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小猫妮:如何从容不迫的回复大量的微信消息?

小猫妮:如何从容不迫的回复大量的微信消息?

作者: 小猫妮_竖屏思维导图创始人 | 来源:发表于2018-12-19 17:59 被阅读77次

希望猫妮的文字

可以逐渐成为让你依赖的温暖存在

@猫妮有话说
随着线上协作的工作需求增加,学习群友数量的增加,导图爱好者的增加,猫妮收到的消息越来越多。这个问题曾经困扰过我,现在找到了初步的解决方案。
期待通过和你的交流,能够帮助彼此守护宝贵的时间和注意力,用更多的时间积累提升自己的价值。

本文大纲

1. 现状分析:随时干扰,随时在线2. 核心原则:想清楚,做到底,出成果,有作品3. 解决方案:要事优先,维持掌控

现状分析

  • 随时干扰,随时在线,存在线上协作需求

  • 信息过载,微信群数量多,私信数量多

  • 每个人的问题有差异性,需要预留时间处理

大多数时候,猫妮收到的微信消息当天是回复不完的。或者说,我会视情况主动选择不全部回复,而是拆解任务,分批完成。

假设猫妮每天收到30条私信消息(不包括微信群),每个人交流3分钟,90分钟就过去了。实际交流的时候,3 分钟远远不够。再算上微信群艾特到我的消息,在微信投入的时间……想象空间很大

如何有效的处理这段社交时间呢?下文是我正在迭代更新的核心原则:)

核心原则

想清楚:

保证充足的睡眠和健康的身体情绪

先处理自己的情绪,再为他人赋能。情绪的能量是可以传递的,正面的能量可以被传递,负能量也同样可以。

如果我在无法守护自己能量的状态下,面对他人的问题,可能会给对方带来多余的困扰,「你怎么心不在焉啊」、「你是不是对我的事情很冷淡啊」之类的想法,我希望尽可能避免。

不要熬夜回复紧急不重要的消息

要拥有「停下来」的能力,其实很多事情没有那么紧急,没有什么比充足的睡眠更紧急。不要半夜聊嗨了,然后大眼瞪小眼,第二天后悔没早睡。

面对不紧急重要的消息,不要熬夜回复,有什么事情白天再交流,不会损失什么的。守护住长期稳定不动摇的能量更重要。

用充足准备带来优势做情景规划

猫妮沟通的原则是「不敷衍,不糊弄,真诚待人」,想要做到这一点,需要在有把握的情况下,给出有针对性的反馈。

如果忙起来顾不上回复,我会第一时间和对方说清楚情况,自己会在一定时间内给出反馈。注意,不要高估自己完成任务的时间,也不要低估事情的难易程度。

做到底:

聚焦注意力,做好缓冲

排除不做的事,摆脱无意义的多数

  • 面对懂得相互交换价值的人,保持固定频率联系

  • 面对懂得利他和感恩的人,想到什么就多提供一些力所能及的帮助

  • 遇到长时间只知道索取的人,适当断舍离,守护能量

出成果:

交流之后,内容要沉淀下来。

有价值的聊天记录,可以通过收藏后转存为笔记的方式,备份在印象笔记。需要的时候可以搜索调取。
下次交流或见面的时候,可以提前回忆「那年今日」我们讨论过的某个话题。关于记录的萃取,我甚至专门找了一位伙伴帮助自己完成。

常见的问答要注意信息萃取,反复使用,比如「猫妮的日签是什么做的」。
这个问题从猫妮2018年1月1日开始分享,到今天12月12日,一直有陌生的小伙伴在朋友圈或者私信来问我。所以很早就设置了关键词的回复。公众号后台回复日签就能看到答案。

想想看,如果不及时萃取,每一次都要花费额外的时间,事情的维护成本在无形中上升很多。

要有审视自我,放眼全局的能力,

不要只顾着在眼前帮助别人解决问题,也要考虑如何提升自己时间的投入产出比,要考虑解决问题时,经验和流程的萃取。

如果想要更好的提高时间利用效率,想要用更短的时间帮助更多的人,开放透明的交流是必需的。

面对他人的提问,猫妮的期待基本只有一个:「详细具体」。有一个澄清问题的模型,可以参考使用:)

推荐阅读:

思维导图 | 让你终身受用的5个表达套路


有作品:

找到自己的触发器:

对于猫妮来说,解决问题的触发器,是画图。我会重视思维导图的记录和积累。

今晚猫妮还在帮助某位朋友解决自己的烦恼,虽然收到对方的消息之后,隔了一天我才回复,但我能够保证自己的态度。

我是真心要帮助别人的,而不是几句话的敷衍。即使回复晚了,也不要让歉意在心中挥之不散。控制注意力,要从容面对问题的解决。

收到消息前 ↑

猫妮梳理后 ↓

澄清问题之后,我确定了对方的情况和需求,立刻线上交流约 30 分钟,把问题进一步聚焦,解决,共同完善了这张思维导图,补充信息和行动之后的导图涉及隐私,就不分享啦。这种形式,希望可以让你参考。

解决方案

根据自己的能力范围进行划分

  • 能力范围内:要事优先,尽力帮助

  • 能力范围边缘:探索边界,排除障碍,共同执行

  • 能力范围外:有效说不,学会拒绝

维持明确有掌控的自律

不要让突然发生的事情,影响自己原本的计划。

长时间判断考虑做出的决策,有更强的稳定性。不要因为一个突发奇想的事件,就把原有的习惯全盘淹没。当然,也要保证自己的弹性,避免停留在固化的思维中。

参考资料

柳比歇夫关于复信的书摘

柳比歇夫的这段话,给了猫妮很强大的能量,期待我能向他逐渐靠近。

推荐阅读:《奇特的一生》

写信是柳比歇夫实际能够给予人们的一种小小的帮助。由于有可能帮助人,他变得十分慷慨,他忘掉了时间,不惜一切,全力以赴。他的评语实际上是一篇非常详细的评论。他无私、无偿地做这些事。

他分析错误,找出可疑之处,进行论争;他还做编辑的工作——改正错误、指出问题、提出建议。不太认识的人、完全不认识的人来向他求教,他也不拒绝。

把自己思索、考虑和观察所得,分赠他人,而且把这件事做的认真、详尽,似乎这是他的职责所在,是给他指定的工作。

有某个具体的人在等他的回信,当有人需要他的时候,他可以献出一切,不管他多么珍惜时间,他也能把它贡献出来。

任何时候都不能说它已“成为”怎样一个人,他永远正在“逐步成为”怎样一个人。他一直在探索,一直在变化,他总是重新考虑,不断提高对自己和理想的要求。

真诚待人,传递价值。

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