    加签名

    发邮件的时候无特殊情况都要带上自己的签名。方便别人可以找到你~

    过滤规则

    添加过滤规则后,会根据配置的规则,把邮件转移到相应的目录,前提是文件夹必须现在web端建好。

    按需配置即可。

    也可以直接右键 增加过滤规则

    会议邀请

    发送会议更新

    经常会遇到开会前几分钟,或前几个小时,别人说没空来不了,此时不需要重新发一封邮件,只需要发送一个更新就好。

    标星置顶

    如果某件事情特别重要,可以点击标星置顶。

    操作后可在左上角看见。

    打标签

    对于需要分类的邮件,打上标签。

    延迟发送

    如果自己是手滑党特别怕发错邮件。 那么这个功能适合你~

    密送

    如果有什么邮件,想悄悄地让某些人知道,而收件人中又没有,可以使用密送功能。

    关于备份&磁盘空间

    默认每个员工只有10G邮箱空间,如果满了的话,建议导出备份后再删除服务器端

    少用自动编号

    不要使用自带的富文本编号,标记, 自己老老实实,写 1 2 3,很有可能你的页面显示美美的,别人打开就变成乱乱的。

    标题优化

    如果方便在标题处写上自己的姓名,发送日期,版本号等相关辅助信息。

    分别发送

    分别发送:如果有 10个收件人,选了分别发送,每个人收到邮件都只看到自己是收件人,看不到别人。

    邮件加急

    如果邮件特别重要可以打上一个重要标记。

    正文优化

    正文中 重要的事情用红色,粗体,大字体来表示。

    一定要让别人从大标题,序号中就能从文字中看到想表达的意思。 也推荐使用一些 分隔符类似于【标题1】 1 1.1 2.1 等,来方便别人看清楚 标题和正文差异。

    发之前想一下,收件人分别是谁,是否文字的描述能让别人都懂,email措辞尽量正式,CCTV那种,不要过于随意。

    切勿张冠李戴

    收件人的名字务必写对,这是对别人基本的尊重。

    抄送的时候如果重名的同事尾号不要弄错,上网页版查询一下通讯录,内含员工所在组织信息,比如 liming01可能是客户经理,但是liming02就可能是开发总监。

    今日心灵鸡汤

    宁可自己麻烦一点,让别人方便一点。

    QA

    如有别的疑问欢迎戳 网页版QA 或者给我微信留言,谢谢。

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